Mail Handling

BAB  I

PENGADAAN SURAT DINAS

Surat dinas adalah surat yang ditulis untuk urusan kedinasan dan bersifat resmi.  Untuk urusan kedinasan maksudnya bahwa surat dibuat dalam rangka memperlancar pelaksanaan prosedur kerja di suatu instansi, organisasi maupun perusahaan. Sedangkan bersifat resmi maksudnya surat dibuat mengikuti aturan yang berlaku.

Macam-macam surat dinas yang akan dibahas untuk mempelajari kompetensi ini adalah  :

1.      Surat Lamaran Kerja

Surat ini memang tergolong surat pribadi bukan surat resmi, tetapi berhubung ditulis untuk urusan kedinasan, maka  penulisan surat lamaran harus mengikuti aturan yang berlaku untuk surat resmi dan dinas.

2.      Surat Panggilan Wawancara

Surat ini biasanya dibuat sebagai tindak lanjut karena adanya lamaran pekerjaan dari seorang pemohon kerja.

3.      Surat Keputusan

Surat ini dibuat oleh atasan untuk bawahannya dalam rangka memberikan suatu keputusan yang bersifat resmi.  Misalnya : Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai, Mutasi Pegawai, Promosi Jabatan,

Pemutusan Hubungan Kerja, dll.

4.      Surat Perjanjian

Surat ini dibuat antara satu pihak dengan pihak lainnya untuk merumuskan beberapa kesepakatan tertulis yang bersifat mengikat kedua belah pihak.  Biasanya surat ini dibuat di atas meterai dengan tujuan agar surat ini mempunyai kekuatan hukum.

5.      Surat Undangan

Surat ini berisi undangan  kepada orang yang namanya tercantum dalam alamat  surat untuk menghadiri suatu kegiatan.

6.      Surat Tugas

Surat ini dibuat oleh atasan yang isinya memberikan tugas kepada bawahannya untuk mengerjakan suatu pekerjaan dinas baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.

7.      Surat Kuasa

Surat ini dibuat oleh satu pihak untuk pihak lainnya yang isinya berupa pemberian kuasa untuk melakukan suatu tindakan.  Surat kuasa hanya berlaku untuk satu kali tindakan.

8.      Surat  Rekomendasi

Surat ini dibuat oleh suatu instansi, yayasan, organisasi atau perusahaan untuk memberikan keterangan perilahal perilaku, prestasi kerja dll. dari seseorang yang pernah berhubungan dengan instansi, yayasan, organisasi, atau perusahaan tersebut.  Surat ini dibuat dengan maksud agar mendapat pandangan yang positif dari pihak lain   dan biasanya bersifat tidak rahasia.

9.      Surat Referensi

Surat yang dibuat oleh seorang pejabat yang berisi keterangan tentang baik buruknya seseorang atau organisasi.   Surat ini dibuat karena adanya permintaan dari pihak ketiga dan biasanya bersifat rahasia.

10.  Surat Peringatan

Surat ini dibuat oleh atasan untuk bawahannya karena bawahannya melakukan tindakan pelanggaran disiplin.  Surat biasanya dibuat secara bertahap, diawali adanya teguran secara lisan.  Apabila teguran lisan tidak diindahkan maka akan dikeluarkan Surat Peringatan I, II, sampai Surat Peringatan III.

Untuk contoh-contoh surat di atas dapat dipelajari pada  Modul  “Melakukan Prosedur Administrasi”    karangan  SRI SUDARYANTI.

 

Prosedur kegiatan surat menyurat di lingkungan instansi, yayasan, organisasi maupun perusahaan pada hakekatnya perlu dilakukan kegiatan penanganan surat (Mail Handling) dengan prosedur yang benar.

Penanganan surat (Mail Handling) adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan, sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah/instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Penanganan surat dapat dilakukan dengan 2 (dua) sistem, yaitu  :

1.      Sistem Tradisional diantaranya dengan Sistem Buku Agenda

2.      Sistem Pola Baru/Modern, biasa dikenal dengan Sistem Kartu Kendali

Dalam penanganan surat dengan Sistem Buku Agenda, setiap surat masuk maupun surat keluar harus tercatat dalam Buku Agenda, sedangkan untuk kelompok surat yang memerlukan penanganan khusus dan segera, harus dicatat dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima dan ditangani oleh mereka yang berhak.   Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih dahulu harus dicatat dalam Buku Ekspedisi. Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.

 

Sedangkan penanganan surat dengan Sistem Kartu Kendali, setiap surat baik masuk maupun keluar, terlebih dahulu dikelompokkan ke dalam Surat Penting, Surat Biasa, dan Surat Rahasia.  Ketiga kelompok surat ini berbeda cara penanganannya dan hanya kelompok surat penting saja yang harus dibuatkan Kartu Kendali.

Untuk lebih jelasnya perhatikan penjelasan kedua sistem tersebut dalam bab berikutnya.

Tugas Mandiri  :

  1. Buatlah konsep surat-surat dinas di atas sesuai perintah dari Guru Anda.
  2. Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA.
  3. Konsep surat yang sudah disetujui, kemudian diketik menggunakan Komputer.
  4. Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.

BAB  II

SISTEM BUKU AGENDA

1.        Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui  :

a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi

b.      Petugas Kantor Pos

c.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju

Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :

a.       Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah  :

1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b.      Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :

1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.

4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.

Bentuk lajur-lajur untuk buku-buku penerimaan dapat dilihat pada contoh berikut ini  :

Penerimaan Surat Tercatat/Terdaftar, Rahasia, Pribadi,

Kilat dan Wesel Pos

Diterima Dari Untuk Jenis Surat
Tanggal Jam Nama Alamat Bagian Nama

c.       Pencatatan

Pekerjaan pencatatan, tugasnya  :

1)      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat,

 

dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang  dianggap penting.

2)      Pemeriksaan lampirannya

3)      Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.

4)      Mengagendakan surat masuk.  Petugasnya disebut Agendaris.

