Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja

BAB  I

TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja.  Materi lebih menekankan pada sharing pendapat dengan membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja.  Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri.

A. Tata Persuratan (Mail Handling)

Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali.

1. Sistem Buku Agenda

Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut  :

  1. Buku Agenda Surat Masuk

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaan

  1. Buku Agenda Surat Keluar

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan

  1. Buku Ekspedisi Intern

Kegunaannya yaitu   :

1)      Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

2)      Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

  1. Buku Ekspedisi Ekstern

Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.

Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk

1)      Surat diterima oleh bagian penerimaan surat

2)      Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.

3)      Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.

4)      Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)

5)      Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.

6)      Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha

7)      Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat

masuk pada kolom “diteruskan kepada”  yaitu pihak yang mendapat disposisi.

8)      Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern

9)      Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian

10)  Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.

b. Surat Keluar

1)      Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan  surat

2)      Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)

3)      Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan

4)      Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)

5)      Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)

6)      Naskah surat diteliti kerapihan dan  kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris

7)      Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup.

8)      Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani

9)      Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar

10)  Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi  dan siap dikirimkan.  Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern

11)  Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.

2. Sistem Kartu Kendali

Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah  :

  1. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat bisaa)
  2. Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya
  3. Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku.

Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:

  1. Surat Penting

1)      Surat Masuk

a)      Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk  diterima oleh Bagian Penerima

b)      Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat

c)      Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali

d)      Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan

e)      Surat penting dan  kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat

f)       Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali

g)      Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks

h)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha

i)        Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinan

j)        Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah.  Sedangkan Kartu Kendali  II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses

k)      Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha

l)        Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat

m)   Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha

n)      Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi  disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.

o)      Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip

2)      Surat Keluar

a)      Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat

b)      Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan

c)      Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah

d)      Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah

e)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.

f)       Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali  III diserahkan ke Bagian Penata Arsip

g)      Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah dikirim

h)      Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip

  1. Surat Biasa

1)      Surat Masuk

a)      Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima  Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat

b)      Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2.  Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama

c)      Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah

d)      Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa  II diarsipakan di Unit pengolah

2)      Surat Keluar

a)      Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2

b)      Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian  Pencatat

c)      Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa  I disimpan.

d)      Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar

Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.

  1. Surat Rahasia

1)      Surat Masuk

a)      Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat

b)      Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat

c)      Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia

d)      Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah

e)      Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah

f)       Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima

g)      Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah

2)      Surat Keluar

a)      Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.

b)      Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan

c)      Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan

d)      Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.

B. Tata Kearsipan  (Filling System)

Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu  :

  1. Sistem Tanggal
  2. Sistem Abjad
  3. Sistem Masalah
  4. Sistem Wilayah
  5. Sistem Nomor
  6. Sistem Kombinasi

Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip,  sedangkan prosedur  kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.

1. Prosedur Penyimpanan Arsip

a.      Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper

b.      Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar

c.       Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar

d.      Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil

e.      Siapkan Guide dan Tab

f.        Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya)

2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

a.         Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku Klapper

b.         Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan

3. Prosedur Peminjaman Arsip

a.      Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3

b.      Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.

Tugas Mandiri  :

  1. Amati kegiatan tata persuratan dan kearsipan di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
  2. Hasil Pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan
  3. Presentasikan di depan kelas

BAB  II

ADMINISTRASI  KEPEGAWAIAN

A. Rekrutmen

Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai,  yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan.   Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.

Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu.  Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan.

Setelah pasti ada formasi yang kosong,  maka baru diadakan serangkaian  kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

1      Media Penarikan Pegawai

Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja.

Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga pendidikan,  dan open house.

Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti surat selebaran, pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar  dan majalah. Selain itu, lowongan pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop.

Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman dengan seluas-luasnya melalui media

massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran.

Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi :

a.         Jumlah dan jenis lowongan,

b.         Syarat yang harus dipenuhi,

c.          Alamat tempat lamaran diajukan,

d.         Batas waktu pengajuan lamaran,

e.         Lain-lain yang dianggap perlu.

Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu menetapkan blangko permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit kepegawaian untuk merencanakan penarikan pegawai. Atas dasar permintaan tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan pekerjaan tersebut.

Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar pekerjaan. Data pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar.  Daftar itu berguna sebagai  bahan pertimbangan ketika diadakan penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus dibalas baik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak.

Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :

Unit Kerja Jabatan Jumlah L/P Syarat Lebih Disukai
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Tata Usaha 

Pemasaran

Juru Ketik 

Sekretaris

Salesmen

3 orang 

1 orang

4 orang

P

L/P

a)  SMTA 

b)  program D3

c)  Mengetik

a) Program D3

b) Komputer

c) Mengetik

a) SMTA

b) Bahasa Inggris

c) Bahasa Daerah

Sudah berpengaman 

Aktif berbahasa Inggris

Memiliki kendaraan sendiri

2.         Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki.

Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja.  Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru.  Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.  Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru,  yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal.  Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan.   Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

B. Disiplin Kerja Pegawai

Untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang tinggi dibutuhkan tingkat kedisiplinan yang tinggi pula.   Disiplin mempunyai arti yang dalam,  karena ia muncul dari perasaan dan sikap seorang pegawai terhadap  pekerjaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk perilaku atau tindakan.  Disiplin mempunyai kualitas psikologis, oleh karena itu,  selalu terlihat secara tidak langsung yaitu melalui perilaku atau tindakan yang mencerminlkan kualitas psikologis.  Demikianlah maka wujud akhir dari suatu disiplin adalah perilaku atau tindakan yang memenuhi tuntutan suatu pekerjaan secara wajar.

C. Daftar Urut Kepangkatan

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai atau karyawan dalam susunan kepegawaian yang digunakan sebagai dasar pengajuan jabatan.

Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengan kerangka susunan organisasi.

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan kriteria tertentu sebagai prioritas.

Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai  adalah sebagai berikut  :

1.       Pangkat/Golongan

2.       Masa Kerja

3.       Latihan Jabatan

4.       Pendidikan

5.       Umur

6.       Prestasi Kerja

7.       Loyalitas

8.       Dedikasi

9.       Kepemimpinan

10.   Kemampuan Teknis

11.   Kemampuan manajerial dan ketentuan lainnya.

D. Mutasi, Promosi, dan Demosi Pegawai

Mutasi adalah suatu proses pemindahan jabatan atau kedudukan yang dipegang oleh seorang pegawai ke suatu jabatan lain yang dikehendaki  oleh suatu organisasi.

Dalam proses mutasi  terdapat dua kriteria  :

1.       Mutasi yang bersifat positif

Mutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian kepercayaan yang dilakukan organisasi kepada seorang pegawai untuk menduduki jabatan dengan  tanggung jawab yang lebih besar dibandingkan dengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah promosi.

2.       Mutasi yang bersifat negatif

Mutasi yang bersifat negatif  merupakan suatu proses pengurangan tanggung jawab dari jabatan sebelumnya karena melakukan tindakan pelanggaran disiplin. Mutasi negatif disebut  dengan istilah demosi.

E. Pemberhentian Pegawai

Pemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi  :

1.       Pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia

2.       Pemberhentian dengan hormat karena  :

a.       Atas permintaan sendiri

b.      Mencapai batas usia pensiun

c.       Perampingan organisasi

d.      Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai pegawai atau karyawan

3.       Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena pegawai atau karyawan melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fatal dalam menjalankan tugasnya.

Tugas Mandiri  :

1.       Amati kegiatan kepegawaian di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.       Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.       Presentasikan di depan kelas

BAB  III

ADMINISTRASI KEUANGAN

Administrasi keuangan yang akan dibahas pada bab ini hanyalah terbatas pada pengadministrasian yang sangat sederhana yaitu administrasi keuangan untuk pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan yaitu administrasi petty cash.

Petty cash yang dipersiapkan   biasanya dicadangkan untuk :

1.        Pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil, misalnya : keperluan pantry, ATK, Transportasi, konsumsi rapat, telepon,listrik, air dll.

2.        Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara pelantikan, peresmian gedung, perayaan keagamaan, dll.

3.        Pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang bersifat urgent (penting), misalnya : menjamu partner bisnis, perjalanan dinas pimpinan, dll.

Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan lainnya yaitu  :

1.        Biasanya yang mengelola Petty Cash bukan bendahara perusahaan, tetapi ditunjuk pegawai atau karyawan lain untuk mengelolanya.

2.         Besarnya Petty Cash tergantung kebijakan masing-masing perusahaan dengan menggunakan Metode Dana Tetap atau dapat juga menggunakan Metode Dana Tidak Tetap.

3.        Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari Dana Taktis.

4.        Pertanggungjawaban penggunaan keuangan dilaporkan kepada atasan atau kepada yang melimpahkan kewenangan pengurusannya.

5.        Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau setiap akhir periode, atau pada saat akan mengisi kembali dana petty cash.

6.        Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti transaksi.

7.        Bukti-bukti transaksi tersebut dikumpulkan sebagai dasar pengajuan pengisian kembali dana untuk periode berikutnya.

Contoh pengisian Bukti Transaksi Petty Cash (Kas Kecil)

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Dibayarkan kepada: 

Tubagus Bahar

No.Voucher  :  203 

Tanggal        :  16 Agustus 2010

Keterangan Jumlah
Kopi, Gula, Teh Rp.   65.000,00
Total Rp.   65.000,00
Disetujui oleh :                                                           Diterima  oleh  : 

Muhamad Baihaqi                                                Tubagus Bahar

Manager Pemasaran                                            Bagian Pantry

BUKTI PENGAJUAN DANA KAS KECIL
Dana untuk Bagian  :  Pemasaran 

Periode Kas Kecil     :  01 September 2010 s.d. 30 September 2010

Dana Awal Kas Kecil:  Rp. 10.000.000,00

Saldo                        :  Rp. 2.000.000,00

Keterangan Jumlah
Pengisian kembali dana kas kecil RP.  8.000.000,00
Total Rp.  8.000.000,00
Disetujui oleh : Manager Pemasaran 

Tanggal             : 1 September 2010

……………………………………….

Nama jelas

Diterima oleh      :   Pemegang Kas Kecil 

Tanggal                 :   1 September 2010

…………………………………

Nama jelas

Pengadministrasian Petty Cash selengkapnya dapat dipelajari pada Modul Mengelola Dana Kas Kecil (Petty Cash) karangan Dra. Sri Sudaryanti.

