Melakukan Prosedur Administrasi

Tujuan Pembelajaran  :

Setelah selesai mempelajari modul ini,  para peserta didik diharapkan memiliki :

1.      Pengetahuan tentang dokumen-dokumen kantor pada umumnya,  dan khususnya dokumen kantor  berupa surat dengan baik.

2.      Keterampilan menyusun konsep surat resmi dengan tata bahasa yang benar.

3.      Keterampilan mengetik naskah surat menggunakan mesin tik manual dengan rapi dan tepat.

4.      Keterampilan menangani surat-surat menggunakan sistem buku agenda dengan prosedur yang benar.

5.      Keterampilan mengarsipkan surat menggunakan sistem abjad dengan prosedur yang benar.

PENYUSUN  :

Dra. SRI SUDARYANTI

KK ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK PGRI 2 CIMAHI

2010

BAB  I

DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR

Dalam sejarah perjalanan  kehidupan manusia dari mulai masih dalam kandungan, aktivitas selama hidup sampai masuk liang lahat tidak terlepas dari kebutuhan akan suatu dokumen. Beberapa kemungkinan dokumen pribadi yang muncul misalnya hasil USG waktu kita masih dalam rahim, akte kelahiran, foto-foto pribadi, ijazah, penghargaan-penghargaan, KTP, Kartu Keluarga, dll. Sampai yang terakhir yaitu surat keterangan kematian saat kita masuk liang lahat.  Begitu juga dalam aktivitas kehidupan pada umumnya, misalnya aktivitas di kantor, aktivitas di Rumah Sakit, aktivitas kehidupan bermasyarakat dan dalam aktivitas-aktivitas lainnya, tidak mungkin terlepas dengan yang namanya dokumen.

A. Pengertian Dokumen

Beberapa pengertian dokumen dapat disimak dari sumber-sumber di bawah ini  :

1.      Kamus Umum Bahasa Indonesia

”Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”

2.      Kamus Umum Kepegawaian

”Dokumen adalah  :

a.       Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

b.      Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.”

3.      Kamus Bahasa Inggris Webster

”Dokumen adalah  :

a.       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan dakta-fakta

b.      Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.”

4.      Ensiklopedia

”Dokumen adalah surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.”

Dari beberapa definisi di atas, dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah semua benda yang muncul karena adanya suatu aktivitas sehingga dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

B. Macam-Macam Dokumen

Dokumen dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu menurut  :

1.      Jenisnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi, ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dll.

b.      Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dll.

2.      Sifatnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan. Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll.

b.      Dokumen non-Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dll.

3.      Bentuk Fisiknya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Litarer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam  (dikumpulkan di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film, dll.

b.      Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dikimpulkan di museum). Misalnya manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prasasti, dll.

c.       Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip  (dikumpulkan dan disimpan dengan sistem kearsipan)

4.      Kepentingannya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi pribadi, misalnya surat-surat keterangan pribadi.

b.      Dokumen Sejarah adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah misalnya naskah-naskah kuno, fosil, tugu, dll.

c.       Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan  suatu pemerintahan, misalnya UU, Peraturan Pemerintah, dll.

d.      Dll. Sesuai dengan kepentingannya.

5.      Sumber Dokumen, terdiri dari :

a.       Dokumen Primer adalah dokumen yan g berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, misalnya paten penelitian, laporan disertasi, kertas kerja, dll

b.      Dokumen Sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c.       Dokumen Tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang leteratur sekunder, misalnya buku, teks panduan literatur dan teks panduan bibliografi.

C. Dokumen Kantor

Seiring dengan aktivitas rutin sebuah kantor, maka tidak menutup kemungkinan berbagai dokumen akan muncul mengiringi aktivitas tersebut.  Contoh dokumen kantor misalnya surat, fax, e-mail, memo, Lembar Pesan Telepon, Buku Tamu,  laporan, notula rapat, agenda kegiatan pimpinan, dan lain-lain.

Diantara berbagai dokumen-dokumen kantor tersebut,  yang paling sering muncul adalah dokumen berupa surat.  Maka dari itu dalam modul ini,  pembahasan berikutnya akan dititikberatkan pada domumen kantor berupa surat.

1.    Pengertian Surat

Surat adalah suatu cara menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak (penulis surat) kepada pihak lain (pembaca surat)  baik a.n. pribadi maupun a.n. organisasi.

Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu maju, tetapi sebagai komunikasi tertulis, surat tetap merupakan dokumen yang sangat otentik karena diperkuat oleh tanda tangan penulisnya.

2.    Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis,  surat pun mempunyai fungsi sebagai  :

a.       Alat Bukti Tertulis

Surat merupakan bukti tertulis bila suatu saat terjadi kesalahpahaman informasi.

b.      Alat Pengingat

Surat merupakan alat pengingat untuk hal-hal atau ketentuan-ketentuan yang sudah lama disepakati

c.       Bukti Historis

Surat merupakan bukti historis yang paling otentik karena dalam surat dibubuhi tanda tangan, cap, dan apabila ingin memiliki kekuatan hukum biasanya dilengkapi dengan meterai.

d.      Cermin Organisasi

Surat merupakan cermin kondisi organisasi dan kepribadian para pengelola organisasi.

e.       Pedoman Aktivitas

Surat merupakan pedoman untuk melakukan aktivitas rutin organisasi.

f.       Alat Promosi

Surat merupakan sarana promosi yang paling ampuh bagi organisasi, karena biasanya pada surat-surat resmi tercantum kepala surat.

3.    Jenis Surat

Penggolongan jenis surat dapat dibedakan berdasarkan  :

a.       Sifat surat, terdiri dari  :

1)      Surat Pribadi  :  Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi

2)      Surat Resmi   : Surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, badan pemerintah atau suasta, dan ditandatangani oleh pejabat/yang mewakilinya.

Surat Resmi, terdiri dari  :

a)      Surat Dinas : Surat yang isinya menyangkut informasi kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah

b)      Surat Niaga : Surat yang isinya menyangkut informasi bisnis atau niaga dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan

b.      Wujud Surat, terdiri dari  :

1)      Surat Bersampul  :  Surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dikirim dan dimasukkan ke dalam sampul surat

2)      Memorandum (Memo) dan Nota : Surat singkat dari seorang pejabat kepada bawahannya/rekannya yang berisi pokok-pokok masalah untuk melaksanakan aktivitas rutin kantor.