Buku Agenda terdapat 3 (tiga) macam, yaitu  :

1)      Buku Agenda Tunggal

No. Urut Tanggal Terima M/ 

K

Surat Dari/Kepada Isi Ringkas Ket.
Nomor Tanggal

2)      Buku Agenda Kembar

Surat Masuk

No. Urut Tgl. Terima Surat Pengirim Perihal Diteruskan Kepada Kode Arsip
Tgl Nomor

Surat Keluar

No. 

Urut

Surat Dikirim Kepada Perihal Keterangan Lampiran Kode Arsip
Tgl. Nomor

3)   Buku Agenda Berpasangan

Format buku agenda berpasangan dibuat dengan cara menggabungkan format agenda surat masuk (sebelah kiri) dan format agenda surat keluar (sebelah kanan)

d.      Pengarahan dan Penerusan

Kegiatan-kegiatannya  :

1)      Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha

2)      Surat masuk berikut  lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

3)      Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan  kembali kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha

e.       Pendistribusian Surat

Kegiatan-kegiatannya  :

1)      Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.

2)      Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat Disposisi)

3)      Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat telah diterima

4)      Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan

f.       Penyimpanan Surat

Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.

Contoh :

Buku Ekspedisi Intern  :

No. Urut Tgl. Surat Nomor Surat Dikirim Kepada Paraf& 

Tgl. Terima

Lembar Disposisi

Indeks  : Rahasia : 

Penting :

Biasa    :

Kode  :                                              Tanggal Penyelesaian  :
Tgl./No.              :  ………………………………….. 

Asal                    :  …………………………………..

Isi Ringkas          :  …………………………………..

…………………………………..

Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada  : 

1.          ……………………..

2.          ……………………..

3.          ……………………..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : 

Kepada   :  …………………………………………………

Tanggal  :  …………………………………………………

Penerimaan

Arus Penanganan Surat Masuk  :

2.        Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat Keluar adalah   :

  1. Surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain, atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang sesuai yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
  2. Surat-surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat penting.
  3. Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.

Semua jenis surat keluar di atas, pada umumnya menempuh prosedur sebagai berikut   :

a.         Pembuatan konsep

b.         Pengetikan

c.         Penandatanganan

d.        Pencatatan

e.         Pengiriman

f.          Penyimpanan

Keterangan :

  1. Pembuatan Konsep disebut juga draft.  Konsep surat sebaiknya dibuat secara lengkap disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor.   Pengonsep surat dapat

menentukan bentuk surat misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented, hanging paragraph, official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah petugas pengetikan dalam mengetik surat tersebut.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan konsep adalah sebagai berikut   :

1)      Instruksi/perintah pembuatan surat dari pimpinan dapat berupa  :

a)      Disposisi Rep. (Reproduksi)

b)      Pendiktean

2)      Setelah instruksi diterima, konsep surat dibuat dengan menggunakan blangko lembar konsep yang umumnya berbentuk folio ganda.

3)      Konsep surat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut  :

a)      Bersifat formal (dinas)

b)      Objektif

c)      Ringkas dan jelas maksudnya

d)     Sopan dan ramah bahasanya

e)      Seragam dalam bentuknya

f)       Rapih dalam pengetikannya

4)      Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan persetujuan dari pimpinan.  Sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang

berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.

5)      Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregristasikan (dicatat) untuk mendapatkan nomor surat dari Verbalis (petugas yang menangani buku agenda surat keluar)

Contoh Lembar Konsep  :

 

Dikerjakan oleh  :……………..

Diperiksa oleh    :……………..

Diteruskan oleh  :……………..

Unit Pengolah    :……………..

Penerimaan Konsep surat tgl…

Verbal  No.        :………………… 

Diketik oleh       :………………….

Ditaklik oleh      : ………………..

Penerimaan surat keluar tgl. : …..

Dikirim oleh      : ………………..

Diajukan lagi tgl.  : ……………..

Pokok Surat : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 

……………………………………………………………………………

Nomor surat    : ……………….. 

Lampiran        :…………………

Keterangan     : …………………

Peringatan      : …………………

Disetujui oleh :………………….

Tanggal  : …………………… 

 

Setelah selesai konsep dikembalikan kepada : ………………………….

Catatan  :

Ø  Lembar konsep berukuran folio ganda (double folio)

Ø  Lembaran kedua digunakan untuk penulisan konsep surat

  1. Pengetikan

1)      Tugas juru tik setelah menerima konsep surat, ia akan mengetik konsep tersebut rangkap dua (yang asli untuk dikirim dan tembusannya untuk diarsipkan)

2)      Setelah selesai juru tik harus membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep

3)      Hasil ketikan surat diserahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha, untuk diteliti  :

a)      Bentuk surat

b)      Isi Surat

c)      Kesalahan dan kebersihan pengetikan, dll.

4)      Apabila hasil pengetikan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang

5)      Tetapi apabila hasil pengetikan sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka Sekretaris atau kepala Tata Usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian  (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan

  1. Penandatanganan

Surat kemudian  disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang menandatangani surat.

  1. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai berikut  :

1)      Surat yang telah ditandatangani kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat.

2)      Surat tersebut terlebih dahulu dicatat dalam buku verbal (buku agenda surat keluar)  oleh petugas yang disebut verbalis

3)      Setelah itu surat asli dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat dan siap dikirimkan.

4)      Dengan mempergunakan Buku Ekspedisi Intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (Ekspedisi)

  1. Pengiriman

Urusan Ekspedisi melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut  :

1)      Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan cermat dalam Buku Ekspedisi

2)      Untuk surat-surat keluar yang akan disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.  Sedangkan surat-surat keluar yang akan dikirim keluar kantor dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern

3)      Pelaksanaan penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dilakukan oleh kurir/petugas ekspedisi

4)      Kurir mengantar surat ke Kantor Pos dan dapat sekaligus mengambil surat-surat yang ada pada Kotak Pos

5)      Pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai Buku Pos Tercatat

  1. Penyimpanan

Tembusan surat diserahkan kepada arsiparis untuk dicatat pada Buku Arsip (Klapper) dan disimpan menurut Sistem yang digunakan di kantor tersebut.