Tugas Mandiri  :

1.         Amati kegiatan Petty Cash di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.         Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.         Presentasikan di depan kelas

BAB  IV

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Administrasi sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai  proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana organisasi secara efektif dan efisien.   Sarana adalah semua perangkat yang secara langsung digunakan untuk menunjang kelancaran proses kerja organisasi dalam mencapai tujuan,  misalnya : mesin-mesin kantor.   Sedangkan prasarana adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses kerja di suatu organisasi, misalnya : ruang kantor, gudang, jalan, toilet, mushola, dll.

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah untuk memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana organisasi dalam rangka terselenggaranya proses kerja secara efektif dan efisien.

Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi sarana dan prasarana, yaitu  :

A. Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana bisaanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan organisasi, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :

1.                 Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menerapkan program pengadaan fasilitas organisasi, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.

Langkah-langkah perencanaannya adalah :

a.       Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan organisasi.

b.      Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu,  misalnya untuk satu triwulan.

c.       Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang  tersedia sebelumnya.

d.      Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Jika anggaran yang tersedia tidak memadai, maka perlu dilakukan seleksi.

e.      Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi  dengan cara membuat skala prioritas.

f.        Penetapan rencana pengadaan akhir.

2.                     Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut  :

a.       Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di Toko, melalui pemesanan terlebih dahulu, maupun dengan cara lelang.

b.      Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan kepada pihak-pihak tertentu.

c.       Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang lebih yang dimiliki organisasi dengan barang lain yang dimiliki organisasi lain.

d.      Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam atau menyewa.

3.                 Administrasi Sarana dan Prasarana

Setiap sarana dan prasarana perlu diadministrasikan dengan sebaik-baiknya sejak pengadaannya atau istilahnya perlu dilakukan tindakan inventarisasi sarana dan prasarana.  Inventarisasi sarana dan prasarana yaitu melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.

Langkah-langkah kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :

a.         Pencatatan sarana dan prasarana pada buku inventaris

b.         Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris.  Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris.

Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.

c.          Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang.   Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu,  misalnya seringkali dalam satu triwulan.

B. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Ditinjau dari sifat maupun waktunya,  terdapat beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana  :

1.         Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan :

a.     Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekan

b.    Pemeliharaan yang bersifat pencegahan

c.     Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan

d.    Perbaikan berat

Pemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin.

2.         Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan  :

a.    Pemeliharaan sehari-hari, misalnya  :  menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu.

b.    Pemeliharaan berkala, misalnya  :  pengontrolan genting, pengapuran tembok.

C.    Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga dari daftar inventaris berdasarkan pedoman yang berlaku.   Tujuan penghapusan adalah  :

1.    Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.

2.    Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.

3.    Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan.

4.    Meringankan beban inventaris.

Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapuskan adalah  :

1.    Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

2.    Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

3.    Barang-barang kuno yang penggunaannya sdudah tidak efisien lagi.

4.    Barang-barang yang terkena larangan untuk dipergunakan lagi.

5.    Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.

6.                   Barang-barang yang berlebihan dan tidak dipergunakan lagi.

7.                   Barang-barang yang dicuri.

8.                   Barang-barang yang diselewengkan.

9.                   Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana.

Tugas Mandiri  :

1.         Amati kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.         Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.         Presentasikan di depan kelas

STANDAR KOMPETENSI

MENGAPLIKASIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

DI TEMPAT KERJA

KOMPETENSI DASAR   :

1. TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

2. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

3. ADMINISTRASI KEUANGAN

4. ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Penyusun  :

Dra.  Sri Sudaryanti

SMK  PGRI  2  CIMAHI

2010

Tujuan Pembelajaran  :

Setelah mengikuti proses pembelajaran “Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran” di sekolah dan di tempat kerja (dunia usaha/dunia industri/instansi), peserta didik diharapkan dapat  memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam mengaplikasikan    :

1.        Tata Persuratan dan Kearsipan

2.        Administrasi Kepegawaian

3.        Administrasi Keuangan

4.       Administrasi Sarana dan Prasarana

Posted in categories | Leave a comment

Melakukan Prosedur Administrasi

Tujuan Pembelajaran  :

Setelah selesai mempelajari modul ini,  para peserta didik diharapkan memiliki :

1.      Pengetahuan tentang dokumen-dokumen kantor pada umumnya,  dan khususnya dokumen kantor  berupa surat dengan baik.

2.      Keterampilan menyusun konsep surat resmi dengan tata bahasa yang benar.

3.      Keterampilan mengetik naskah surat menggunakan mesin tik manual dengan rapi dan tepat.

4.      Keterampilan menangani surat-surat menggunakan sistem buku agenda dengan prosedur yang benar.

5.      Keterampilan mengarsipkan surat menggunakan sistem abjad dengan prosedur yang benar.

PENYUSUN  :

Dra. SRI SUDARYANTI

KK ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK PGRI 2 CIMAHI

2010

BAB  I

DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR

Dalam sejarah perjalanan  kehidupan manusia dari mulai masih dalam kandungan, aktivitas selama hidup sampai masuk liang lahat tidak terlepas dari kebutuhan akan suatu dokumen. Beberapa kemungkinan dokumen pribadi yang muncul misalnya hasil USG waktu kita masih dalam rahim, akte kelahiran, foto-foto pribadi, ijazah, penghargaan-penghargaan, KTP, Kartu Keluarga, dll. Sampai yang terakhir yaitu surat keterangan kematian saat kita masuk liang lahat.  Begitu juga dalam aktivitas kehidupan pada umumnya, misalnya aktivitas di kantor, aktivitas di Rumah Sakit, aktivitas kehidupan bermasyarakat dan dalam aktivitas-aktivitas lainnya, tidak mungkin terlepas dengan yang namanya dokumen.

A. Pengertian Dokumen

Beberapa pengertian dokumen dapat disimak dari sumber-sumber di bawah ini  :

1.      Kamus Umum Bahasa Indonesia

”Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”

2.      Kamus Umum Kepegawaian

”Dokumen adalah  :

a.       Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

b.      Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.”

3.      Kamus Bahasa Inggris Webster

”Dokumen adalah  :

a.       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan dakta-fakta

b.      Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.”

4.      Ensiklopedia

”Dokumen adalah surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.”

Dari beberapa definisi di atas, dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah semua benda yang muncul karena adanya suatu aktivitas sehingga dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

B. Macam-Macam Dokumen

Dokumen dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu menurut  :

1.      Jenisnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi, ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dll.

b.      Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dll.

2.      Sifatnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan. Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll.

b.      Dokumen non-Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dll.

3.      Bentuk Fisiknya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Litarer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam  (dikumpulkan di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film, dll.

b.      Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dikimpulkan di museum). Misalnya manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prasasti, dll.

c.       Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip  (dikumpulkan dan disimpan dengan sistem kearsipan)

4.      Kepentingannya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi pribadi, misalnya surat-surat keterangan pribadi.

b.      Dokumen Sejarah adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah misalnya naskah-naskah kuno, fosil, tugu, dll.

c.       Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan  suatu pemerintahan, misalnya UU, Peraturan Pemerintah, dll.

d.      Dll. Sesuai dengan kepentingannya.

5.      Sumber Dokumen, terdiri dari :

a.       Dokumen Primer adalah dokumen yan g berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, misalnya paten penelitian, laporan disertasi, kertas kerja, dll

b.      Dokumen Sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c.       Dokumen Tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang leteratur sekunder, misalnya buku, teks panduan literatur dan teks panduan bibliografi.

C. Dokumen Kantor

Seiring dengan aktivitas rutin sebuah kantor, maka tidak menutup kemungkinan berbagai dokumen akan muncul mengiringi aktivitas tersebut.  Contoh dokumen kantor misalnya surat, fax, e-mail, memo, Lembar Pesan Telepon, Buku Tamu,  laporan, notula rapat, agenda kegiatan pimpinan, dan lain-lain.

Diantara berbagai dokumen-dokumen kantor tersebut,  yang paling sering muncul adalah dokumen berupa surat.  Maka dari itu dalam modul ini,  pembahasan berikutnya akan dititikberatkan pada domumen kantor berupa surat.

1.    Pengertian Surat

Surat adalah suatu cara menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak (penulis surat) kepada pihak lain (pembaca surat)  baik a.n. pribadi maupun a.n. organisasi.

Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu maju, tetapi sebagai komunikasi tertulis, surat tetap merupakan dokumen yang sangat otentik karena diperkuat oleh tanda tangan penulisnya.

2.    Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis,  surat pun mempunyai fungsi sebagai  :

a.       Alat Bukti Tertulis

Surat merupakan bukti tertulis bila suatu saat terjadi kesalahpahaman informasi.

b.      Alat Pengingat

Surat merupakan alat pengingat untuk hal-hal atau ketentuan-ketentuan yang sudah lama disepakati

c.       Bukti Historis

Surat merupakan bukti historis yang paling otentik karena dalam surat dibubuhi tanda tangan, cap, dan apabila ingin memiliki kekuatan hukum biasanya dilengkapi dengan meterai.

d.      Cermin Organisasi

Surat merupakan cermin kondisi organisasi dan kepribadian para pengelola organisasi.

e.       Pedoman Aktivitas

Surat merupakan pedoman untuk melakukan aktivitas rutin organisasi.

f.       Alat Promosi

Surat merupakan sarana promosi yang paling ampuh bagi organisasi, karena biasanya pada surat-surat resmi tercantum kepala surat.

3.    Jenis Surat

Penggolongan jenis surat dapat dibedakan berdasarkan  :

a.       Sifat surat, terdiri dari  :

1)      Surat Pribadi  :  Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi

2)      Surat Resmi   : Surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, badan pemerintah atau suasta, dan ditandatangani oleh pejabat/yang mewakilinya.

Surat Resmi, terdiri dari  :

a)      Surat Dinas : Surat yang isinya menyangkut informasi kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah

b)      Surat Niaga : Surat yang isinya menyangkut informasi bisnis atau niaga dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan

b.      Wujud Surat, terdiri dari  :

1)      Surat Bersampul  :  Surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dikirim dan dimasukkan ke dalam sampul surat

2)      Memorandum (Memo) dan Nota : Surat singkat dari seorang pejabat kepada bawahannya/rekannya yang berisi pokok-pokok masalah untuk melaksanakan aktivitas rutin kantor.

Yang membedakan antara memo dengan nota adalah

kalau memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi.

3)      Kartu Pos  : Surat yang terbuat dari kertas tebal (karton) untuk menulis surat singkat dan tidak rahasia.