Yang membedakan antara memo dengan nota adalah

kalau memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi.

3)      Kartu Pos  : Surat yang terbuat dari kertas tebal (karton) untuk menulis surat singkat dan tidak rahasia.

4)      Warkat Pos  : Sehelai kertas surat yang telah dirancang sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat.

5)      Surat Tanda Bukti : Surat khusus yang biasanya berbentuk  formulir dan biasanya digunakan untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak.

c.       Keamanan Isi Surat, terdiri dari  :

1)      Surat Biasa  :  Surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk/merugikan organisasi/pejabat yang beersangkutan  walaupun isinya diketahui dn dibaca orang lain

2)      Surat Penting : Surat yangn jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian.

3)      Surat Rahasia : Surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, sebab akan menimbulkan kerugian bagi yang bersangkutan atau dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi

4)      Surat Sangat Rahasia   :  Surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca/diketahui isinya oleh orang tertentu saja yang berhak menyelesaikan/mengambil keputusan.

d.      Tingkat Kepentingan Penyelesaiannya, terdiri dari  :

1)      Surat Biasa :  Surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

2)      Surat Segera  : Surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera, lebih cepat dari surat biasa.

3)      Surat Sangat Segera  :  Surat yang isinya memerlukan tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya (sangat segera atau kilat), harus dilakukan pada kesempatan pertama (dengan prioritas utama

e.       Jumlah Penerimanya, terdiri dari  :

1)      Surat Biasa  :  Surat yang dikirim kepada seseorang, seperti pejabat atau organisasi

2)      Surat Edaran  :  Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabar tertentu dan pendistribusiannya harus menggunakan buku ekspedisi

3)      Surat Pengumuman  :  Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang/pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan  satu per satu.

f.       Prosedur Pengurusannya, terdiri dari  :

1)      Surat Masuk  : Semua surat yang diterima oleh organisasi kantor

2)      Surat Keluar  :

a)      Surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi kantor lain atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungann timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.

b)      Surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat penting

c)      Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan pihak lain di luar organisasi.

4.    Bagian-Bagian Surat

Surat-surat resmi baik surat dinas maupun surat niaga biasanya memiliki 4 (empat) bagian utama   :

a.       Kepala Surat, terdiri dari  :

1)      Nama Instansi/Lembaga/Perusahaan

2)      Alamat Instansi/Lembaga/Perusahaan

3)      Lambang Instansi/Lembaga/Perusahaan

b.      Leher Surat, terdiri dari  :

1)      Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, penulisan tanggal tidak perlu didahului nama kota. Tetapi kalau penulisan tanggal diletakkan di bagian kaki surat, maka walaupun ada kepala surat, nama kota tetap digunakan.  Contoh :

a)    Diletakkan di leher surat

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi

Nomor  :  23/IR/PM004/7-10                                  27 Juli 2010

b)   Diletakkan di kaki surat

…………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Cimahi, 27 Juli 2010

Hormat kami,

2)      Nomor Surat

Penomoran surat sangat penting karena :

a)      Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat

b)      Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi

Teknik penyusunan nomor surat biasanya tergantung kebijakan Instansi/Lembaga/Perusahaan yang bersangkutan.    Contoh penulisan nomor surat  :

001/IR/PM004/7-10

01                               =  Nomo Urut Surat

IR               =  Nama Instansi/Lembaga/Perusahaan

PM004        =  Kode Arsip

7-10            = Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

3)      Lampiran

Lampiran adalah dokumen yang disertakan dalam surat. Contoh :  Brosur, Daftar harga, Curriculum Vitae, dll.

4)      Perihal

Perihal/hal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat.

5)      Nama dan Alamat Surat

Penulisan alamat surat harus jelas karena merupakan petunjuk langsung siapa yang berhak menerima surat.   Contoh penulisan  :

a)      Kepada

Yth. Bapak Nur Rijal Fauzan

Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep kartawiria No. 153

Cimahi

b)      Yth. Bapak Nur Rijal Fauzan

Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

c)      PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

6)      Salam Pembuka

Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat tidak merupakan suatu keharusan, namun salam pembuka berguna untuk memberikan kesan pertama yang ramah dan tidak kaku.

c.       Badan Surat

1)      Alinea Pembuka

Alinea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat sehingga harus diupayakan alinea pembuka dapat memotivasi pembaca surat untuk mengetahui isi surat secara keseluruhan

2)      Alinea Isi

Alinea isi berisikan pesan/keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat.

3)      Alinea Penutup

Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang sekaligus menginformasikan bahwa pembicaraan dalam surat telah selesai.

d.      Kaki Surat, terdiri dari  :

1)      Salam Penutup

Sama halnya seperti salam pembuka, salam penutup pun bukan merupakan suatu keharusan, namun salam penutup dapat menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima surat

2)      Jabatan, tanda tangan, nama jelas, dan stempel

Bagian ini diletakkan di bawah salam penutup

3)      Tembusan/Tindasan/Carbon Copy (c.c.)

Tembusan berfungsi menginformasikan kepada siapa saja salinan surat ini disampaikan.

4)      Inisial

Inisial menginformasikan kepada pembaca surat siapa pembuat konsep dan  pengetik surat

5.    Penanggung Jawab Surat

Dalam kegiatan surat menyurat, orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, yakni orang yang bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang sedang dilaksanakan baik atan nama organisasi keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.

Namun  sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan organisasi yang berlaku, kewenangan penandatangan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya.  Pelimpahan wewenang  hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya.

Bentuk pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah sebagai berikut  :

a.       Atas Nama  (a.n.)

Atas nama dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kepada pejabat di bawahnya.

Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :

1)      Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tulisan

2)      Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan

3)      Tanggung jawab sebagai akibat penandatangan surat tetap berada pada pejabat yang diatasnamakan

Contoh penggunaan  :

a.n. Menteri Pendidikan Nasional,

Sekretaris Jenderal,

Nama Pejabat

NIP ……………………………..

b.      Untuk Beliau  (u.b.)

Untuk beliau dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Untuk Beliau  (u.b.) dipergunakan setelah Atas Nama (a.n.).  Pelimpahan wewenang penandatanganan surat dengan bentuk Untuk Beliau  (u.b.) hanya sampai pada pejabat dua tingkat di bawahnya.

Persyaratan yang harus dipenuhi antara lain sebagai berikut  :

1)      Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya

2)      Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya.