Contoh Buku Ekspedisi Ekstern  :

NOMOR EKSPEDISI TANGGAL SURAT NOMOR SURAT DIKIRIM KEPADA TANGGAL KIRIM

Arus Penanganan Surat Keluar

Contoh Praktek Penanganan Surat Dengan Sistem Buku Agenda

Sebagai staf Tata Usaha di SMK PGRI 2 Cimahi,  Anda ditugaskan untuk menangani surat masuk dan surat keluar di bawah ini  :

Surat I :

Ikatan Sekretaris Indonesia

Members of Association of Secretaries and Administrative Proffessional in Asia Pacific

Affiliate of the International Association of administrative Professional

NO. 085/ISI-JABAR/VII/07-10                                                        20 Juli 2010

Kepada

Yth. Drs. Yoyo Waluyo

Kepala SMK PGRI 2 Cimahi

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Perihal  :  Pelatihan Table Manner

Pada tanggal 7 Agustus 2010, Ikatan Sekretaris Indonesia Cabang Jawa Barat akan menyelenggarakan pelatihan Table Manner yaitu tentang etika penyajian makanan secara lengkap dan etika bersikap di meja makan.  Di samping acara pokok, kami pun akan menyiapkan acara tambahan yaitu memberikan kepada para peserta mengenai etika berbusana.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon dukungan dari Bapak untuk mengirimkan perwakilan dari sekolah untuk mengikuti acara tersebut. Selain akan memberikan pandangan dan ide lebih luas untuk dapat meningkatkan profesionalisme, juga memberikan kesempatan untuk menjalin kerja sama, saling belajar dan berbagi pengalaman dengan rekan dari dunia kerja.

Atas perhatian dan dukungan yang Bapak berikan, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua,                                                                                    Sekretaris,

Ttd.                                                                                          Ttd.

Neneng Nurlaela, SE                                                   Purwantiningsih

Pendaftaran ke :   Sekretariat ISI Jawa Barat Perumahan  Tirta Kencana No. 23 Jln. Pesantren Cimahi, paling lambat tgl.31 Juli 2010

Surat II  :

PERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI

(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHI

SMK PGRI 2 CIMAHI

KELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATAN

Alamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412

SURAT TUGAS

No. 008/PK/M.2010

Kepala Sekolah Menengah Kejuruan PGRI 2 Cimahi, memberikan tugas kepada   :

Nama                           :  Dra. SRI SUDARYANTI

NIP                              :  19630508 198710 2 001

Pangkat/Gol.Ruang     :  Pembina Tk.l/IV-b

Jabatan                                    :  Guru Produktif  Administrasi Pekantoran

Untuk mengikuti pelatihan TABLE MANNER yang diselenggarakan ISI Jawa Barat pada           :

Hari, Tanggal              :  Sabtu,  7 Agustus  2010

Waktu                         :  09.00 s.d. 16.00

Tempat                        :  Hotel TOPAS Bandung

Demikianlah surat tugas ini kami sampaikan, untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Cimahi,  6 Agustus 2010

Kepala SMK PGRI 2 Cimahi

Ttd.

Drs. Yoyo Waluyo

NIP 19600120 198603 1 009

Surat III

PERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI

(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHI

SMK PGRI 2 CIMAHI

KELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATAN

Alamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412

Nomor       :  116/V/21/C.2010                                        9  Juli 2010

Lampiran  :  –

Hal           :  Undangan Rapat

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Guru dan Staf Tata Usaha

SMK PGRI 2 Cimahi

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada rapat awal tahun pembelajaran 2010 – 2011 yang akan dilaksanakan pada  :

Hari, Tanggal                    :  Kamis, 15 Juli 2010

Waktu                               :  10.00  s.d.  selesai

Tempat                             :  Ruang Rapat

Acara                                :  1. Syukur Nikmat

2. Pembagian Tugas

Mengingat pentingnya acara tersebut di atas, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah,

Ttd.

Drs Yoyo Waluyo

NIP  19600120 198603 1 009

Surat IV

PERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI

(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHI

SMK PGRI 2 CIMAHI

KELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATAN

Alamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412

Nomor     :  120/V/21/C.2010                                                    25 Juli 2010

Lampiran:   –

Hal           :  Pertemuan dengan

Orang Tua Siswa Kls. 3

Kepada

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua

Siswa Kelas 3

Di Tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu orang tua siswa kelas 3 pada  :

Hari, Tanggal        :   Sabtu,  31  Juli 2010

Waktu                   :   13.00  s.d.  selesai

Tempat                 :   Ruang Pertemuan

SMK PGRI 2 Cimahi

Acara                    :  Pembahasan Biaya kegiatan Kelas 3

Mengingat pentingnya acara tersebut di atas,  kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas kehadiran Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Sekolah,

Ttd.

Drs. Yoyo Waluyo

NIP  19600120 198603 1 009

Langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk menangani setiap surat di atas adalah sebagai berikut   :

Surat I

  1. Data surat dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk
  2. Surat dengan dilampiri Lembar Disposisi diserahkan kepada atasan (Kepala Sekolah)
  3. Kepala Sekolah memberikan disposisi, kemudian menyerahkan kembali surat dan lembar disposisi pada Bagian Tata Usaha/Sekretaris
  4. Bagian Tata Usaha menyerahkan surat dan lembar disposisi dari Kepala Sekolah kepada unit pengolah dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern
  5. Selesai diproses kemudian surat diarsipkan

Surat  II dan Surat  III

  1. Data surat dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar
  2. Surat yang siap didistribusikan diserahkan ke bagian ekspedisi dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern

Surat IV

  1. Data surat dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar
  2. Menyerahkan surat yang siap dikirim ke  Bagian Ekspedisi dan tembusannya ke Bagian Arsip
  3. Surat sebelum dikirimkan, terlebih dahulu dicatat pada Buku Ekspedisi Ekstern

Contoh Pengisian  :

Buku Agenda Surat Masuk

No.Urut Tgl. 