4)      Warkat Pos  : Sehelai kertas surat yang telah dirancang sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat.

5)      Surat Tanda Bukti : Surat khusus yang biasanya berbentuk  formulir dan biasanya digunakan untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak.

c.       Keamanan Isi Surat, terdiri dari  :

1)      Surat Biasa  :  Surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk/merugikan organisasi/pejabat yang beersangkutan  walaupun isinya diketahui dn dibaca orang lain

2)      Surat Penting : Surat yangn jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian.

3)      Surat Rahasia : Surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, sebab akan menimbulkan kerugian bagi yang bersangkutan atau dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi

4)      Surat Sangat Rahasia   :  Surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca/diketahui isinya oleh orang tertentu saja yang berhak menyelesaikan/mengambil keputusan.

d.      Tingkat Kepentingan Penyelesaiannya, terdiri dari  :

1)      Surat Biasa :  Surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

2)      Surat Segera  : Surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera, lebih cepat dari surat biasa.

3)      Surat Sangat Segera  :  Surat yang isinya memerlukan tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya (sangat segera atau kilat), harus dilakukan pada kesempatan pertama (dengan prioritas utama

e.       Jumlah Penerimanya, terdiri dari  :

1)      Surat Biasa  :  Surat yang dikirim kepada seseorang, seperti pejabat atau organisasi

2)      Surat Edaran  :  Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabar tertentu dan pendistribusiannya harus menggunakan buku ekspedisi

3)      Surat Pengumuman  :  Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang/pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan  satu per satu.

f.       Prosedur Pengurusannya, terdiri dari  :

1)      Surat Masuk  : Semua surat yang diterima oleh organisasi kantor

2)      Surat Keluar  :

a)      Surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi kantor lain atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungann timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.

b)      Surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat penting

c)      Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan pihak lain di luar organisasi.

4.    Bagian-Bagian Surat

Surat-surat resmi baik surat dinas maupun surat niaga biasanya memiliki 4 (empat) bagian utama   :

a.       Kepala Surat, terdiri dari  :

1)      Nama Instansi/Lembaga/Perusahaan

2)      Alamat Instansi/Lembaga/Perusahaan

3)      Lambang Instansi/Lembaga/Perusahaan

b.      Leher Surat, terdiri dari  :

1)      Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, penulisan tanggal tidak perlu didahului nama kota. Tetapi kalau penulisan tanggal diletakkan di bagian kaki surat, maka walaupun ada kepala surat, nama kota tetap digunakan.  Contoh :

a)    Diletakkan di leher surat

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi

Nomor  :  23/IR/PM004/7-10                                  27 Juli 2010

b)   Diletakkan di kaki surat

…………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Cimahi, 27 Juli 2010

Hormat kami,

2)      Nomor Surat

Penomoran surat sangat penting karena :

a)      Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat

b)      Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi

Teknik penyusunan nomor surat biasanya tergantung kebijakan Instansi/Lembaga/Perusahaan yang bersangkutan.    Contoh penulisan nomor surat  :

001/IR/PM004/7-10

01                               =  Nomo Urut Surat

IR               =  Nama Instansi/Lembaga/Perusahaan

PM004        =  Kode Arsip

7-10            = Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

3)      Lampiran

Lampiran adalah dokumen yang disertakan dalam surat. Contoh :  Brosur, Daftar harga, Curriculum Vitae, dll.

4)      Perihal

Perihal/hal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat.

5)      Nama dan Alamat Surat

Penulisan alamat surat harus jelas karena merupakan petunjuk langsung siapa yang berhak menerima surat.   Contoh penulisan  :

a)      Kepada

Yth. Bapak Nur Rijal Fauzan

Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep kartawiria No. 153

Cimahi

b)      Yth. Bapak Nur Rijal Fauzan

Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

c)      PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

6)      Salam Pembuka

Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat tidak merupakan suatu keharusan, namun salam pembuka berguna untuk memberikan kesan pertama yang ramah dan tidak kaku.

c.       Badan Surat

1)      Alinea Pembuka

Alinea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat sehingga harus diupayakan alinea pembuka dapat memotivasi pembaca surat untuk mengetahui isi surat secara keseluruhan

2)      Alinea Isi

Alinea isi berisikan pesan/keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat.

3)      Alinea Penutup

Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang sekaligus menginformasikan bahwa pembicaraan dalam surat telah selesai.

d.      Kaki Surat, terdiri dari  :

1)      Salam Penutup

Sama halnya seperti salam pembuka, salam penutup pun bukan merupakan suatu keharusan, namun salam penutup dapat menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima surat

2)      Jabatan, tanda tangan, nama jelas, dan stempel

Bagian ini diletakkan di bawah salam penutup

3)      Tembusan/Tindasan/Carbon Copy (c.c.)

Tembusan berfungsi menginformasikan kepada siapa saja salinan surat ini disampaikan.

4)      Inisial

Inisial menginformasikan kepada pembaca surat siapa pembuat konsep dan  pengetik surat

5.    Penanggung Jawab Surat

Dalam kegiatan surat menyurat, orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, yakni orang yang bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang sedang dilaksanakan baik atan nama organisasi keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.

Namun  sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan organisasi yang berlaku, kewenangan penandatangan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya.  Pelimpahan wewenang  hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya.

Bentuk pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah sebagai berikut  :

a.       Atas Nama  (a.n.)

Atas nama dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kepada pejabat di bawahnya.

Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :

1)      Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tulisan

2)      Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan

3)      Tanggung jawab sebagai akibat penandatangan surat tetap berada pada pejabat yang diatasnamakan

Contoh penggunaan  :

a.n. Menteri Pendidikan Nasional,

Sekretaris Jenderal,

Nama Pejabat

NIP ……………………………..

b.      Untuk Beliau  (u.b.)

Untuk beliau dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Untuk Beliau  (u.b.) dipergunakan setelah Atas Nama (a.n.).  Pelimpahan wewenang penandatanganan surat dengan bentuk Untuk Beliau  (u.b.) hanya sampai pada pejabat dua tingkat di bawahnya.

Persyaratan yang harus dipenuhi antara lain sebagai berikut  :

1)      Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya

2)      Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya.

3)      Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara atau yang mewakili

Contoh penggunaan  :

a.n. Menteri Pendidikan Nasional,

Sekretaris Jenderal,

u.b.

Kepala Biro Kepegawaian

Nama Pejabat

NIP ……………………………..

c.       Dalam kegiatan surat menyurat pada perusahaan/suasta, dikenal dengan petunjuk p.p. (per procurationem)  yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan.

Contoh penggunaan  :

p.p. PT INSAN REMAJA

Nurmaya Novistira, S.Si.

Manager Pemasaran

6.    Bentuk-Bentuk Surat

Terdapat beraneka ragam bentuk surat yang dapat dibuat oleh suatu Instansi/Lembaga/Perusahaan.  Bentuk-Bentuk surat tersebut adalah   :

a.       Bentuk Lurus Penuh    (Full Block Style)

___________________

_______________________

________________

__________________________________________________________

______________

____________

____________

____________

______________

__________________

_________

__________________,

________________________________________________________                               ________________________________________________________

_______________________________________________.

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

___________________________________.

_______________________________________________________

___________________________________.

________________

________________

________________

b.      Bentuk Lurus (Block Style)

_________________

______________________

______________

_________________________________________________________

________________                                                    ______________

________________

________________

_____________

_________________

___________________

__________

______________,

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

__________________________________________.

________________________________________________________

______________.

__________________

__________________

__________________

c.       Bentuk Setengah Lurus   (Semi Block Style)

______________

______________________

____________

__________________________________________________________

__________________                                  ____________________

__________________

__________________

_______________

__________________

________________

_________

__________________,

__________________________________________________

______________________________________________.

__________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

__________________________________________________

___________________________.

____________________

____________________

____________________

d.      Bentuk Lekuk/Takuk  (Indented Style)

______________

____________________

____________

__________________________________________________________

______________                                                     ______________

______________

______________

_____________

_________________

__________________

______________

____________________________________________________

______________________________________________________.

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

____________________.

____________________________________________________

__________.

____________________

____________________

____________________

e.       Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)

___________

__________________

___________

__________________________________________________________

________________                                                  ______________

________________

________________

_________

________________

________________

___________

_________________________________________________________

____________________________________________________

__________________________________.

_________________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________.

____________________

____________________

____________________

f.       Bentuk Resmi (Official Style)

1)      Bentuk Resmi Niaga

_____________

_____________________

__________

___________________________________________________________

___________________                                              ______________

___________________

___________________                                         _________________

_________________

_________________

_________

_______________,

____________________________________________________

_________________________________________________________

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________.

____________________________________________________

________________________________________.

__________________

__________________

__________________

2)      Bentuk Resmi Pemerintah

a)      Bentuk Resmi Indonesia Lama

____________

___________________

_________

___________________________________________________________

_________________                                                     _____________

_________________

_________________                                             ____________

__________________

__________________

_____________

____________________________________________________

_________________________________________________________

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

______________________________________.

____________________________________________________

____________________________________________.

_________________

__________________

__________________

2)Bentuk Resmi Pemerintah

b)      Bentuk Resmi Indonesia baru

______________

____________________

_______________

___________________________________________________________

_______________                                                       ______________

_______________

_______________

_________

_________________

______________

____________

____________________________________________________

_________________________________________________________

____________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________.

____________________________________________________

_____________________________.

_________________

_________________

_________________

g.      Bentuk Depdiknas

_____________

_____________________

___________

__________________________________________________________

______:  ___________                                                _____________

______:  ___________

______:  ___________

___________

________________

_____________

________

__________________________________________________

__________________________________________________

_______________________.

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

____________________________________.

__________________________________________________

_______________________________.

________________

________________

________________

7.    Perlengkapan Surat

Dalam kegiatan surat menyurat, dibutuhkan perlengkapan surat berupa  kertas surat, sampul surat, dan lipatan surat.

a.       Kertas Surat

Jenis kertas yang sering dipakai dalam kegiatan surat menyurat resmi, adalah  :

1)      Kertas Union Skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri

2)      Kertas HVS, kertas putih halus dengan tingkat ketebalan yang berbeda (60g, 70g, dan 80g) biasa dipakai untuk surat asli

3)      Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tembusan

4)      Kertas Stensil, kertas buram yang biasanya dipakai untuk menggandakan surat dalam jumlah banyak

5)      Kertas Duplikator, kertas putih dengan permukaan agak kasar yang biasanya dipergunakan untuk menggandakan surat dalam jumlah banyak

Sedangkan ukuran kertas yang biasa dipakai adalah :

Folio dan F4 untuk menulis surat yang isinya panjang, Kuarto dan A4  untuk menulis surat yang isinya pendek, Oktavo  (ukurannya setangah dari kertas folio atau kuarto) untuk menulis memo dan nota, dll.

b.      Sampul Surat

Sampul surat berfungsi untuk melindungi surat. Sampul surat umumnya berbentuk empat persegi ada yang panjang dan ada yang pendek.