3)      Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara atau yang mewakili

Contoh penggunaan  :

a.n. Menteri Pendidikan Nasional,

Sekretaris Jenderal,

u.b.

Kepala Biro Kepegawaian

Nama Pejabat

NIP ……………………………..

c.       Dalam kegiatan surat menyurat pada perusahaan/suasta, dikenal dengan petunjuk p.p. (per procurationem)  yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan.

Contoh penggunaan  :

p.p. PT INSAN REMAJA

Nurmaya Novistira, S.Si.

Manager Pemasaran

6.    Bentuk-Bentuk Surat

Terdapat beraneka ragam bentuk surat yang dapat dibuat oleh suatu Instansi/Lembaga/Perusahaan.  Bentuk-Bentuk surat tersebut adalah   :

a.       Bentuk Lurus Penuh    (Full Block Style)

___________________

_______________________

________________

__________________________________________________________

______________

____________

____________

____________

______________

__________________

_________

__________________,

________________________________________________________                               ________________________________________________________

_______________________________________________.

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

___________________________________.

_______________________________________________________

___________________________________.

________________

________________

________________

b.      Bentuk Lurus (Block Style)

_________________

______________________

______________

_________________________________________________________

________________                                                    ______________

________________

________________

_____________

_________________

___________________

__________

______________,

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

__________________________________________.

________________________________________________________

______________.

__________________

__________________

__________________

c.       Bentuk Setengah Lurus   (Semi Block Style)

______________

______________________

____________

__________________________________________________________

__________________                                  ____________________

__________________

__________________

_______________

__________________

________________

_________

__________________,

__________________________________________________

______________________________________________.

__________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

__________________________________________________

___________________________.

____________________

____________________

____________________

d.      Bentuk Lekuk/Takuk  (Indented Style)

______________

____________________

____________

__________________________________________________________

______________                                                     ______________

______________

______________

_____________

_________________

__________________

______________

____________________________________________________

______________________________________________________.

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

____________________.

____________________________________________________

__________.

____________________

____________________

____________________

e.       Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)

___________

__________________

___________

__________________________________________________________

________________                                                  ______________

________________

________________

_________

________________

________________

___________

_________________________________________________________

____________________________________________________

__________________________________.

_________________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________.

____________________

____________________

____________________

f.       Bentuk Resmi (Official Style)

1)      Bentuk Resmi Niaga

_____________

_____________________

__________

___________________________________________________________

___________________                                              ______________

___________________

___________________                                         _________________

_________________

_________________

_________

_______________,

____________________________________________________

_________________________________________________________

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________.

____________________________________________________

________________________________________.

__________________

__________________

__________________

2)      Bentuk Resmi Pemerintah

a)      Bentuk Resmi Indonesia Lama

____________

___________________

_________

___________________________________________________________

_________________                                                     _____________

_________________

_________________                                             ____________

__________________

__________________

_____________

____________________________________________________

_________________________________________________________

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

______________________________________.

____________________________________________________

____________________________________________.

_________________

__________________

__________________

2)Bentuk Resmi Pemerintah

b)      Bentuk Resmi Indonesia baru

______________

____________________

_______________

___________________________________________________________

_______________                                                       ______________

_______________

_______________

_________

_________________

______________

____________

____________________________________________________

_________________________________________________________

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________.

____________________________________________________

_____________________________.

_________________

_________________

_________________

g.      Bentuk Depdiknas

_____________

_____________________

___________

__________________________________________________________

______:  ___________                                                _____________

______:  ___________

______:  ___________

___________

________________

_____________

________

__________________________________________________

__________________________________________________

_______________________.

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

____________________________________.

__________________________________________________

_______________________________.

________________

________________

________________

7.    Perlengkapan Surat

Dalam kegiatan surat menyurat, dibutuhkan perlengkapan surat berupa  kertas surat, sampul surat, dan lipatan surat.

a.       Kertas Surat

Jenis kertas yang sering dipakai dalam kegiatan surat menyurat resmi, adalah  :

1)      Kertas Union Skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri

2)      Kertas HVS, kertas putih halus dengan tingkat ketebalan yang berbeda (60g, 70g, dan 80g) biasa dipakai untuk surat asli

3)      Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tembusan

4)      Kertas Stensil, kertas buram yang biasanya dipakai untuk menggandakan surat dalam jumlah banyak

5)      Kertas Duplikator, kertas putih dengan permukaan agak kasar yang biasanya dipergunakan untuk menggandakan surat dalam jumlah banyak

Sedangkan ukuran kertas yang biasa dipakai adalah :

Folio dan F4 untuk menulis surat yang isinya panjang, Kuarto dan A4  untuk menulis surat yang isinya pendek, Oktavo  (ukurannya setangah dari kertas folio atau kuarto) untuk menulis memo dan nota, dll.

b.      Sampul Surat

Sampul surat berfungsi untuk melindungi surat. Sampul surat umumnya berbentuk empat persegi ada yang panjang dan ada yang pendek.

Contoh-Contoh sampul surat di antaranya  :

1)      Sampul Niaga (Commercial)

2)      Sampul Dokumen (Work Docket)

3)      Sampul Katalog (Catalogue)

4)      Sampul Bertali (Button and String)

5)      Sampul Berjendela (Window)

c.       Lipatan Surat

Surat yang telah dipersiapkan perlu dijaga agar tetap rapi pada saat dimasukkan ke dalam sampul surat.   Agar surat dapat dimasukkan dengan rapi, kertas surat harus dilipat, sehingga sesuai dengan ukuran sampul surat yang dipergunakan.

Ada beberapa teknik melipat surat yang efisien dengan menggunakan kertas ukuran A4,  di antaranya  :

1)      Lipatan Tunggal (Single Fold)

Caranya  : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.

Contoh  :

2)      Lipatan Baku  (Standar Fold)

Caranya  :  Kertas dibagi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

3)      Lipatan Baku Rendah (Low Standar Fold)

Caranya  :  Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

Contoh  :

4)      Lipatan Akordion (Accordion Fold)

Caranya   :  Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

Contoh  :

5)      Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

Caranya  :  Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil).  Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

Contoh  :

6)      Lipatan Perancis (French Fold)

Caranya : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1).  Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2

Contoh  :

7)      Lipatan Baron (Baronial Fold)

Caranya  :  Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3).  Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

Contoh  :

8)      Lipatan Sejajar Ganda  (Parallel Double Fold)

Caranya  :   Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat  (lipatan ke 1).  Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2)

Contoh  :

1              2

Tugas Mandiri

Latihan 1

Buatlah koleksi dokumen pribadi yang berguna untuk kpentingan masa depan Anda.