Terima

Surat Pengirim Perihal Diteruskan Kepada Kode Arsip
Tgl. Nomor
01 21/07/10 20/07/10 085/ISI-JABAR/VII/07-10 ISI Jawa Barat Informasi Pelatihan Table Manner Ketua Program Studi Keahlian Administrasi PS 001

Buku Agenda Surat Keluar

No.Urut Surat Dikirim Kepada Perihal Ket. 

Lamp.

Kode Arsip
Tgl. Nomor
01 09/07/10 116/V/21/C.2010 Guru dan Staf Tata Usaha Rapat Awal Tahun 2010-2011 KI 001
02 25/07/10 120/V/21/C.2010 Orang Tua Siswa Kelas 3 Rapat Pembahasan Biaya Kegiatan Kelas 3 KI 001
03 06/08/10 008/PK/M.2010 

 

Dra. Sri Sudaryanti Tugas Pelatihan PS 001

Lembar Disposisi

Indeks  : 

Komunikasi dan Informasi

Rahasia : 

Penting :

Biasa    :

 

ü

Kode  :       PS ool                       Tanggal Penyelesaian  :   6 Agustus 2010
Tgl./No.              :  085/ISI-JABAR/VII/07-10 

Asal                    :  ISI Jawa barat

Isi Ringkas          :  Informasi Pelatihan Table Manner

Instruksi/Informasi  : 

Laksanakan Pelatihan !

Diteruskan Kepada  : 

Ketua Program Studi Administrasi

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : 

Kepada   : Kepala Urusan Tata Usaha

Tanggal   : 6 Agustus 2010

Buku Ekspedisi Intern

No. Urut Tgl. Surat Nomor Surat Dikirim Kepada Paraf& 

Tgl. Terima

01 09/07/10 116/V/21/C.2010 1.      Drs. Komarudin 

2.      Dra. Hj. E.Rohaniah

3.     Dra. Sri Sudaryanti

4.

5.

1. 

2.

3.

4.

5.

02 06/08/10 008/PK/M.2010 

 

Dra. Sri Sudaryanti

Buku Ekspedisi Ekstern

Nomor Ekspedisi Tanggal Surat Nomor Surat Dikirim Kepada Tanggal Kirim
01 

 

 

02

 

25/07/10 120/V/21/C.2010 Orang Tua Siswa Kelas 3 25/07/10

Tugas Mandiri  :

Anda  sebagai staf Tata Usaha PT INSAN REMAJA yang beralamat di Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi, ditugaskan untuk menangani surat-surat di bawah ini  :

  1. 10 (sepuluh) macam surat (Dinas maupun pribadi)
  2. Surat terdiri dari Surat Masuk dan Surat Keluar
  3. Surat Keluar terdiri dari surat keluar untuk lingkungan intern kantor dan surat keluar untuk perusahaan/instansi lain.

Tugas Anda  :

  1. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
  2. Mengisi Buku Ekspedisi Intern dan Ekspedisi Ekstern
  3. Membuat Lembar Disposisi
  4. Mengisi Buku Klapper
  5. Mengarsipkan surat dengan sistem masalah

BAB  III

SISTEM KARTU KENDALI

Sistem Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian hingga penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien.

Contoh Kartu Kendali  :

Indeks/Subjek Kode  : Tanggal  : 

No. Urut:

M/K
Hal                :  ………………………………………………………..
Isi Ringkas    : 

……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

Lampiran       :
Dari/Kepada  : 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Tanggal          : 

Pengolah        :

No. Surat   :
Paraf          :
Catatan           :

Dalam penanganan surat dengan sistem kartu kendali, baik surat masuk maupun surat keluar harus dilakukan pengelompokkan surat.

Secara sederhana surat-surat dapat dikelompokkan sebagai berikut  :

1.    Surat Penting

Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang terkait bagi kantor/organisasi bersangkutan, baik secara langsung maupun tidak, turut mempengaruhi berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

Yang termasuk ke dalam kelompok surat penting, antara lain  :

a.       Surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasi

b.      Surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian, perencanaan, perlengkapan, dll.

c.       Surat yang jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi

d.      Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan

2.    Surat Rahasia dan Surat Pribadi

Pada umumnya surat rahasia bersampul dua, sehingga pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai surat tersebut diterima pihak yang dituju. Sedangkan surat pribadi adalah surat yang bersampul

tertutup, tertulis nama pribadi diiringi dengan nama jabatan formalnya.

3.    Surat Rutin atau Surat Biasa

Surat rutin atau surat biasa adalah surat yang tidak termasuk dalam golongan surat penting, rahasia, atau pribadi.  Surat-surat ini relatif singkat, sehingga tidak perlu disimpan lama dan biasanya tidak memerlukan tindak lanjut.

Dalam sistem kartu kendali, penanganan untuk ketiga kelompok surat tersebut terdapat sedikit perbedaan, yaitu :

a.    Kalau surat penting harus dibuatkan Kartu Kendali, sedangkan  :

b.    Surat biasa cukup dibuatkan Lembar Pengantar Surat Biasa dan surat rahasia dibuatkan Lembar Pengantar Surat Rahasia.

Proses Penanganan Surat Masuk

  1. Penanganan Surat Penting

Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali dengan penanganan sebagai berikut  :

 

a.    Penerima Surat

Tindakan yang dilakukan adalah sebagai berikut  :

1)      Surat masuk melalui unit kearsipan, kemudiain petugas menandatangani surat pengantar yang diterima

2)      Penyortiran surat dilakukakan berdasarkan urutan sifat surat

3)      Periksalah kelengkapan surat

4)      Pada sampul surat dibubuhi cap, tanggal, dan waktu menerima surat, kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.

b.    Pencatat Surat

Petugas pencatat surat bertugas sebagai berikut  :

1)      Surat penting dicatat pada 3 lembar kartu kendali, kolom indeks/subjek, kode dan pengolah yang tercantum dikosongkan untuk diisi oleh pengarah.