Contoh-Contoh sampul surat di antaranya  :

1)      Sampul Niaga (Commercial)

2)      Sampul Dokumen (Work Docket)

3)      Sampul Katalog (Catalogue)

4)      Sampul Bertali (Button and String)

5)      Sampul Berjendela (Window)

c.       Lipatan Surat

Surat yang telah dipersiapkan perlu dijaga agar tetap rapi pada saat dimasukkan ke dalam sampul surat.   Agar surat dapat dimasukkan dengan rapi, kertas surat harus dilipat, sehingga sesuai dengan ukuran sampul surat yang dipergunakan.

Ada beberapa teknik melipat surat yang efisien dengan menggunakan kertas ukuran A4,  di antaranya  :

1)      Lipatan Tunggal (Single Fold)

Caranya  : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.

Contoh  :

2)      Lipatan Baku  (Standar Fold)

Caranya  :  Kertas dibagi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

3)      Lipatan Baku Rendah (Low Standar Fold)

Caranya  :  Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

Contoh  :

4)      Lipatan Akordion (Accordion Fold)

Caranya   :  Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

Contoh  :

5)      Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

Caranya  :  Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil).  Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

Contoh  :

6)      Lipatan Perancis (French Fold)

Caranya : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1).  Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2

Contoh  :

7)      Lipatan Baron (Baronial Fold)

Caranya  :  Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3).  Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

Contoh  :

8)      Lipatan Sejajar Ganda  (Parallel Double Fold)

Caranya  :   Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat  (lipatan ke 1).  Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2)

Contoh  :

1              2

Tugas Mandiri

Latihan 1

Buatlah koleksi dokumen pribadi yang berguna untuk kpentingan masa depan Anda.

Pilihan Koleksi Dokumen  :

a.         Dokumen Pendidikan

b.         Dokumen Kesehatan

c.         Dokumen Identitas Diri

d.         Dokumen Prestasi

Latihan 2

Buatlah secara kelompok Bentuk-Bentuk Surat Resmi !

Caranya :

a.         Satu kelompok terdiri dari  4-5 orang

b.         Masing-masing kelompok membuat 3 contoh bentuk surat

c.         Tugas dibuat di atas kertas karton ukuran Folio atau F4

(21,5 cm  X  33,00 sm)

d.         Analisa perbedaan dan persamaan ketiga kelompok surat tersebut !

Latihan 3

a.         Carilah secara kelompok ”Contoh Surat Resmi Niaga”  atau ”Surat Resmi Dinas”

b.         Diskusilah dengan kelompok, kebijakan penulisan  :

1)        Nomor Surat

2)        Alamat Dalam

3)        Salam Pembuka dan Salam Penutup

c.         Hasil Diskusi dipresentasikan di depan kelas

Latihan 4

Buatlah Klipping  :

a.         Macam-macam ukuran kertas dan jenis kertas yang biasa dipakai untuk surat menyurat

b.         Macam-macam sampul surat

c.         Macam-macam lipatan surat

BAB  II

PRAKTEK SURAT-MENYURAT

Bahasa surat adalah bahasa tertulis yang dipergunakan dalam kegiatan surat menyurat yang intinya menyampaikan informasi dari penulis, baik berupa ide, keterangan, tanggapan dll kepada pihak pembaca surat.   Kecermatan memilih kata, kepandaian menyusun kalimat dan alinea sehingga terwujud bahasa surat yang baik, mencerminkan kecerdasan, keterampilan, dan kepribadian dari penulis surat.

Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu  :

A.      Nada bahasa surat yang tepat

Nada dan gaya bahasa surat berpengaruh terhadap makna isi surat.  Nada beberapa jenis surat biasanya berbeda sesuai dengan maksud penulisan surat.  Tetapi apapun yang ditulis hendaknya tetap memperhatikan tata krama berbahasa.

B.       Bahasa dan kalimat yang tepat

Agar tidak salah menafsirkan inti surat, hendaknya pilih dan pergunakanlah kalimat-kalimat sederhana yang mudah dipahami.

C.       Rumusan isi surat yang tepat

Isi surat dirumuskan secara singkat dalam ”Hal atau Perihal Surat”.   Rumusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat.

D.      Kejelasan makna

Agar bahasa surat tidak memiliki makna ganda, maka  :

1.      Hindari pemakaian kata atau kalimat yang berbelit-belit dan panjang

2.      Pergunakan ejaan dan tanda baca dengan tepat

3.      Hindari singkatan kata yang belum umum dipergunakan

E.       Pengaturan alinea yang tepat

Alinea adalah himpunan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan dengan jelas.  Alinea yang sempurna hanya mengandung satu pokok persoalan yang dituangkan dalam beberapa buah kalimat sederhana yang satu sama lain saling berkaitan.

Mengingat salah satu fungsi surat yaitu sebagai cermin kondisi perusahaan dan kepribadian pengelola perusahaan, maka dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan hal-hal berikut  :

A.    Pemilihan kertas surat dan sampul surat yang berkualitas

B.     Bebas dari kesalahan  :

1.      Bahasa, misalnya kesalahan penggunaan kata, istilah, kalimat, ejaan, tanda baca, pengaturan alinea, dan lain-lain yang berkaitan dengan kaidah bahasa

2.      Pengetikan, misalnya kesalahan pengetikan huruf, hasil pengetikan tidak jelas, kesalahan pemilihan bentuk surat,dll.

3.      Perlengkapan, misalnya surat tidak dibubuhi tanggal pembuatan surat, tanda tangan, cap perusahaan, biaya perangko tidak mencukupi, dll.

Di bawah ini disajikan beberapa contoh surat resmi yaitu  :

A.    Surat Niaga  (Contoh  1  s.d.  10)

B.     Surat  Pribadi dan Surat Dinas    (11  s.d.  20)

Contoh 1  :  Surat Perkenalan/Promosi Penjualan

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

2 Juli 2010

Nomor             :  102/IR/Gr/7-10

Lampiran         :  2 lembar

Hal                  :  Perkenalan

Kepada

Yth. Pemilik Toko Gramedia

Jalan Merdeka No. 132

Bandung

Dengan hormat,

Dengan ini kami perkenalkan, perusahaan kami yang bergerak dalam penyediaan ATK dan Mesin-Mesin Kantor Modern partai besar.  Katalog dan daftar harga terbaru, kami lampirkan bersama surat ini.

Merupakan penghargaan tertinggi bagi kami, apabila Saudara bersedia mempertimbangkan tawaran kami untuk memulai kerja sama bisnis.

Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Direktur

Contoh 2  :  Surat Permintaan Penawaran

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  103/IR/Pr/7-10                              2 Juli 2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Permintaan Penawaran

Kepada

Yth. Direktur PT PRIMA JAYA

Jalan Sultan Hasanudin No. 345

Tangerang

Dengan hormat,

Berhubung saat ini kami sangat membutuhkan beberapa produk untuk melengkapi persediaan, maka dapatlah kiranya Saudara memberikan informasi harga untuk produk-produk  di bawah ini   :

1.      Komputer Pentium 4 dengan berbagai merek

2.      Laptop 14” dengan berbagai merek

3.      Printer dengan berbagai merek

Bila harga-harga yang ditawarkan cukup bersaing, kami akan lanjutkan dengan pesanan barang.

Kami menunggu informasi Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Direktur

Contoh 3 : Surat Penawaran

PT PRIMA JAYA

Jalan Sultan Hasanudin No. 345 ‘ 021-7756432

TANGERANG

Nomor             : 234/PPJ/PN/10                                    5  Juli 2010

Lampiran         : 1 lembar

Hal                  :  Penawaran Harga

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Menanggapi surat Saudara no. 103/IR/Pr/7-10 tertanggal 2 Juli 2010, maka dengan ini kami lampirkan daftar harga produk-produk yang Saudara butuhkan.  Harga tersebut sudah termasuk PPN dan ongkos kirim.

Selain itu, kepada para pembeli kami berikan pelayanan seperti berikut  :

1.        Masa garansi  1 tahun

2.        Pembelian di atas Rp. 10.000.000,00 kami berikan discount 10 %

3.        Pembayaran dapat dilakukan dengan cara :

a.         40 % pada saat barang diterima

b.         Sisanya 60 % harus sudah lunas dalam jangka waktu 2 bulan sejak barang diterima

Demikianlah penawaran dari kami dan kami menunggu pesanan Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Albee Nazarudin

Manager Pemasaran

Contoh 4  :  Surat Pesanan

TOKO LAKSANA ABADI

Jalan Sersan Bajuri No. 453 ‘ 776453

Bandung

Nomor             :  34/La.T/PSN/2010                           9 Juli 2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Pesanan Mesin Kantor

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang kami terima dari perusahaan Saudara, kami tertarik untuk memesan barang-barang tersebut di bawah ini  :

1.      Mesin Tik Electric Brother type 443               10 unit

2.      Komputer Samsung Penthium 4                     10 unit

3.      Printer Epson Type C 43 SX                          10 unit

4.      Airphone Visicom                                           10 unit

Pembayaran kami mohon secara kredit (2 x angsuran) dengan ketentuan 40 % pada saat penyerahan barang dan sisanya 60 %  akan dibayar dua bulan setelah barang kami terima.   Apabila Saudara setuju dengan permohonan kami, kami harap barang dapat kami terima paling lambat akhir bulan ini.

Kami menunggu kabar dari Saudara.

Hormat kami,

Nurmaya Novistira

Manager Pemasaran

Contoh  5   :   Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  104/IR/La.T/7-10                               12 Juli 2010

Lampiran         :  1 Lembar

Hal                   :  Pemberitahuan

Kepada

Yth. Pemilik Toko LAKSANA ABADI

Jalan Sersan Bajuri No. 453

Bandung

Dengan hormat,

Surat Saudara nomor   34/La.T/PSN/2010   tertanggal 9 Juli 2010 telah kami terima, dan kami menerima permohonan yang Saudara ajukan.