Pilihan Koleksi Dokumen  :

a.         Dokumen Pendidikan

b.         Dokumen Kesehatan

c.         Dokumen Identitas Diri

d.         Dokumen Prestasi

Latihan 2

Buatlah secara kelompok Bentuk-Bentuk Surat Resmi !

Caranya :

a.         Satu kelompok terdiri dari  4-5 orang

b.         Masing-masing kelompok membuat 3 contoh bentuk surat

c.         Tugas dibuat di atas kertas karton ukuran Folio atau F4

(21,5 cm  X  33,00 sm)

d.         Analisa perbedaan dan persamaan ketiga kelompok surat tersebut !

Latihan 3

a.         Carilah secara kelompok ”Contoh Surat Resmi Niaga”  atau ”Surat Resmi Dinas”

b.         Diskusilah dengan kelompok, kebijakan penulisan  :

1)        Nomor Surat

2)        Alamat Dalam

3)        Salam Pembuka dan Salam Penutup

c.         Hasil Diskusi dipresentasikan di depan kelas

Latihan 4

Buatlah Klipping  :

a.         Macam-macam ukuran kertas dan jenis kertas yang biasa dipakai untuk surat menyurat

b.         Macam-macam sampul surat

c.         Macam-macam lipatan surat

BAB  II

PRAKTEK SURAT-MENYURAT

Bahasa surat adalah bahasa tertulis yang dipergunakan dalam kegiatan surat menyurat yang intinya menyampaikan informasi dari penulis, baik berupa ide, keterangan, tanggapan dll kepada pihak pembaca surat.   Kecermatan memilih kata, kepandaian menyusun kalimat dan alinea sehingga terwujud bahasa surat yang baik, mencerminkan kecerdasan, keterampilan, dan kepribadian dari penulis surat.

Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu  :

A.      Nada bahasa surat yang tepat

Nada dan gaya bahasa surat berpengaruh terhadap makna isi surat.  Nada beberapa jenis surat biasanya berbeda sesuai dengan maksud penulisan surat.  Tetapi apapun yang ditulis hendaknya tetap memperhatikan tata krama berbahasa.

B.       Bahasa dan kalimat yang tepat

Agar tidak salah menafsirkan inti surat, hendaknya pilih dan pergunakanlah kalimat-kalimat sederhana yang mudah dipahami.

C.       Rumusan isi surat yang tepat

Isi surat dirumuskan secara singkat dalam ”Hal atau Perihal Surat”.   Rumusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat.

D.      Kejelasan makna

Agar bahasa surat tidak memiliki makna ganda, maka  :

1.      Hindari pemakaian kata atau kalimat yang berbelit-belit dan panjang

2.      Pergunakan ejaan dan tanda baca dengan tepat

3.      Hindari singkatan kata yang belum umum dipergunakan

E.       Pengaturan alinea yang tepat

Alinea adalah himpunan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan dengan jelas.  Alinea yang sempurna hanya mengandung satu pokok persoalan yang dituangkan dalam beberapa buah kalimat sederhana yang satu sama lain saling berkaitan.

Mengingat salah satu fungsi surat yaitu sebagai cermin kondisi perusahaan dan kepribadian pengelola perusahaan, maka dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan hal-hal berikut  :

A.    Pemilihan kertas surat dan sampul surat yang berkualitas

B.     Bebas dari kesalahan  :

1.      Bahasa, misalnya kesalahan penggunaan kata, istilah, kalimat, ejaan, tanda baca, pengaturan alinea, dan lain-lain yang berkaitan dengan kaidah bahasa

2.      Pengetikan, misalnya kesalahan pengetikan huruf, hasil pengetikan tidak jelas, kesalahan pemilihan bentuk surat,dll.

3.      Perlengkapan, misalnya surat tidak dibubuhi tanggal pembuatan surat, tanda tangan, cap perusahaan, biaya perangko tidak mencukupi, dll.

Di bawah ini disajikan beberapa contoh surat resmi yaitu  :

A.    Surat Niaga  (Contoh  1  s.d.  10)

B.     Surat  Pribadi dan Surat Dinas    (11  s.d.  20)

Contoh 1  :  Surat Perkenalan/Promosi Penjualan

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

2 Juli 2010

Nomor             :  102/IR/Gr/7-10

Lampiran         :  2 lembar

Hal                  :  Perkenalan

Kepada

Yth. Pemilik Toko Gramedia

Jalan Merdeka No. 132

Bandung

Dengan hormat,

Dengan ini kami perkenalkan, perusahaan kami yang bergerak dalam penyediaan ATK dan Mesin-Mesin Kantor Modern partai besar.  Katalog dan daftar harga terbaru, kami lampirkan bersama surat ini.

Merupakan penghargaan tertinggi bagi kami, apabila Saudara bersedia mempertimbangkan tawaran kami untuk memulai kerja sama bisnis.

Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Direktur

Contoh 2  :  Surat Permintaan Penawaran

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  103/IR/Pr/7-10                              2 Juli 2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Permintaan Penawaran

Kepada

Yth. Direktur PT PRIMA JAYA

Jalan Sultan Hasanudin No. 345

Tangerang

Dengan hormat,

Berhubung saat ini kami sangat membutuhkan beberapa produk untuk melengkapi persediaan, maka dapatlah kiranya Saudara memberikan informasi harga untuk produk-produk  di bawah ini   :

1.      Komputer Pentium 4 dengan berbagai merek

2.      Laptop 14” dengan berbagai merek

3.      Printer dengan berbagai merek

Bila harga-harga yang ditawarkan cukup bersaing, kami akan lanjutkan dengan pesanan barang.

Kami menunggu informasi Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Direktur

Contoh 3 : Surat Penawaran

PT PRIMA JAYA

Jalan Sultan Hasanudin No. 345 ‘ 021-7756432

TANGERANG

Nomor             : 234/PPJ/PN/10                                    5  Juli 2010

Lampiran         : 1 lembar

Hal                  :  Penawaran Harga

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Menanggapi surat Saudara no. 103/IR/Pr/7-10 tertanggal 2 Juli 2010, maka dengan ini kami lampirkan daftar harga produk-produk yang Saudara butuhkan.  Harga tersebut sudah termasuk PPN dan ongkos kirim.