2)      Kartu kendali disatukan dengan surat dan diteruskan kepada pengarah.

c.    Pengarah atau Pengendali Surat

Tindakan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut   :

1)      Menerima ketiga kartu kendali dan surat

2)      Menyampaikan surat kepada pihak yang berwenang

3)      Mengisi kolom indeks/subjek, kode dan pengolah yang tercantum pada kartu kendali

4)      Kartu kendali lembar ke satu disimpan di kotak kartu indeks

5)      Meneruskan kartu kendali kedua dan ketiga ke unit pengolah, sedangkan kartu kendali ke satu hendaknya disatukan di tempat yang telah ditentukan

d.   Unit Pengolah

Unit Pengolah surat terdiri dari  :

1)      Tata Usaha Unit Pengolah

2)      Pimpinan Unit Pengolah

3)      Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi

1)             Tata Usaha Unit Pengolah, bertugas  :

Ø   Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali II dan III (Kuning dan Merah Muda), kemudian memarafnya.

Ø   Setelah memaraf, kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk diserahkan kepada penata arsip

Ø   Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali III yang disertai dua lembar disposisi

Ø   Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua, kemudian meneruskan surat beserta lembar disposisi kesatu kepada pengolah surat.

2)             Pimpinan Unit Pengolah, bertugas  :

Ø   Menerima surat disertai kartu kendali III serta dua lembar disposisi, kemudian memberi tanda disposisi pada surat tersebut

Ø   Menyerahkan kembali surat disertai kartu kendali III dan dua lembar disposisi, kemudian diserahkan kepada unit pengolah disertai lembar disposisi I

3)      Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi.  Pengolah ini bertugas  :

Ø Menerima surat beserta lembar disposisi I yang telah diparaf oleh pimpinan unit pengolah

Ø Memproses surat dengan menggunakan lembar disposisi

Ø Mengembalikan surat dan lembar disposisi I ke Tata Usaha Pengolah, kemudian lembar disposisi I dan II disatukan untuk disimpan pada penata arsip dan kartu kendali II diserahkan pada Tata Usaha Pengolah.

e.    Penata Arsip bertugas  :

1)      Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh Tata Usaha Pengolah dan disimpan di kotak yang khusus sebagai tanda bahwa surat sedang diproses

2)      Surat yang telah diproses beserta Kartu Kendali III diterima untuk ditata dari unit Tata Usaha Pengolah, kemudian Kartu Kendali II diserahkan ke unit Tata Usaha Pengolah.

  1. Penanganan Surat Biasa

Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan dua lembar surat pengantar, yang penanangannya sebagai berikut  :

a.    Penerima Surat

Petugas penerima surat bertugas  :

1)      Menerima dan menyortir surat masuk

2)      Membuka dan memeriksa kelengkapan surat

3)      Membubuhkan cap tanggal dan waktu pada sampul surat untuk diteruskan pada pencatat surat

b.    Pencatat  Surat

Petugas pencatat surat bertugas  :

1)      Mencatat surat pada dua lembar pengantar

2)      Meneruskan kepada unit pengolah untuk diparaf oleh unit pengolah

c.    Unit Pengolah

Petugas unit pengolah bertugas  :

1)      Menerima surat serta memaraf dua lembar pengantar dan menyimpan lembar pengantar II

2)      Mengembalikan lembar pengantar I kepada pencatat untuk disimpan

3)      Menyerahkan surat kepada pimpinan untuk diketahui atau langsung diserahkan kepada pihak yang dituju.

3.    Penanganan Surat Rahasia

Untuk surat-surat rahasia dibuatkan 2 lembar pengantar surat rahasia, yang penanganannya sebagai berikut  :

a.       Penerima surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat dan mengelompokkan surat yang disesuaikan dengan bagian yang ada

2)      Menyerahkan kepada petugas pencatat dalam keadaan tertutup

b.      Pencatat surat

Bertugas  :

1)      Mencatat dan melampiri surat dengan dua lembar pengantar surat rahasia

2)      Menyerahkan kepada pengarah

c.       Pengarah surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat disertai dua lembar pengantar

2)      Menerima dan menyimpan satu lembar pengantar yang selanjutnya diserahkan kepada pengolah

d.      Unit Pengolah

Bertugas  :

1)      Menerima surat dari pengarah

2) Memaraf lembar pengantar dan menyerahkan satu lembar    kepada pengarah

3)  Menyimpan dan menyerahkan surat dan satu lembar pengantar ke unit pengolah, selanjutnya surat disampaikan kepada pihak yang dituju.

Bagan Penanganan Surat Masuk

1.      Surat Penting

UNIT  KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip Tata Usaha Pimpinan Pengolah
 

 

2.      Surat Biasa

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

3.      Surat Rahasia

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

Proses Penanganan Surat Keluar

1.        Penanganan Surat Penting

Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali, dengan penanganan sebagai berikut  :

a.     Unit Pengolah

Bertugas  :

1)   Membuat draft dan mengonsep surat untuk disetujui oleh pimpinan

2)   Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa oleh Kepala Tata Usaha, kemudian Kepala Tata Usaha memaraf di sebelah kiri salam penutup pada lembaran tindasan, lalu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani

3)   Diserahkan kepada pencatat surat

b.      Pencatat Surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat serta dilampirkan 3 lembar kartu kendali

2)      Memberikan nomor dan meneruskan kepada pengarah

c.       Pengarah Surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian/kolom indeks/subjek dan kode

2)      Menyimpan kartu kendali I dan meneruskan surat asli, tindasan, kartu kendali II dan III kepada petugas pengirim surat

d.      Pengirim Surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan III

2)      Memberikan cap pada surat asli dan tindasannya

3)      Melipat surat asli untuk dimasukkan pada amplop, selanjutnya tindasan dan kartu kendali II dan III diteruskan kepada penata arsip

e.       Penata Arsip

Bertugas  :