Barang-barang pesanan Saudara berupa  :

1.        Mesin Tik Electric Brother type 443                10 unit

2.        Komputer Samsung Penthium 4                                   10 unit

3.        Printer Epson Type C 43 SX                            10 unit

4.        Airphone Visicom                                            10 unit

Pada hari ini telah kami kirimkan menggunakan kendaraan box nomor polisi D 0805 AD.

Bersama ini kami lampirkan selembar faktur dengan nomor 14325.  Sesuai kesepakatan, pembayaran sebesar 40 % harap Saudara serahkan langsung kepada petugas kami yang mengantarkan barang ke tempat Saudara.

Kami harap barang-barang pesanan Saudara dapat memuaskan Saudara.

Hormat kami,

Nurlaeli Fauziyah

Manager Pemasaran

Contoh 6  : Surat Pengaduan

TOKO LAKSANA ABADI

Jalan Sersan Bajuri No. 453 ‘ 776453

Bandung

14 Juli 2010

Nomor             :  35/La.T/PSN/2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Pengaduan

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beeritahukan, bahwa kiriman barang Saudara telah kami terima dengan baik sesuai dengan pesanan kami.

Tetapi kami sangat kecewa setelah menerima faktur, ternyata Saudara memperhitungkan harga mesin tik elektrik senilai Rp. 1.500.000,00/unit, padahal  informasi  harga  sebelum  pemesanan  barang    hanya     senilai

Rp. 1.300.000,00/unit.  Kami harap Saudara segera mempertimbangkan kembali penetapan harga tersebut.

Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Nurmaya Novistira

Manager Pemasaran

Contoh 7  :  Surat Tanggapan Pengaduan

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  105/IR/La.T/7-10                           16 Juli 2010

Lampiran         :   1 Lembar

Hal                   :   Tanggapan Pengaduan

Kepada

Yth. Pemilik Toko LAKSANA ABADI

Jalan Sersan Bajuri No. 453

Bandung

Dengan hormat,

Menanggapi surat pengaduan Saudara no. 35/La.T/PSN/2010 tertanggal 14 Juli 2010, dengan ini kami jelaskan sebagai berikut  :

Setelah kami periksa kembali rincian harga yang tercantum pada faktur tersebut,  ternyata kesalahan ada pada pihak kami.   Harga mesin tik elektrik yang benar adalah Rp. 1.300.000,00/unit sesuai dengan penawaran kami sebelumnya.  Untuk itu, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya.  Bersama ini, kami lampirkan kembali sehelai faktur sebagai pengganti faktur sebelumnya.

Mudah-mudahan kita tetap dapat menjalin kerja sama yang baik.

Hormat kami,

Nurlaeli Fauziyah

Manager Pemasaran

Contoh 8  : Surat Pemberitahuan Pembayaran

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  106/IR/An/7-10                           20 Juli 2010

Lampiran         :  1 Lembar

Hal                   :  Pemberitahuan Pembayaran

Kepada

Yth. Direktur PT ANDALAS

Jalan Surapati No. 56

Padang

Dengan hormat,

Dengan ini kami informasikan bahwa sesuai dengan perjanjian semula, sisa pembayaran sebesar Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) telah kami transfer ke Rekening Saudara melalui Bank Mandiri Cabang  Cimahi.  (Bukti transfer terlampir).

Atas perhatian dan pelayanan yang baik dari Saudara, kami ucapkan terima  kasih.

Hormat kami,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Direktur

Contoh 9 :  Surat Permohonan Penangguhan Pembayaran

TOKO BINA PENDIDIKAN

Jalan Si Singamangaraja No. 3 ‘ 0262-5532142

GARUT

Nomor             :  67/BP/PB/2010                             20 Juli  2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Penangguhan

Pembayaran

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan perihal sisa pembayaran utang kami sebesar Rp. 12.000.000,00 yang seharusnya sudah kami lunasi tanggal 25 Juli 2010 mendatang.

Tetapi berhubung omzet penjualan kami dalam sebulan terakhir ini menurun, maka kami tidak dapat melunasi utang kami pada saat jatuh tempo nanti.  Kami mohon kebijakan Saudara, agar pembayaran utang tersebut dapat kami tangguhkan sampai dengan tanggal 5 Agustus 2010.

Atas kesediaan Saudara mempertimbangkan permohonan ini, sebelumnya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Nurjannah Fitriani

Pemilik Toko

Contoh 10 : Surat Penagihan

PT SARANA MODERN

Jalan Proklamasi No. 23 ‘ 021-443254

JAKARTA PUSAT

27 Juli 2010

Nomor             :  128/SAMON/07/2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Tagihan

Kepada

Yth. Disrektur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami bermaksud mengingatkan bahwa kewajiban Saudara untuk melunasi sisa pembayaran utang sebesar Rp. 5.000.000,00 (Lima Juta Rupiah) dengan Faktur No. 3425 atas pembelian Alat Tulis Kantor, telah lewat jatuh tempo 2 minggu yang lalu.

Kami menunggu penyelesaian pembayaran dengan segera, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Muhamad Fajar Sidiq

Sales Manager

Contoh 11  :  Surat Lamaran Kerja

Cimahi,  28 Maret 2010

Kepada

Yth. Manager Personalia PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Hal  :  Lamaran Kerja

Dengan hormat,

Berdasarkan  informasi dari  iklan  perusahaan Bapak yang saya baca di  Internet perihal lowongan pekerjaan sebagai tenaga Recepcionist, maka dengan ini saya  :

N a m a                                     :  Siti Nurlaela

Tempat,Tanggal Lahir           :  Cimahi,  8 Mei  1992

Pendidikan Terakhir               :  SMK Kelompok Bisnis dan Menejemen

Kompetensi Keahlian Administrasi Pekantoran

Status                                        :  Belum Menikah

Alamat                                      :  Perumahan Puri Cipageran Indah I Blok C No. 14

Cimahi Utara

bermaksud mengisi lowongan pekerjaan tersebut.

Saya  baru  menamatkan  pendidikan. Oleh karena itu, saya belum memiliki pengalaman bekerja.  Walaupun demikian, dengan bekal ilmu yang saya miliki, saya yakin mampu menyelesaikan semua pekerjaan yang berkaitan dengan tugas sebagai recepcionist di perusahaan Bapak.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan ijazah dan surat-surat penting lainnya serta pasphoto terakhir.

Atas kesediaan Bapak mempertimbangkan permohonan saya, sebelumnya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Pelamar

Siti Nurlaela

Lampiran  :   5 lembar

Contoh  12  :  Surat Panggilan Wawancara

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

3 April 2010

Nomor                   :  110/IR/Nu/8-10

Lampiran              :   -

Hal                         :  Panggilan Wawancara

Kepada

Yth. Sdri. Siti Nurlaela

Perumahan Puri Cipageran Indah I Blok C 14

Cimahi

Dengan hormat,

Sehubungan surat Saudara tertanggal  28 Maret  2010 tentang lamaran pekerjaan, maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk melaksanakan wawancara, pada  :

Hari, Tanggal                       :  Kamis, 8  April  2010

Waktu                                    :  09.00 WIB

Menghadap                          :   Ibu Beta Murdiani

(Manager Personalia)

Agar pelaksanaan wawancara berjalan lancar, kami harap Saudara membawa semua berkas asli yang dilampirkan dalam surat lamaran dan membawa surat panggilan ini.

Kami menunggu kehadiran Saudara tepat pada waktunya.

Hormat kami,

Beta Murdiani, A.Md.

Manager Personalia

Contoh 13  :  Surat Keputusan

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA

PT INSAN REMAJA

Nomor : 125/IR/Nu/8-10

TENTANG FORMASI KARYAWAN

Menimbang : a.     Bahwa calon karyawan ybs. mempunyai latar belakang pendidikan dan keterampilan di bidang Administrasi Perkantoran 

b.     Bahwa calon karyawan ybs. mempunyai motivasi yang tinggi untuk mengaplikasikan ilmu yang dimilikinya

Mengingat : Surat Edaran Direktur Utama tentang pengangkatan sejumlah karyawan untuk mengisi formasi pekerjaan di PT INSAN REMAJA
Memperhatikan : a.     Memperhatikan hasil wawancara antara Manager Personalia dengan calon karyawan ybs. pada tanggal  8 Juli 2010 

b.     Dedikasi dan loyalitas kerja karyawan ybs. selama dalam masa percobaan (3 bulan)

MEMUTUSKAN :
Menetapkan : Calon karyawan yang bernama Siti Nurlaela (18 tahun) tercatat sebagai karyawan tetap PT INSAN REMAJA terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2010 pada Bagian Sekretariat.

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di   : Cimahi

Tanggal            : 1 Agustus 2010

Direktur Utama,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Contoh 14  : Surat Perjanjian Kerja

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

PERJANJIAN KERJA

Yang bertanda tangan di  bawah ini  :

I.                     Nama                               : Ir. Nur Rijal Fauzan

Jabatan                            : Direktur Utama PT INSAN REMAJA

Alamat                             : Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama

II.                    Nama                              : Siti Nurlaela

Tempat,Tgl Lahir             : Cimahi, 8 Mei 1992

Status                              : Belum menikah

Alamat                             : Perumahan Puri Cipageran Indah I

Block C – 14 Cimahi Utara

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua

Kedua belah pihak telah mengadakan perjanjian kerja dengan kesepakatan sebagai berikut   :

Pasal 1

Pihak kedua tercatat sebagai karyawan terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2010 dengan status sebagai karyawan tetap.

Pasal 2

Pihak kedua ditempatkan sesuai dengan keahlian yang dimilikinya yaitu di Bagian Sekretariat

Pasal 3

Pihak kedua mempunyai hak yang wajib diterima selama tercatat sebagai karyawan tetap perusahaan yaitu  :

a.      Gaji pokok sesuai standar yang ditetapkan perusahaan

b.     Tunjangan kesehatan untuk karyawan dan keluarga (satu istri dan dua anak)

c.      Biaya transportasi dan uang makan

d.     Hak cuti tahunan selama 1 (satu) minggu

Pasal 4

Pihak kedua setuju nebgikuti jam kerja perusahaan yaitu selama 6 (enam) hari kerja.  Jumlah jam kerja efektif 40 jam dalam satu minggu

Pasal 5

Pihak kedua sanggup bekerja lembur, bila menurut pimpinan perusahaan hal tersebut dianggap perlu.  Pihak kedua berhak memperoleh uang lembur sesuai aturan yang berlaku di perusahaan.