Selain itu, kepada para pembeli kami berikan pelayanan seperti berikut  :

1.        Masa garansi  1 tahun

2.        Pembelian di atas Rp. 10.000.000,00 kami berikan discount 10 %

3.        Pembayaran dapat dilakukan dengan cara :

a.         40 % pada saat barang diterima

b.         Sisanya 60 % harus sudah lunas dalam jangka waktu 2 bulan sejak barang diterima

Demikianlah penawaran dari kami dan kami menunggu pesanan Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Albee Nazarudin

Manager Pemasaran

Contoh 4  :  Surat Pesanan

TOKO LAKSANA ABADI

Jalan Sersan Bajuri No. 453 ‘ 776453

Bandung

Nomor             :  34/La.T/PSN/2010                           9 Juli 2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Pesanan Mesin Kantor

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang kami terima dari perusahaan Saudara, kami tertarik untuk memesan barang-barang tersebut di bawah ini  :

1.      Mesin Tik Electric Brother type 443               10 unit

2.      Komputer Samsung Penthium 4                     10 unit

3.      Printer Epson Type C 43 SX                          10 unit

4.      Airphone Visicom                                           10 unit

Pembayaran kami mohon secara kredit (2 x angsuran) dengan ketentuan 40 % pada saat penyerahan barang dan sisanya 60 %  akan dibayar dua bulan setelah barang kami terima.   Apabila Saudara setuju dengan permohonan kami, kami harap barang dapat kami terima paling lambat akhir bulan ini.

Kami menunggu kabar dari Saudara.

Hormat kami,

Nurmaya Novistira

Manager Pemasaran

Contoh  5   :   Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  104/IR/La.T/7-10                               12 Juli 2010

Lampiran         :  1 Lembar

Hal                   :  Pemberitahuan

Kepada

Yth. Pemilik Toko LAKSANA ABADI

Jalan Sersan Bajuri No. 453

Bandung

Dengan hormat,

Surat Saudara nomor   34/La.T/PSN/2010   tertanggal 9 Juli 2010 telah kami terima, dan kami menerima permohonan yang Saudara ajukan.

Barang-barang pesanan Saudara berupa  :

1.        Mesin Tik Electric Brother type 443                10 unit

2.        Komputer Samsung Penthium 4                                   10 unit

3.        Printer Epson Type C 43 SX                            10 unit

4.        Airphone Visicom                                            10 unit

Pada hari ini telah kami kirimkan menggunakan kendaraan box nomor polisi D 0805 AD.

Bersama ini kami lampirkan selembar faktur dengan nomor 14325.  Sesuai kesepakatan, pembayaran sebesar 40 % harap Saudara serahkan langsung kepada petugas kami yang mengantarkan barang ke tempat Saudara.

Kami harap barang-barang pesanan Saudara dapat memuaskan Saudara.

Hormat kami,

Nurlaeli Fauziyah

Manager Pemasaran

Contoh 6  : Surat Pengaduan

TOKO LAKSANA ABADI

Jalan Sersan Bajuri No. 453 ‘ 776453

Bandung

14 Juli 2010

Nomor             :  35/La.T/PSN/2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Pengaduan

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beeritahukan, bahwa kiriman barang Saudara telah kami terima dengan baik sesuai dengan pesanan kami.

Tetapi kami sangat kecewa setelah menerima faktur, ternyata Saudara memperhitungkan harga mesin tik elektrik senilai Rp. 1.500.000,00/unit, padahal  informasi  harga  sebelum  pemesanan  barang    hanya     senilai

Rp. 1.300.000,00/unit.  Kami harap Saudara segera mempertimbangkan kembali penetapan harga tersebut.

Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Nurmaya Novistira

Manager Pemasaran

Contoh 7  :  Surat Tanggapan Pengaduan

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  105/IR/La.T/7-10                           16 Juli 2010

Lampiran         :   1 Lembar

Hal                   :   Tanggapan Pengaduan

Kepada

Yth. Pemilik Toko LAKSANA ABADI

Jalan Sersan Bajuri No. 453

Bandung

Dengan hormat,

Menanggapi surat pengaduan Saudara no. 35/La.T/PSN/2010 tertanggal 14 Juli 2010, dengan ini kami jelaskan sebagai berikut  :

Setelah kami periksa kembali rincian harga yang tercantum pada faktur tersebut,  ternyata kesalahan ada pada pihak kami.   Harga mesin tik elektrik yang benar adalah Rp. 1.300.000,00/unit sesuai dengan penawaran kami sebelumnya.  Untuk itu, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya.  Bersama ini, kami lampirkan kembali sehelai faktur sebagai pengganti faktur sebelumnya.

Mudah-mudahan kita tetap dapat menjalin kerja sama yang baik.

Hormat kami,

Nurlaeli Fauziyah

Manager Pemasaran

Contoh 8  : Surat Pemberitahuan Pembayaran

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  106/IR/An/7-10                           20 Juli 2010

Lampiran         :  1 Lembar

Hal                   :  Pemberitahuan Pembayaran

Kepada

Yth. Direktur PT ANDALAS

Jalan Surapati No. 56

Padang

Dengan hormat,

Dengan ini kami informasikan bahwa sesuai dengan perjanjian semula, sisa pembayaran sebesar Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) telah kami transfer ke Rekening Saudara melalui Bank Mandiri Cabang  Cimahi.  (Bukti transfer terlampir).

Atas perhatian dan pelayanan yang baik dari Saudara, kami ucapkan terima  kasih.

Hormat kami,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Direktur

Contoh 9 :  Surat Permohonan Penangguhan Pembayaran

TOKO BINA PENDIDIKAN

Jalan Si Singamangaraja No. 3 ‘ 0262-5532142

GARUT

Nomor             :  67/BP/PB/2010                             20 Juli  2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Penangguhan

Pembayaran

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan perihal sisa pembayaran utang kami sebesar Rp. 12.000.000,00 yang seharusnya sudah kami lunasi tanggal 25 Juli 2010 mendatang.

Tetapi berhubung omzet penjualan kami dalam sebulan terakhir ini menurun, maka kami tidak dapat melunasi utang kami pada saat jatuh tempo nanti.  Kami mohon kebijakan Saudara, agar pembayaran utang tersebut dapat kami tangguhkan sampai dengan tanggal 5 Agustus 2010.