1)      Menerima kartu kendali II dan III yang telah diparaf oleh unit pengolah

2)      Kartu kendali II diserahkan kembali kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa tembusan telah diterima oleh  bagian penata arsip

  1. Penanganan Surat Biasa

39

Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan 2 lembar pengantar surat biasa yang penanganannya sebagai berikut  :

a.       Unit Pengolah

Bertugas  :

1)      Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar 2 lembar

2)      Meneruskan kepada petugas pencatat surat

b.      Pencatat Surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar

2)      Membubuhkan stempel tanggal pengiriman surat pada lembar tindasan, dan lembar pengantar II dikembalikan kepada unit pengolah

3)      Lembar pengantar I disimpan, untuk dijadikan bukti bahwa surat telah disampaikan

4)      Memasukkan surat asli dalam amplop untuk diteruskan ke unit pengirim surat untuk dikirimkan pada alamat tujuan.

  1. Penanganan Surat Rahasia

Untuk surat-surat rahasia dibuatkan dua lembar pengantar surat rahasia dengan penanganannya sebagai berikut  :

a.    Surat rahasia dapat diketik oleh pihak yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan nomor surat oleh unit pengolah

b.    Memberikan amplop surat disertai dua lembar pengantar untuk diteruskan kepada bagian pengirim surat

c.   Setelah diparaf oleh petugas pengirim surat, lembar pengantar I diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan surat, sedangkan lembar pengantar II disimpan di bagian pengiriman surat

Bagan Penanganan Surat Keluar

  1. Surat Penting
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN EKSPEDISI
Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

  1. Surat Biasa
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN EKSPEDISI
Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

  1. Surat Rahasia
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN EKSPEDISI
Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

Lembar Pengantar Surat Biasa/Rutin
Unit Pengolah :…………………………. Disampaikan Jam :……………………..
Nomor Urut Asal Surat/Ditujukan Kepada Tanggal/Nomor Perihal Ket.
 

 

Diterima Jam                             :    …………………Tanggal………………………. 

Tanda Tangan Penerima           :    …………………………………………………..

Nama Jelas                                :  ……………………………………………………

 

Lembar Pengantar Surat Rahasia
Unit Pengolah :……………………… Disampaikan Jam :……………………..
No. 

Urut

Asal Surat/Ditujukan Kepada Tanggal/Nomor Perihal Ket.
 

 

Diterima Jam                             :    …………………Tanggal………………………. 

Tanda Tangan Penerima           :    …………………………………………………..

Nama Jelas                                :  ……………………………………………………

 

LEMBAR DISPOSISI

Indeks  : Rahasia : 

Penting :

Biasa    :

Kode  :                                       Tanggal Penyelesaian  :
Tgl./No.              :  ………………………………….. 

Asal                    :  …………………………………..

Isi Ringkas          :  …………………………………..

…………………………………..

Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada  : 

1.     ……………………..

2.     ……………………..

3.     ……………………..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : 

Kepada   :  …………………………………………………

Tanggal  :  ……………………………………………

Contoh Praktek Penanganan Surat Dengan Sistem Kartu Kendali

Sebagai staf Tata Usaha di PT INSAN REMAJA, Anda ditugaskan untuk menangani surat masuk dan surat keluar dengan sistem kartu kendali.

Surat I

TOKO BINA BAHAGIA

JALAN VETERAN NO. 34 ‘ 0226645305

BANDUNG

20 Juli 2010

Nomor             :  36/BB/Klaim/7-10

Lampiran         :  –

Hal                   : Pengaduan

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria N o. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa kirimn barang Saudara telah kami terima dengan baik sesuai dengan pesanan kami.

Tetapi kami sangat kecewa setelah menerima faktur, ternyata Saudara memperhitungkan harga Mesin Tik Electric senilai Rp. 1.500.000,00/unit. Padahal informasi harga sebelum pemesanan barang hanya senilai Rp. 1.300.000,00/unit.  Apabila Saudara tidak dapat mempertimbangkan kembali harga tersebut, terpaksa kami akan membatalkan pesanan mesin tik dengan biaya pengembalian barang ditanggung Saudara.

Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Nurjannah Fitriani

Pemilik Toko

Surat II

PT INSAN REMAJA

JALAN ENCEP KARTAWIRIA NO 153 ‘ 022-6654320

CIMAHI

Nomor             : 123/IN/PM004/07/10                                 23 Juli 2010

Lampiran         : –

Perihal             : Balasan Pengaduan

Kepada

Yth. Pemilik Toko BINA BAHAGIA

Jalan Veteran No. 34

Bandung

Dengan hormat,

Menanggapi surat pengaduan Saudara No. 36/BB/Klaim/7-10 tertanggal 20 Juli 2010, dengan ini kami jelaskan sebagai berikut  :

Setelah kami periksa kembali rincian harga yang tercantum pada faktur tersebut, ternyata kesalahan ada pada pihak kami.  Harga mesin tik elektrik yang benar adalah Rp. 1.300.000,00/unit sesuai dengan penawaran kami sebelumnya.  Untuk itu, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya.  Bersama ini, kami lampirkan kembali sehelai faktur sebagai pengganti faktur sebelumnya.

Mudah-mudahan kita tetap dapat menjalin kerja sama yang baik.