Pasal 6

Pihak kedua bersedia mentaati segala peraturan yang berlaku di perusahaan dan bersedia dikenakan sanksi apabila melanggarnya

Pasal 7

Pihak pertama dan pihak kedua bersedia menjaga hak dan kewajiban masing-masing pihak dengan penuh rasa tanggung jawab

Pasal 8

Perjanjian kerja ini mulai berlaku sejak ditandatanganinya surat ini oleh kedua belah pihak.

Dibuat di                : Cimahi

Tanggal                  : 31 Juli 2010

Pihak Pertama,                                                                Pihak Kedua,

Ir. Nur Rijal Fauzan                                                            Siti Nurlaela

Saksi ,

Beta Murdiani, A.Md.

Manager Personalia

Contoh 15  : Surat Undangan

PT MAJU SEJAHTERA

Jalan Dipati Ukur No. 234

Bandung

25 Juli 2010

Nomor             :  136/MS/KI/2010

Lampiran                     :  -

Hal                   :  Undangan

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Dalam rangka peresmian gedung kami  yang baru, kami mengharapkan kehadiran Bapak pada  :

Hari, Tanggal :  Sabtu, 30 Juli 2010

Waktu                        :  20.00 s.d. selesai

Tempat                      :  Gedung Pertemuan

PT MAJU SEJAHTERA

Acara                         :  1. Silaturakhmi

2. Peresmian Gedung oleh Ketua KADIN

Merupakan suatu kehormatan bagi kami, apabila Bapak bersedia memenuhi undangan kami.

Kami menunggu kehadiran Bapak tepat pada waktunya.

Hormat kami,

Muhamad Fajar Sidiq

Direktur

Contoh 16 : Surat Tugas

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

SURAT TUGAS

Nomor   :  130/IR/No/7-10

Direktur PT INSAN REMAJA dengan ini memberikan tugas kepada  :

Nama                                       :  Nurmaya Novistira

Tempat,Tanggal Lahir :  Bandung, 25 Nopember 2010

Jabatan                         :  Kepala Bagian Sekretariat

Untuk mengikuti pelatihan Manajemen Informasi Sekolah selama 5 (lima) hari terhitung mulai tanggal  1 Agustus 2010 s.d. 5 Agustus 2010 bertempat di  :

Pusat Pendidikan dan Latihan

Dinas Tenaga Kerja Jawa Barat

Jalan Naripan No. 45

Bandung

Demikianlah surat tugas ini kami buat untuk dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.

Cimahi,  31 Juli 2010

Direktur,

Ir. Nur Rijal Fauzan

Contoh  17 : Surat Kuasa

PT LAKSANA MEKAR

Jalan Sumur Bandung No. 345

BANDUNG

SURAT KUASA

Nomor  :  236/PTLM/07/10

Direktur utama PT LAKSANA MEKAR dengan ini memberikan kuasa kepada  :

Nama                           :  Candra Darmawan, SE

Jabatan                       :  Manager Pemasaran

Alamat Rumah            :  Perumahan  Cipunagara

Blok D 15  Bandung

Untuk             :  Menandatangani MOU tentang kerja  sama bisnis

Bertempat di :   PT INSAN REMAJA Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi

Hari, Tanggal :   Senin, 2 Agustus 2010

Waktu            :    10.00  s.d.  selesai

Surat kuasa ini kami buat dengan sesungguhnya, agar yang berkepentingan maklum.

Bandung,  2 Agustus 2010

Penerima Kuasa,                                              Pemberi Kuasa,

Candra Darmawan, SE                                     Ir. Karim Abdullah

Contoh 18 : Surat Rekomendasi

PT JAYA SENTOSA

Jalan Sultan Hasanudin No. 100

CIANJUR

Nomor             :  325/Jasen/100/2010                       30 Juli  2010

Lampiran         :  -

Hal                   :  Keterangan Tentang

Sdri. Lisnawati

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Direktur PT JAYA SENTOSA menerangkan dengan sesungguhnya bahwa  :

Nama                             :  Lisnawati

Tempat, Tanggal Lahir   :  Bandung,  12 Januari 1987

Pendidikan Terakhir      :  SMK Kelompok Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Adalah benar karyawan kami terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2007 s.d. 31 Mei 2010.  Alasan yang bersangkutan mengundurkan diri adalah karena harus pindah tempat tinggal.  Selama menjadi karyawan kami, yang bersangkutan selalu menunjukkan loyalitas dan disiplin yang tinggi.

Demikianlah keterangan ini kami buat, semoga ada manfaatnya bagi Bapak dalam memberikan pertimbangan kepada yang bersangkutan.

Hormat kami,

Direktur,

Rita Sahara, A,Md.

Contoh 19 : Surat Referensi

PT PANTANG RUGI

Jalan Kiansantang No. 56

BANDUNG

Nomor             :  876/PPR/Ref./2010

Lampiran         :  -

Hal                  :  Referensi Dagang

Kepada

Yth. Direktur PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

RAHASIA

Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal 25 Juli 210 tentang permintaan referensi PT ABADI SELALU yang beralamat di Jalan Astana Anyar Bandung, maka dapat kami informasikan bahwa  :

Kami memulai hubungan bisnis dengan PT ABADI SELALU sejak tahun 2005.  Selama menjalin hubungan kerja sama, belum pernah sekalipun kami dikecewakan terutama dalam masalah pembayaran.  Transaksi bisnis kami sampai saat ini masih berjalan cukup baik.

Demikianlah surat referensi ini kami buat, semoga dapat dipergunkan seperlunya.

Bandung, 2 Agustus 2010

Direktur,

Ir. Danny Trisandi

Contoh 20  : Surat Peringatan

PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria No. 153 ‘ 022-6654310

Cimahi

Nomor             :  187/IR/La/8-10

Lampiran         :  1 Lembar

Hal                  :  Peringatan I

Kepada

Yth. Sdr. Agus Sudarman

Jalan Kepatihan No. 63

Bandung

Berdasarkan data kehadiran karyawan selama bulan Juni – Juli 2010, menunjukkan persentase kehadiran Saudara hanya 70 %. Alasan ketidakhadiran Saudara ke tempat kerja tidak jelas.  Data kehadiran karyawan a.n. Saudara kami lampirkan besama surat ini.

Jika hal ini terjadi terus menerus, maka jelas akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, kami mengingatkan Saudara agar lebih meningkatkan kedisiplinan Saudara.

Atas peerhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Cimahi,  2 Agustus 2010

a.n. Direktur,

Manager Personalia,

Beta Murdiani, A.Md.

Tugas Mandiri  :

Latihan 1

1.      Buatlah konsep surat bisnis 10 buah sesuai perintah dari Guru Anda

2.      Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA

3.      Ketiklah konsep tersebut menggunakan mesin tik

4.      Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.

Latihan 2

1.      Buatlah konsep surat dinas 10 buah sesuai perintah dari Guru Anda

2.      Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA

3.      Ketiklah konsep tersebut menggunakan Komputer

4.      Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.

BAB  III

MENATA DOKUMEN

Agar terciptanya tertib administrasi, maka setiap surat yang muncul baik itu surat masuk maupun surat keluar perlu ditangani secara tertib dan teratur.  Langkah paling awal yang harus dilakukan pada saat munculnya surat yaitu melakukan pencatatan.

A.      Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Apabila sistem penanganan dokumen menggunakan Sistem Buku Agenda, maka pencatatan surat dilakukan di Buku Agenda.

Untuk surat-surat masuk dicatat pada Buku Agenda Surat masuk  dan untuk surat-surat keluar dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar.

Contoh format  :

Buku Agenda Surat Masuk

No. Urut Tgl. Terima Surat Pengirim Perihal Diteruskan Kepada Kode Arsip
Tgl Nomor
1 2 3 4 5 6 7

Petunjuk Pengisian  :

Kolom  1 =  Diisi dengan nomor urut surat yang diterima
Kolom  2 =  Diisi dengan tanggal diterimanya surat
Kolom  3 =  Diisi dengan tanggal dan nomor surat
Kolom  4 =  Diisi dengan alamat pengirim surat
Kolom  5 =  Diisi dengan perihal surat yang dapat menginformasikan isi   surat secara keseluruhan
 

 

 

 

Kolom  6 =  Diisi apabila surat masuk mendapat disposisi dari pimpinan.   Kolom ini diisi dengan alamat disposisi maksudnya siapa yang mendapat disposisi dari pimpinan, misalnya Sekretaris, Manager Pemasaran, dll. 

Cara pendistribusian ke alamat disposisi yaitu dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

Kolom  7 =  Diisi dengan kode arsip yang dipergunakan di perusahaan

Buku Agenda Surat Keluar

No. 

Urut

Surat Dikirim Kepada Perihal Keterangan Lampiran Kode Arsip
Tgl. Nomor
1 2 3 4 5 6

Petunjuk Pengisian :

Kolom  1 =  Diisi dengan nomor urut surat keluar
Kolom  2 =  Diisi dengan tanggal dan nomor surat
Kolom  3 =  Diisi dengan alamat tujuan surat
Kolom  4 =  Diisi dengan perihal surat yang dapat menginformasikan isi  surat secara keseluruhan
Kolom  5 =  Diisi dengan jenis dokumen yang dilampirkan, misalnya :  faktur, bukti transfer, katalog, dll.
Kolom  6 =  Diisi dengan kode arsip yang dipergunakan di perusahaan

Setelah surat-surat selesai dicatat, baru dilakukan langkah-langkah penanganan berikutnya yaitu pemberian disposisi pimpinan menggunakan lembar disposisi apabila surat masuk perlu ditindaklanjuti,  pendistribusian surat menggunakan Buku Ekspedisi, pemrosesan oleh pihak yang mendapat disposisi,  sampai akhirnya dilakukan langkah terakhir yaitu pengarsipan surat.

Sistem pengarsipan yang dipergunakan, biasanya tergantung kebijakan dari masing-masing perusahaan.  Beberapa sistem pengarsipan yang biasa dipergunakan yaitu sistem abjad, sistem masalah (subjek), sistem tanggal, sistem wilayah, sistem nomor, dan sistem kombinasi.

Pada modul ini, akan dijelaskan secara garis besar langkah-langkah pengarsipan menggunakan sistem abjad.