Atas kesediaan Saudara mempertimbangkan permohonan ini, sebelumnya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Nurjannah Fitriani

Pemilik Toko

Contoh 10 : Surat Penagihan

PT SARANA MODERN

Jalan Proklamasi No. 23 ‘ 021-443254

JAKARTA PUSAT

27 Juli 2010

Nomor             :  128/SAMON/07/2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Tagihan

Kepada

Yth. Disrektur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami bermaksud mengingatkan bahwa kewajiban Saudara untuk melunasi sisa pembayaran utang sebesar Rp. 5.000.000,00 (Lima Juta Rupiah) dengan Faktur No. 3425 atas pembelian Alat Tulis Kantor, telah lewat jatuh tempo 2 minggu yang lalu.

Kami menunggu penyelesaian pembayaran dengan segera, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Muhamad Fajar Sidiq

Sales Manager

Contoh 11  :  Surat Lamaran Kerja

Cimahi,  28 Maret 2010

Kepada

Yth. Manager Personalia PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Hal  :  Lamaran Kerja

Dengan hormat,

Berdasarkan  informasi dari  iklan  perusahaan Bapak yang saya baca di  Internet perihal lowongan pekerjaan sebagai tenaga Recepcionist, maka dengan ini saya  :

N a m a                                     :  Siti Nurlaela

Tempat,Tanggal Lahir           :  Cimahi,  8 Mei  1992

Pendidikan Terakhir               :  SMK Kelompok Bisnis dan Menejemen

Kompetensi Keahlian Administrasi Pekantoran

Status                                        :  Belum Menikah

Alamat                                      :  Perumahan Puri Cipageran Indah I Blok C No. 14

Cimahi Utara

bermaksud mengisi lowongan pekerjaan tersebut.

Saya  baru  menamatkan  pendidikan. Oleh karena itu, saya belum memiliki pengalaman bekerja.  Walaupun demikian, dengan bekal ilmu yang saya miliki, saya yakin mampu menyelesaikan semua pekerjaan yang berkaitan dengan tugas sebagai recepcionist di perusahaan Bapak.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan ijazah dan surat-surat penting lainnya serta pasphoto terakhir.

Atas kesediaan Bapak mempertimbangkan permohonan saya, sebelumnya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Pelamar

Siti Nurlaela

Lampiran  :   5 lembar

Contoh  12  :  Surat Panggilan Wawancara

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

3 April 2010

Nomor                   :  110/IR/Nu/8-10

Lampiran              :   -

Hal                         :  Panggilan Wawancara

Kepada

Yth. Sdri. Siti Nurlaela

Perumahan Puri Cipageran Indah I Blok C 14

Cimahi

Dengan hormat,

Sehubungan surat Saudara tertanggal  28 Maret  2010 tentang lamaran pekerjaan, maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk melaksanakan wawancara, pada  :

Hari, Tanggal                       :  Kamis, 8  April  2010

Waktu                                    :  09.00 WIB

Menghadap                          :   Ibu Beta Murdiani

(Manager Personalia)

Agar pelaksanaan wawancara berjalan lancar, kami harap Saudara membawa semua berkas asli yang dilampirkan dalam surat lamaran dan membawa surat panggilan ini.

Kami menunggu kehadiran Saudara tepat pada waktunya.

Hormat kami,

Beta Murdiani, A.Md.

Manager Personalia

Contoh 13  :  Surat Keputusan

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA

PT INSAN REMAJA

Nomor : 125/IR/Nu/8-10

TENTANG FORMASI KARYAWAN

Menimbang : a.     Bahwa calon karyawan ybs. mempunyai latar belakang pendidikan dan keterampilan di bidang Administrasi Perkantoran 

b.     Bahwa calon karyawan ybs. mempunyai motivasi yang tinggi untuk mengaplikasikan ilmu yang dimilikinya

Mengingat : Surat Edaran Direktur Utama tentang pengangkatan sejumlah karyawan untuk mengisi formasi pekerjaan di PT INSAN REMAJA
Memperhatikan : a.     Memperhatikan hasil wawancara antara Manager Personalia dengan calon karyawan ybs. pada tanggal  8 Juli 2010 

b.     Dedikasi dan loyalitas kerja karyawan ybs. selama dalam masa percobaan (3 bulan)

MEMUTUSKAN :
Menetapkan : Calon karyawan yang bernama Siti Nurlaela (18 tahun) tercatat sebagai karyawan tetap PT INSAN REMAJA terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2010 pada Bagian Sekretariat.

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di   : Cimahi

Tanggal            : 1 Agustus 2010

Direktur Utama,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Contoh 14  : Surat Perjanjian Kerja

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

PERJANJIAN KERJA

Yang bertanda tangan di  bawah ini  :

I.                     Nama                               : Ir. Nur Rijal Fauzan

Jabatan                            : Direktur Utama PT INSAN REMAJA

Alamat                             : Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama

II.                    Nama                              : Siti Nurlaela

Tempat,Tgl Lahir             : Cimahi, 8 Mei 1992

Status                              : Belum menikah

Alamat                             : Perumahan Puri Cipageran Indah I

Block C – 14 Cimahi Utara

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua

Kedua belah pihak telah mengadakan perjanjian kerja dengan kesepakatan sebagai berikut   :

Pasal 1

Pihak kedua tercatat sebagai karyawan terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2010 dengan status sebagai karyawan tetap.

Pasal 2

Pihak kedua ditempatkan sesuai dengan keahlian yang dimilikinya yaitu di Bagian Sekretariat

Pasal 3

Pihak kedua mempunyai hak yang wajib diterima selama tercatat sebagai karyawan tetap perusahaan yaitu  :

a.      Gaji pokok sesuai standar yang ditetapkan perusahaan

b.     Tunjangan kesehatan untuk karyawan dan keluarga (satu istri dan dua anak)

c.      Biaya transportasi dan uang makan

d.     Hak cuti tahunan selama 1 (satu) minggu

Pasal 4

Pihak kedua setuju nebgikuti jam kerja perusahaan yaitu selama 6 (enam) hari kerja.  Jumlah jam kerja efektif 40 jam dalam satu minggu

Pasal 5

Pihak kedua sanggup bekerja lembur, bila menurut pimpinan perusahaan hal tersebut dianggap perlu.  Pihak kedua berhak memperoleh uang lembur sesuai aturan yang berlaku di perusahaan.