Hormat kami,

Ir. Albee Nazarudin

Manager Pemasaran

Contoh Pengisian Kartu Kendali dan Lembar Disposisi adalah sebagai berikut  :

Surat l

Indeks/Subjek : 

Pemasaran

Kode  : 

PM 004

Tanggal  : 20-07-2010 

No. Urut: 07

M/K
Hal                :  Pengaduan Harga Mesin Tik Elektrik
Isi Ringkas    : 

Pengaduan atas perbedaan harga mesin tk elektrik

Harga promosi    Rp. 1.300.000,00

Harga faktur        Rp. 1.500.000,00

Lampiran       :  –
Dari/Kepada :   Toko Bina Bahagia, Jalan Veteran No. 34 ‘ 0226645305 

Bandung

 

Tanggal        :     23-07-2010 

Pengolah : Sekretaris Manager   Pemasaran

No. Surat   : 36/BB/Klaim/7-10
Paraf          :
Catatan           :
Indeks  : 

Pemasaran

Rahasia : 

Penting :

Biasa    :

 

ü

Kode  :       PM 004                    Tanggal Penyelesaian  :   23 Juli 2010
Tgl./No.              :  20 Juli 2010/36//BB/Klaim/7-10 

Asal                    :  Toko Bina Bahagia

Isi Ringkas          :  Pengaduan atas perbedaan harga mesin tik elektrik

 

Instruksi/Informasi  : 

Kirimkan surat balasan pengaduan. Harga yang benar adalah harga promosi

Diteruskan Kepada  : 

Sekretaris Manager Pemasaran

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : 

Kepada   : Kepala Urusan Tata Usaha

Tanggal   : 23 Juli 2010

Indeks/Subjek : 

Pemasaran

Kode  : 

PM 004

Tanggal  : 23-07-2010 

No. Urut: 09

M/K
Hal                :  Balasan Pengaduan Harga Mesin Tik Elektrik
Isi Ringkas    :  Konfirmasi kembali tentang harga mesin tik elektrik. Harga yang benar Rp. 1.300.000,00  (Harga Promosi)
Lampiran       :  –
Dari/Kepada  :   Toko Bina Bahagia, Jalan Veteran No. 34 ‘ 0226645305 

Bandung

Tanggal        :     23-07-2010 

Pengolah :     Sekretaris Manager   Pemasaran

No. Surat   : 123/IN/PM004/07/10
Paraf          :
Catatan           :

 

Pengisian Indeks dan kode berdasarkan Daftar Klasifikasi yang dipergunakan di perusahaan.  Perhatikan contoh daftar klasifikasi di bawah ini

Contoh 1 :

DAFTAR KLASIFIKASI

(SISTEM MASALAH)

KT KETENAGAAN
KT 001 Surat-surat yang berkaitan dengan proses seleksi karyawan, misalnya pengumuman lowongan pekerjaan, surat lamaran, panggilan wawancara, dll.
KT 002 Surat-surat yang berkaitan dengan penempatan kerja pegawai, misalnya surat perjanjian kerja dengan pegawai, surat keputusan mutasi, promosi, dan demosi
KT 003 Surat-surat yang berkaitan dengan pemutusan hubungan kerja misalnya surat keputusan PHK, surat keputusan dirumahkan, dll. 

 

SDM PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIA
SDM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan, pelatihan, kursus, studi banding, workshop, seminar, dll. untuk para karyawan 

 

KI  KOMUNIKASI DAN INFORMASI
KI 001 Surat-surat yang berkaitan dengan undangan, konfirmasi undangan dari dan ke perusahaan
KI 002 Surat-surat yang berkaitan dengan pengumuman dan edaran di lingkungan perusahaan
KI 003 Surat-surat yang berkaitan dengan rekomendasi, ucapan terima kasih, ucapan selamat, dll.
KI 004 Surat-surat  yang berkaitan dengan laporan kegiatan, laporan pertanggungjawaban, resume kegiatan, dll. 

 

DP  DISIPLIN KERJA
DP 001 Surat-surat yang berkaitan dengan pembuatan dan pelaksanaan tata tertib 

48

DP 002 Surat-surat yang berkaitan dengan sanksi bagi para pelanggar tata tertib, misalnya teguran, peringatan, dll. 

 

PM  PEMASARAN
PM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan promosi produk dan/jasa, misalnya  : iklan, surat perkenalan produk, surat penawaran, dan surat permintaan penawaran.
PM 002 Surat-surat yang berkaitan dengan pesanan produk dan/atau jasa
PM 003 Surat-surat yang berkaitan dengan pengiriman barang, misalnya surat pemberitahuan pengiriman barang, surat pemberitahuan keterlambatan barang, dll.
PM 004 Surat-surat yang berkaitan dengan pengaduan dan balasan pengaduan atas ketidakpuasan pelayanan kepada para pelanggan
PM 005 Surat-surat yang berkaitan dengan pembayaran, misalnya surat pemberitahuan pembayaran uang, permohonan penangguhan pembayaran,  tagihan, pemberitahuan saldo tagihan, dll 

 

SM PERAN SERTA MASYARAKAT
SM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan bantuan sosial, sumbangan sosial, dll. 

 

RE REFERENSI
RE 001 Surat-surat yang berkaitan dengan permintaan dan pemberian referensi dari dan untuk perusahaan 

 

KK KONTRAK KERJA SAMA/MOU
KK 001 Surat-surat yang berkaitan dengan kontrak kerja sama, MOU dengan perusahaan lain, dll.

49

Contoh 2  :

DAFTAR KLASIFIKASI

(SISTEM MASALAH)

AM  ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
AM 001 Kontrak Kerja
AM 002 MOU
AM 003 Rekomendasi dan Referensi
KT KETENAGAAN
KT 001 Seleksi KT 005  Demosi
KT 002 Formasi KT 006  P H K
KT 003 Promosi KT 007  Cuti
KT 004 Mutasi
PS  PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIA
PS 001 Pendidikan dan Latihan PS 004   Seminar
PS 002 Kursus PS 005   Studi Banding
PS 003 Pengaduan dan Balasan Pengaduan
KI  KOMUNIKASI DAN INFORMASI
KI 001 Undangan KI  003  Pengumuman
KI 002 Konfirmasi Undangan KI  004  Edaran
DP  DISIPLIN PEGAWAI
DP 001 Tata Tertib DP  003 Panggilan
DP 002 Peringatan/Teguran
PM  PEMASARAN
PM 001 Permintaan Penawaran PM 006  Pembayaran
PM 002 Penawaran PM 007  Tagihan
PM 003 Pesanan PM 008  Penangguhan
PM 004 Kiriman Barang
PM 005 Pengaduan dan Balasan Pengaduan
SP  SARANA DAN PRASARANA
SP 001 Sarana Kantor
SP 002 Prasarana Kantor
SM  PERAN SERTA MASYARAKAT
SM 001 Bakti Sosial
SM 002 Sumbangan Sosial

 

Tugas Mandiri  :

Sebagai staf Tata Usaha, pada hari ini Anda ditugaskan untuk mencatat, mengarahkan, mengolah sekaligus mengarsipkan surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting.  Jumlah surat yang harus ditangani sebanyak 4 (empat)  buah  (surat-surat terlampir).