B.   Pengarsipan Sistem Abjad

Langkah-Langkah yang harus dilakukan apabila menggunakan sistem abjad adalah sebagai berikut  :

1.      Carilah judul surat

Cara menentukan judul surat yaitu untuk surat masuk judul suratnya yaitu kepala surat, sedangkan untuk surat keluar judul suratnya yaitu  alamat tujuan.

2.      Tentukan Indeks Surat

Caranya nama perusahaan dijadikan unit 1 dan wadah usahanya dijadikan unit 2.

Contoh :  PT INSAN REMAJA diindeks menjadi INSAN REMAJA. Perseroan Terbatas

3.      Tentukan Kode Arsip

Caranya dari Indeks Surat ambil dua huruf pertama dari kata pertama, huruf pertama pakai huruf besar dan huruf kedua pakai huruf kecil.  Contoh  : INSAN REMAJA,Perseroan Terbatas  kode arsipnya yaitu  In.

4.      Penulisan Kode Arsip pada surat

Caranya tulis kode arsip di ujung kanan sebelah atas surat menggunakan pinsil

5.      Pengelompokkan Surat berdasarkan asal surat

Surat yang akan diarsipakan dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar

6.      Pengelompokkan surat berdasarkan Kode Arsip

Caranya untuk surat-surat yang sudah dikelompokkan berdasarkan asal surat, kita kelompokkan lagi berdasarkan kode arsip.  Apabila ada beberapa surat yang kode arsipnya sama maka surat disusun dengan cara tanggal surat termuda disimpan paling bawah dan tanggal surat yang terakhir  disimpan paling atas

7.      Penulisan data surat yang akan diarsipkan pada buku klapper atau kartu indeks

8.      Pemberian guide dan tab sebagai pembatas

Surat siap diarsipkan pada tempat arsip (Filling Cabinet, Bussiness File,atau yang lainnya).  Sebagai pembatas pergunakanlah guide dan tab.

Tugas Mandiri

Latihan 1

a.         Siapkanlah naskah surat bisnis baik surat masuk maupun surat keluar sebanyak 10 buah

b.        Lakukanlah penanganan surat (Mail Handling) menggunakan sistem buku agenda

c.         Lakukanlah penyimpanan surat (Filling System) menggunakan sistem abjad

Latihan 2

a.         Siapkanlah naskah surat pribadi dan dinas baik surat masuk maupun surat keluar sebanyak 10 buah

b.        Lakukanlah penanganan surat (Mail Handling) menggunakan sistem buku agenda

c.         Lakukanlah penyimpanan surat (Filling System) menggunakan sistem abjad

Posted in categories | Leave a comment

Metode Istiqomah (suatu kajian teoritis tentang pedoman dalam mendidik dan melatih)

METODE ISTIQOMAH

(Suatu  kajian teoritis tentang pedoman dalam mendidik dan melatih)

Oleh   :  Sri Sudaryanti

 

Abstrak

Dalam Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 dijelaskan bahwa tujuan Standar Kompetensi Lulusan pada Satuan Pendidikan Menengah Kejuruan  adalah   : “Meningkatkan kecerdasan, pengetahuan, kepribadian, akhlak mulia serta keterampilan untuk hidup mandiri dan mengikuti pendidikan lebih lanjut sesuai dengan kejuruannya.”   Untuk mewujudkan tujuan tersebut diperlukan seorang pendidik yang memiliki kualifikasi akademik dan memiliki kompetensi sebagai agen pembelajaran (Learning Agent).

.    Sebagai alternative pilihan bagi para pendidik, penyusun mencoba mensosialisasikan pedoman untuk mengelola proses pembelajaran dalam rangka pencapaian tujuan tersebut  dari B.S. Wibowo, dkk.  Yang oleh Beliau dirangkai dalam satu akronim yang penuh makna  yaitu ISTIQOMAH.

 

Pendahuluan

Standar Kompetensi Lulusan adalah kualifikasi lulusan yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan .  Sikap, pengetahuan, dan keterampilan lulusan yang diharapkan disesuaikan dengan karakteristik dari masing-masing satuan pendidikan.

Tujuan Standar Kompetensi Lulusan pada Satuan Pendidikan Menengah Kejuruan adalah  :  “Meningkatkan kecerdasan, pengetahuan, kepribadian, akhlak mulia, serta keterampilan untuk hidup mandiri dan mengikuti pendidikan lebih lanjut sesuai dengan kejuruannya.”     Dari tujuan tersebut tersirat bahwa Satuan Pendidikan Menengah Kejuruan  ingin :

1.    Membentuk Sikap (Attitude) lulusan agar memiliki kepribadian dan akhlak mulia.

2.    Membekali Pengetahuan (Kognitif) lulusan  untuk mewujudkan  tingkat kecerdasan sehingga dapat  memiliki kedewasaan berfikir dan dapat mengikuti pendidikan lebih lanjut sesuai dengan kejuruannya.

3.    Melatih Keterampilan (Psikomotorik) lulusan sesuai dengan kejuruan yang dipilihnya agar mampu hidup mandiri.

Untuk mewujudkan tujuan tersebut sangat diperlukan seorang pendidik yang mampu berperan sebagai fasilitator, motivator, pemacu, dan pemberi inspirasi belajar bagi para peserta didik.

Dari permasalahan di atas, dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut  :

“Usaha apakah yang dapat dilakukan seorang pendidik dalam mewujudkan proses pembelajaran yang interaktif, inspiratif, menyenangkan, menantang, melibatkan peran aktif peserta didik dll.  seperti yang diharapkan dalam standar proses sehingga tujuan Standar Kompetensi Lulusan dapat tercapai ?”

 

Standar Pendidik

Pendidik yang diharapkan dalam Standar Nasional Pendidikan  adalah yang  memiliki kualifikasi akademik dan kompetensi sebagai agen pembelajaran, sehat jasmani dan rohani, serta memiliki kemampuan untuk mewujudkan tujuan pendidikan nasional.

Kualifikasi Akademik adalah tingkat pendidikan minimal yang harus dipenuhi oleh seorang pendidik yang dibuktikan dengan ijazah dan/atau sertifikat keahlian yang relevan sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.   Sedangkan Kompetensi sebagai agen pembelajaran  (Learning Agent) pada jenjang pendidikan dasar dan menengah serta pendidikan anak usia dini meliputi  :

1.     Kompetensi pedagogik

Kompetensi Pedagogik adalah kemampuan mengelola pembelajaran peserta didik yang meliputi pemahaman terhadap peserta didik, perancangan dan pelaksanaan pembelajaran, evaluasi hasil belajar, dan pengembangan peserta didik untuk mengaktualisasikan berbagai potensi yang dimilikinya.

.

2.     Kompetensi kepribadian

Kompetensi kepribadian adalah kemampuan kepribadian yang mantap, stabil, dewasa,   arif, dan berwibawa, menjadi teladan bagi peserta didik, dan  berakhlak mulia.

 

3.     Kompetensi profesional

Kompetensi Profesional adalah kemampuan penguasaan materi pembelajaran secara luas dan mendalam yang memungkinkannya membimbing peserta didik memenuhi standar kompetensi yang ditetapkan dalam Standar Nasional Pendidikan

 

4.     Kompetensi sosial.

Kompetensi Sosial adalah kemampuan pendidik sebagai bagian dari masyarakat untuk berkomunikasi dan bergaul secara efektif dengan peserta didik, sesama pendidik, tenaga kependidikan, orangtua/wali peserta didik, dan masyarakat sekitar.

Menurut pendapat penyusun  dari  keempat kompetensi pendidik di atas, yang langsung berpengaruh terhadap pencapaian tujuan Standar Kompetensi Lulusan untuk aspek pengetahuan dan keterampilan adalah  kompetensi pedagogik dan kompetensi profesional.  Dalam kompetensi pedagogik seorang pendidik dituntut untuk mampu mengelola proses pembelajaran peserta didik, sedangkan dalam kompetensi profesional seorang pendidik dituntut untuk menguasai materi pembelajaran secara luas dan mendalam sehingga memungkinkan untuk membimbing peserta didik dalam mencapai standar kompetensi lulusan.

Pada hakekatnya agar proses pencapaian tujuan dapat terealisasi dengan efektif dan efisien, maka seorang pendidik selain memiliki kompetensi profesional juga perlu diimbangi dengan kompetensi pedagogik.  Sepandai apapun seorang pendidik menguasai suatu materi pembelajaran tetapi kalau tidak mampu mengelola materi tersebut menjadi suatu proses pembelajaran, maka hal ini jelas akan menghambat proses pentransferan ilmu kepada peserta didik.  Kemampuan berfikir tanpa disertai dengan kemampuan berkomunikasi adalah sia-sia.

Sedangkan untuk mencapai standar kompetensi lulusan aspek sikap, diperlukan  seorang pendidik yang memiliki kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial.  Seorang pendidik dalam membentuk sikap peserta didik harus terlebih dahulu dapat memberikan contoh sikap yang dapat diteladani oleh para peserta didik dan agar semua tujuan yang diharapkan dapat tercapai, maka seorang pendidik harus kompeten dalam berkomunikasi.

Proses pembelajaran yang sesuai dengan standar nasional pendidikan adalah proses pembelajaran yang diselenggarakan secara interaktif, inspiratif, menyenangkan, menantang, memotivasi peserta didik untuk berpartisipasi aktif, serta memberikan ruang yang cukup bagi prakarsa, kreativitas, dan kemandirian sesuai bakat, minat dan perkembangan fisik serta psikologis peserta didik.

Salah satu upaya untuk mewujudkan proses pembelajaran tersebut yaitu dengan memiliki keterampilan dalam mengelola proses pembelajaran dari mulai perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, refleksi sampai tindak lanjut pembelajaran.   Dalam kesempatan ini, penyusun akan mencoba mensosialisasikan beberapa kriteria sebagai pedoman dalam mengelola proses pembelajaran yang tepat.   Pedoman ini dicetuskan oleh B.S. Wibowo, dkk. dalam bukunya Sharpening Our Concept and Tools. Pedoman tersebut oleh Beliau dirangkum dalam sebuah akronim dengan sebutan ISTIQOMAH.