Pasal 6

Pihak kedua bersedia mentaati segala peraturan yang berlaku di perusahaan dan bersedia dikenakan sanksi apabila melanggarnya

Pasal 7

Pihak pertama dan pihak kedua bersedia menjaga hak dan kewajiban masing-masing pihak dengan penuh rasa tanggung jawab

Pasal 8

Perjanjian kerja ini mulai berlaku sejak ditandatanganinya surat ini oleh kedua belah pihak.

Dibuat di                : Cimahi

Tanggal                  : 31 Juli 2010

Pihak Pertama,                                                                Pihak Kedua,

Ir. Nur Rijal Fauzan                                                            Siti Nurlaela

Saksi ,

Beta Murdiani, A.Md.

Manager Personalia

Contoh 15  : Surat Undangan

PT MAJU SEJAHTERA

Jalan Dipati Ukur No. 234

Bandung

25 Juli 2010

Nomor             :  136/MS/KI/2010

Lampiran                     :  -

Hal                   :  Undangan

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Dalam rangka peresmian gedung kami  yang baru, kami mengharapkan kehadiran Bapak pada  :

Hari, Tanggal :  Sabtu, 30 Juli 2010

Waktu                        :  20.00 s.d. selesai

Tempat                      :  Gedung Pertemuan

PT MAJU SEJAHTERA

Acara                         :  1. Silaturakhmi

2. Peresmian Gedung oleh Ketua KADIN

Merupakan suatu kehormatan bagi kami, apabila Bapak bersedia memenuhi undangan kami.

Kami menunggu kehadiran Bapak tepat pada waktunya.

Hormat kami,

Muhamad Fajar Sidiq

Direktur

Contoh 16 : Surat Tugas

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

SURAT TUGAS

Nomor   :  130/IR/No/7-10

Direktur PT INSAN REMAJA dengan ini memberikan tugas kepada  :

Nama                                       :  Nurmaya Novistira

Tempat,Tanggal Lahir :  Bandung, 25 Nopember 2010

Jabatan                         :  Kepala Bagian Sekretariat

Untuk mengikuti pelatihan Manajemen Informasi Sekolah selama 5 (lima) hari terhitung mulai tanggal  1 Agustus 2010 s.d. 5 Agustus 2010 bertempat di  :

Pusat Pendidikan dan Latihan

Dinas Tenaga Kerja Jawa Barat

Jalan Naripan No. 45

Bandung

Demikianlah surat tugas ini kami buat untuk dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.

Cimahi,  31 Juli 2010

Direktur,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Contoh  17 : Surat Kuasa

PT LAKSANA MEKAR

Jalan Sumur Bandung No. 345

BANDUNG

SURAT KUASA

Nomor  :  236/PTLM/07/10

Direktur utama PT LAKSANA MEKAR dengan ini memberikan kuasa kepada  :

Nama                           :  Candra Darmawan, SE

Jabatan                       :  Manager Pemasaran

Alamat Rumah            :  Perumahan  Cipunagara

Blok D 15  Bandung

Untuk             :  Menandatangani MOU tentang kerja  sama bisnis

Bertempat di :   PT INSAN REMAJA Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi

Hari, Tanggal :   Senin, 2 Agustus 2010

Waktu            :    10.00  s.d.  selesai

Surat kuasa ini kami buat dengan sesungguhnya, agar yang berkepentingan maklum.

Bandung,  2 Agustus 2010

Penerima Kuasa,                                              Pemberi Kuasa,

Candra Darmawan, SE                                     Ir. Karim Abdullah

Contoh 18 : Surat Rekomendasi

PT JAYA SENTOSA

Jalan Sultan Hasanudin No. 100

CIANJUR

Nomor             :  325/Jasen/100/2010                       30 Juli  2010

Lampiran         :  -

Hal                   :  Keterangan Tentang

Sdri. Lisnawati

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Direktur PT JAYA SENTOSA menerangkan dengan sesungguhnya bahwa  :

Nama                             :  Lisnawati

Tempat, Tanggal Lahir   :  Bandung,  12 Januari 1987

Pendidikan Terakhir      :  SMK Kelompok Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Adalah benar karyawan kami terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2007 s.d. 31 Mei 2010.  Alasan yang bersangkutan mengundurkan diri adalah karena harus pindah tempat tinggal.  Selama menjadi karyawan kami, yang bersangkutan selalu menunjukkan loyalitas dan disiplin yang tinggi.

Demikianlah keterangan ini kami buat, semoga ada manfaatnya bagi Bapak dalam memberikan pertimbangan kepada yang bersangkutan.

Hormat kami,

Direktur,

Rita Sahara, A,Md.

Contoh 19 : Surat Referensi

PT PANTANG RUGI

Jalan Kiansantang No. 56

BANDUNG

Nomor             :  876/PPR/Ref./2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Referensi Dagang

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

RAHASIA

Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal 25 Juli 210 tentang permintaan referensi PT ABADI SELALU yang beralamat di Jalan Astana Anyar Bandung, maka dapat kami informasikan bahwa  :

Kami memulai hubungan bisnis dengan PT ABADI SELALU sejak tahun 2005.  Selama menjalin hubungan kerja sama, belum pernah sekalipun kami dikecewakan terutama dalam masalah pembayaran.  Transaksi bisnis kami sampai saat ini masih berjalan cukup baik.

Demikianlah surat referensi ini kami buat, semoga dapat dipergunkan seperlunya.

Bandung, 2 Agustus 2010

Direktur,

Ir. Danny Trisandi

Contoh 20  : Surat Peringatan

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  187/IR/La/8-10

Lampiran         :  1 Lembar

Hal                  :  Peringatan I

Kepada

Yth. Sdr. Agus Sudarman

Jalan Kepatihan No. 63

Bandung

Berdasarkan data kehadiran karyawan selama bulan Juni – Juli 2010, menunjukkan persentase kehadiran Saudara hanya 70 %. Alasan ketidakhadiran Saudara ke tempat kerja tidak jelas.  Data kehadiran karyawan a.n. Saudara kami lampirkan besama surat ini.

Jika hal ini terjadi terus menerus, maka jelas akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, kami mengingatkan Saudara agar lebih meningkatkan kedisiplinan Saudara.

Atas peerhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Cimahi,  2 Agustus 2010

a.n. Direktur,

Manager Personalia,

Beta Murdiani, A.Md.