Kerjakanlah tugas penanganan surat tersebut dengan menggunakan Sistem Kartu Kendali  dan pengarsipan surat menggunakan sistem masalah !

BAB  IV

MENGELOLA DAN MENGIRIM E-MAIL

E-Mail (Elektronik Mail) adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer dengan menggunakan jaringan internet untuk mengirim pesan.   Melalui e-mail, kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar yang dikirimkan dari satu alamat e-mail ke alamat e-mail lain melalui jaringan internet.

Kelebihan e-mail adalah

1.      Panjang surat tidak terbatas

2.      Dapat mengirim pesan berupa teks maupun gambar

3.      Secara ekonomis, biaya pengiriman cukup murah

4.      Informasi yang dikirimkan ke alamat e-mail lain bisa langsung diterima

Kekurangan e-mail  adalah

1.      Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi.

2.      Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan e-mail otomatis ikut terganggu.

3.      Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer berikut jaringan internet, pengiriman e-mail tidak mungkin dapat dilaksanakan.

51

52

1.      Cara Membuat Alamat E-Mail

Alamat E-Mail terdiri dari 2 bagian yang dipisahkan oleh @ (Axon),  yaitu  :

a.                               User Name terdapat di sebelah kiri @

Bagian ini menunjukkan identitas pemilik alamat e-mail baik berupa singkatan nama atau yang lainnya

b.                              Domain Name terdapat di sebelah kanan  @

Bagian ini menunjukkan identitas mail server

Contoh penulisan alamat email   :     nurfamily@yahoo.com

Adapun langkah-langkah pembuatan alamat e-mail adalah sebagai berikut  (contoh pembuatan e-mail melalui yahoo.com)  :

a.   Buka program internet explorer

b.   Klik alamat mail.yahoo.com

c.                               Untuk membuat alamat e-mail baru klik  “Sign Up”

d.      Setelah muncul formulir pendaftaran e-mail, isilah formulir tersebut secara lengkap

e.       Jangan lupa tuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan e-mail kita

f.       Tuliskan pula verifikasi e-mail

g.      Beri tanda  ( P )  pada pernyataan “I Agree”  atau  “Saya Setuju”

h.      Klik Submit

i.        Tunggu beberapa saat, jika sukses maka yahoo akan mengucapkan “selamat datang”

2.      Cara Mengirim E-Mail

Langkah-langkah yang harus dilakukan apabila akan mengirim pesan melalui e-mail adalah sebagai berikut  :

a.                               Buka program internet explorer

b.                              Cari alamat server misalnya mail.yahoo.com

c.                               Untuk membuka e-mail, klik “Sign In”

d.                              Klik “Compose” atau “Tulis”

e.                               Berikutnya isilah form yang telah disiapkan  :

* To (kepada)            :   diisi dengan alamat e-mail yang utama

* Subject (Tema)      :   diisi dengan gambaran utama isi surat

*CC (Carbon Copy) :   diisi dengan alamat e-mail lain  yang  akan menerima surat ini sebagai tembusan

*BCC (Blind Carbon Copy) : diisi dengan alamat e-mail lain yang akan menerima surat ini sebagai tembusan hanya alamatnya dirahasiakan, sehingga penerima utama e-mail tidak mengetahui kepada siapa tembusan surat ini ditujukan.

* Pesan                :   Tulislah isi surat yang akan dikirimkan dengan etika penulisan yang benar

f.       Jika akan mengirimkan dokumen sebagai lampiran surat, maka klik “Attachment” kemudian pilih file mana yang akan dilampirkan

 

g.      Jika    file   sudah    ditemukan,      klik “Continue Massage”   atau    “ Lanjutkan Ke Pesan”

h.      Langkah terakhir klik “Send”  atau “Kirim”

3.      Cara Membaca dan Membalas Pesan E-Mail

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membaca dan membalas e-mail, adalah sebagai berikut  :

a.                               Buka program internet explorer

b.                              Cari alamat server misalnya mail.yahoo.com

c.                               Untuk membuka e-mail, klik “Sign In”

d.                              Klik “Inbox”  atau “Kotak Masuk”

e.                               Buka surat yang akan dibaca

f.       Apabila e-mail tersebut akan dibalas cukup klik “Jawab” tanpa harus mengisi kembali alamat e-mail yang dituju.

Tugas Mandiri  :

  1. Ketik naskah surat menggunakan komputer, kemudian simpan dalam file “Tugas E-Mail”
  2. Kirim e-mail ke guru anda, isinya menginformasikan bahwa anda telah melampirkan  “Tugas E-Mail”
  3. Lampirkan “Tugas E-Mail”

Standar Kompetensi

Penyusun  :

Dra. Sri Sudaryanti

SMK  PGRI 2 CIMAHI

2010

Tujuan Pembelajaran   :

Setelah selesai mempelajari modul ini, para peserta didik diharapkan memiliki keterampilan dalam  :

  1. Menyusun konsep surat-surat dinas dan mengetik konsep-konsep tersebut  menjadi sebuah naskah surat yang rapi dan benar.
  2. Menangani surat-surat menggunakan system buku agenda dengan tepat.
  3. Menangani surat-surat menggunakan system kartu kendali dengan tepat.
  4. Memanfaatkan fasilitas E-Mail untuk kegiatan penanganan surat menyurat dengan prosedur yang benar.
This entry was posted in categories. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s