Tugas Mandiri  :

Latihan 1

1.      Buatlah konsep surat bisnis 10 buah sesuai perintah dari Guru Anda

2.      Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA

3.      Ketiklah konsep tersebut menggunakan mesin tik

4.      Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.

Latihan 2

1.      Buatlah konsep surat dinas 10 buah sesuai perintah dari Guru Anda

2.      Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA

3.      Ketiklah konsep tersebut menggunakan Komputer

4.      Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.

BAB  III

MENATA DOKUMEN

Agar terciptanya tertib administrasi, maka setiap surat yang muncul baik itu surat masuk maupun surat keluar perlu ditangani secara tertib dan teratur.  Langkah paling awal yang harus dilakukan pada saat munculnya surat yaitu melakukan pencatatan.

A.      Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Apabila sistem penanganan dokumen menggunakan Sistem Buku Agenda, maka pencatatan surat dilakukan di Buku Agenda.

Untuk surat-surat masuk dicatat pada Buku Agenda Surat masuk  dan untuk surat-surat keluar dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar.

Contoh format  :

Buku Agenda Surat Masuk

No. Urut Tgl. Terima Surat Pengirim Perihal Diteruskan Kepada Kode Arsip
Tgl Nomor
1 2 3 4 5 6 7

Petunjuk Pengisian  :

Kolom  1 =  Diisi dengan nomor urut surat yang diterima
Kolom  2 =  Diisi dengan tanggal diterimanya surat
Kolom  3 =  Diisi dengan tanggal dan nomor surat
Kolom  4 =  Diisi dengan alamat pengirim surat
Kolom  5 =  Diisi dengan perihal surat yang dapat menginformasikan isi   surat secara keseluruhan
 

 

 

 

Kolom  6 =  Diisi apabila surat masuk mendapat disposisi dari pimpinan.   Kolom ini diisi dengan alamat disposisi maksudnya siapa yang mendapat disposisi dari pimpinan, misalnya Sekretaris, Manager Pemasaran, dll. 

Cara pendistribusian ke alamat disposisi yaitu dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

Kolom  7 =  Diisi dengan kode arsip yang dipergunakan di perusahaan

Buku Agenda Surat Keluar

No. 

Urut

Surat Dikirim Kepada Perihal Keterangan Lampiran Kode Arsip
Tgl. Nomor
1 2 3 4 5 6

Petunjuk Pengisian :

Kolom  1 =  Diisi dengan nomor urut surat keluar
Kolom  2 =  Diisi dengan tanggal dan nomor surat
Kolom  3 =  Diisi dengan alamat tujuan surat
Kolom  4 =  Diisi dengan perihal surat yang dapat menginformasikan isi  surat secara keseluruhan
Kolom  5 =  Diisi dengan jenis dokumen yang dilampirkan, misalnya :  faktur, bukti transfer, katalog, dll.
Kolom  6 =  Diisi dengan kode arsip yang dipergunakan di perusahaan

Setelah surat-surat selesai dicatat, baru dilakukan langkah-langkah penanganan berikutnya yaitu pemberian disposisi pimpinan menggunakan lembar disposisi apabila surat masuk perlu ditindaklanjuti,  pendistribusian surat menggunakan Buku Ekspedisi, pemrosesan oleh pihak yang mendapat disposisi,  sampai akhirnya dilakukan langkah terakhir yaitu pengarsipan surat.

Sistem pengarsipan yang dipergunakan, biasanya tergantung kebijakan dari masing-masing perusahaan.  Beberapa sistem pengarsipan yang biasa dipergunakan yaitu sistem abjad, sistem masalah (subjek), sistem tanggal, sistem wilayah, sistem nomor, dan sistem kombinasi.

Pada modul ini, akan dijelaskan secara garis besar langkah-langkah pengarsipan menggunakan sistem abjad.

B.   Pengarsipan Sistem Abjad

Langkah-Langkah yang harus dilakukan apabila menggunakan sistem abjad adalah sebagai berikut  :

1.      Carilah judul surat

Cara menentukan judul surat yaitu untuk surat masuk judul suratnya yaitu kepala surat, sedangkan untuk surat keluar judul suratnya yaitu  alamat tujuan.

2.      Tentukan Indeks Surat

Caranya nama perusahaan dijadikan unit 1 dan wadah usahanya dijadikan unit 2.

Contoh :  PT INSAN REMAJA diindeks menjadi INSAN REMAJA. Perseroan Terbatas

3.      Tentukan Kode Arsip

Caranya dari Indeks Surat ambil dua huruf pertama dari kata pertama, huruf pertama pakai huruf besar dan huruf kedua pakai huruf kecil.  Contoh  : INSAN REMAJA,Perseroan Terbatas  kode arsipnya yaitu  In.

4.      Penulisan Kode Arsip pada surat

Caranya tulis kode arsip di ujung kanan sebelah atas surat menggunakan pinsil

5.      Pengelompokkan Surat berdasarkan asal surat

Surat yang akan diarsipakan dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar

6.      Pengelompokkan surat berdasarkan Kode Arsip

Caranya untuk surat-surat yang sudah dikelompokkan berdasarkan asal surat, kita kelompokkan lagi berdasarkan kode arsip.  Apabila ada beberapa surat yang kode arsipnya sama maka surat disusun dengan cara tanggal surat termuda disimpan paling bawah dan tanggal surat yang terakhir  disimpan paling atas

7.      Penulisan data surat yang akan diarsipkan pada buku klapper atau kartu indeks

8.      Pemberian guide dan tab sebagai pembatas

Surat siap diarsipkan pada tempat arsip (Filling Cabinet, Bussiness File,atau yang lainnya).  Sebagai pembatas pergunakanlah guide dan tab.

Tugas Mandiri

Latihan 1

a.         Siapkanlah naskah surat bisnis baik surat masuk maupun surat keluar sebanyak 10 buah

b.        Lakukanlah penanganan surat (Mail Handling) menggunakan sistem buku agenda

c.         Lakukanlah penyimpanan surat (Filling System) menggunakan sistem abjad

Latihan 2

a.         Siapkanlah naskah surat pribadi dan dinas baik surat masuk maupun surat keluar sebanyak 10 buah

b.        Lakukanlah penanganan surat (Mail Handling) menggunakan sistem buku agenda

c.         Lakukanlah penyimpanan surat (Filling System) menggunakan sistem abjad

About these ads
This entry was posted in categories. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s