 

Metode ISTIQOMAH

Kata ”Istiqomah” kalau kita tinjau dari sudut bahasa berarti konsisten, tetap atau teguh pendirian. Jadi metode istiqomah maksudnya adalah suatu metode yang perlu dilakukan secara konsisten untuk menghasilkan apa yang diharapkan. Sedangkan B.S. wibowo,dkk., mengartikan istilah Istiqomah ini menjadi sebuah akronim yang penuh makna. Istilah istiqomah terbentuk dari rangkaian kata-kata sebagai berikut  :  ”Imagination, Student Centre, Technology, Intervention, Question and Answers, Organization, Motivation, Application, Hearth”.  Metode Istiqomah ini oleh Beliau dijadikan sebagai pedoman untuk melatih, mengajar, mendidik, dan menyiapkan orang.

Jadi sesuai dengan makna yang tersirat dari istilah tersebut dan penyusun gabungkan dengan akronim istiqpmah, dapatlah disimpulkan bahwa metode istiqomah yang dicetuskan oleh B.S. Wibowo, dkk. sebagai pedoman untuk melatih, mengajar, mendidik, dan menyiapkan orang,  tidak akan efektif apabila tidak dilaksanakan secara konsisten.

Di bawah ini akan penyusun uraikan kata demi kata dari istilah istiqomah yang dicetuskan oleh B.S.Wibowo,dkk.  Mudah-mudahan dapat dipahami maksudnya sehingga dapat dijadikan sebagai pedoman bagi para pendidik dalam rangka membimbing para peserta didiknya.

1.     Imagination

Sebagai seorang motivator dan pemacu, seorang pendidik harus mampu membangkitkan imajinasi peserta didik jauh ke depan tentang ilmu yang akan mereka terima.  Cara yang dapat dilakukan oleh seorang pendidik, yaitu dengan menjelaskan manfaat ilmu untuk kehidupan mereka saat ini maupun masa depan mereka.  Contoh  :  bangkitkanlah imajinasi mereka, misalnya dengan terampil Komputer segala pekerjaan sulit akan terasa menjadi ringan dan mudah, dengan memahami operasi internet dengan mudah  kita dapat mengakses  dan menjelajah dunia,  dengan menguasai bahasa asing, dengan mudah kita dapat  go internasional dll.

Seorang akhli yang bernama A. Einstein mengatakan  :  ”Imagination is more important than knowledge”

 

2.     Student Centre

Pendidik sebaiknya pada saat mentransfer ilmu kepada paserta didik,harus trampil memilih metode yang tepat sehingga peserta didik dapat berpartisipasi aktif dalam proses belajar.

Pilihan metode yang dapat digunakan agar peserta didik dapat berpartisipasi aktif  di antaranya  :

a.    Buzz Group

Dalam metode ini peserta didik dalam satu kelas dipecah menjadi beberapa kelompok kecil.  Berilah kelompok-kelompok kecil tersebut suatu kasus, dan biarkanlah mereka aktif mengatasi kasus tersebut. Peran Pendidik hanyalah sebagai Fasilitator.

b.    Brainstorming

Dalam metode ini pancing peserta didik agar dapat mengerahkan segala kemampuannya untuk memberikan pendapat, mengatasi masalah yang muncul selama proses pembelajaran, dll.  Biarkan mereka aktif belajar mengatasi masalah.  Di akhir kegiatan, baru pendidik sebagai fasilitator menyimpulkan masalah.  Hasil kesimpulan merupakan ilmu bagi mereka.

c.    Simulasi

Dalam metode ini peserta didik bermain peran untuk mengatasi masalah yang dihadapi dengan lay-out ruangan kerja yang sebenarnya.  Misalnya : studi kasus tentang masalah yang muncul dalam menjalankan tugas sebagai resepsionis,  maka lay-out diatur sedemikian rupa seperti riuangan resepsionis dan peserta didik bermain peran untuk mengatasi kasus tersebut.

d.    Presentasi

Dalam metode ini peserta didik dilatih aktif untuk mengemukakan ide dan ilmu yang didapatkannya kepada orang lain secara lisan

e.    Dan masih banyak metode pembelajaran  dengan orientasi student centre yang dapat dikembangkan

 

3.     Technology

Pendidik sebaiknya dapat mengajar dengan memanfaatkan teknologi multi media, sehingga dapat membuat peserta didik senang dalam belajar dan informasi dapat dengan mudah dipanggil kembali.      B.S. Wibowo mengatakan     :    ”Learning will be effective if they get flow, fun, and enjoy.”

Agar suasana belajar menyenangkan dan para peserta didik menikmatinya, maka saran-saran di bawah ini dapat dijadikan bahan pertimbangan   :

a.    Kurangi kebiasaan mentransfer ilmu dengan komunikasi satu arah

b.    Gunakan media pembelajaran yang variatif sehingga dapat melibatkan panca indera dan emosi dari peserta didik.  Contoh misalnya : penggunaan modul interaktif, pemanfaatan internet sebagai sumber belajar, pemaparan materi menggunakan fasilitas in-focus dan/atau OHP dll.

 

4.     Intervention

Pendidik harus mampu mengaktifkan peserta didik secara dinamis dengan merancang dan memprogram pengalaman belajar peserta didik.  Guru terbaik adalah pengalaman.  Biarkanlah peserta didik belajar dari pengalamannya sendiri.   Seluruh alam (tidak dibatasi empat buah dinding tembok) adalah  ruang kelas.

Metode pembelajaran yang tepat menurut B.S. Wibowo adalah  :

a.    Studi Kasus

Dalam metode ini peserta didik diberikan suatu kasus, mereka diberi kebebasan untuk melakukan problem solving sesuai dengan pengalaman belajar masing-masing.

b.    Games

Dalam metode ini peserta didik melakukan proses pembelajaran untuk membentuk suatu konsep  dengan melakukan suatu permainan.

c.    Simulasi

Dalam metode ini peserta didik melakukan proses pembelajaran dengan cara bermain peran.

d.    Outbound

Dalam metode ini peserta didik melakukan proses pembelajaran dengan alam semesta sebagai ruang kelasnya.

 

5.     Question and Answers

Pendidik sebaiknya mampu mengajar dengan cara mendorong rasa ingin tahu, merumuskan pernyataan rasa ingin tahu, merancang cara menjawab rasa ingin tahu, dan bagaimana cara menemukan jawaban.   Jawaban akhir adalah ilmu.  Ilmu adalah perbendaharaan, dan kuncinya adalah pertanyaan.

Ikan tidak penting bagi peserta didik, tetapi bagaimana cara mendapatkan ikan tentu itu yang akan lebih bermanfaat bagi kehidupan peserta didik.

Metode pembelajaran yang tepat misalnya menggunakan metode inquiry.  Dalam metode inquiry, peserta didik disyaratkan untuk terlibat secara aktif menjelaskan secara rasional dan  ilmiah fenomena-fenomena yang memancing rasa ingin tahu.  Langkah-langkah yang dilakukan dalam menerapkan metode ini adalah  :

a.      Pembelajaran biasanya dimulai dengan sebuah pertanyaan pembuka yang memancing rasa ingin tahu siswa dan atau kekaguman siswa akan suatu fenomena.

b.      Melakukan langkah-langkah pemecahan masalah secara ilmiah dan rasional, misalnya menganalisis, melakukan percobaan, dan mengevaluasi

c.      Merumuskan jawaban sebagai ilmu.

Jadi titik berat pembelajarannya yaitu bagaimana cara mendapatkan ilmu bukan ilmunya.

 

 

 

6.     Organization

Pendidik yang baik adalah yang selalu mengontrol pengorganisasian ilmu yang telah diperoleh oleh peserta didik.  Beberapa hal yang perlu diperhatikan  :

a.    Hindari banyak belajar namun melupakan pelajaran masa lalu.

b.    Usahakan untuk mengaitkan kompetensi yang baru dengan kompetensi sebelumnya, sehingga kompetensi yang dimiliki oleh peserta didik dapat meningkat dan lebih berkualitas.

c.    Karena daya ingat yang terbatas, upayakan peserta didik memiliki catatan yang rapi, rinci, dan mudah diakses.

 

7.     Motivation

Pendidik hendaknya mampu memberikan stimulasi yang dapat membangkitkan motivasi peserta didik untuk belajar.  Saran-saran yang dapat dipertimbangkan  :

a.    Informasikan manfaat ilmu yang dipelajari kepada para peserta didik

b.    Usahakan penggunaan metode pembelajaran yang variatif dengan mengacu pada model pembelajaran Learning by Doing, terutama pilihlah metode yang dapat memantapkan sikap, pengetahuan, dan keterampilan kejuruan yang dibutuhkan dunia kerja.

c.    Karena motivasi sangat dipengaruhi oleh emosi, maka   :

1)    Sekali-kali rangsanglah mereka dengan pujian dan hadiah

2)    Hindari mempermalukan mereka di depan umum

3)    Hargailah pendapat mereka sekecil apapun

 

8.     Application

Pendidik yang baik harus dapat membantu peserta didik dalam menerapkan ilmu pengetahuan pada dunia praktis atau bahkan dapat mengembangkan aplikasi ilmu tersebut dalam berbagai bidang kehidupan.  Pendidik jangan hanya sebagai pentransfer ilmu tanpa makna.  Bimbinglah mereka untuk mengaplikasikan ilmu yang mereka peroleh.    Metode yang dianggap sesuai untuk dipilih yaitu metode pembelajaran CTL (Contextual Teaching and Learning).

Metode Contextual Teaching and Learning  :

a.    Merupakan proses pembelajaran yang bertujuan membantu siswa untuk memahami makna materi ajar dengan mengaitkannya terhadap konteks kehidupan mereka sehari-hari (konteks pribadi, sosial dan kultural), sehingga siswa memiliki pengetahuan/ ketrampilan yang dinamis dan fleksibel untuk mengkonstruksi sendiri secara aktif pemahamannya.

b.    Merupakan proses pembelajaran yang mengaitkan antara materi yang diajarkan dengan situasi dunia nyata peserta didik dan mendorong peserta didik  membuat hubungan antara pengetahuan yang dimilikinya dengan penerapannya dalam kehidupan mereka sebagai anggota masyarakat.

9.     Hearth

Pendidik harus mampu mendidik dengan turut menyertakan nilai-nilai spiritual ke dalam hati nurani para peserta didik, karena ini merupakan faktor yang paling mendasar untuk kesuksesan jangka panjang.  Dalam mendidik, pendidik harus dapat menyisipkan pesan-pesan moral yang dapat membentuk sikap positif peserta didik, misalnya  : kejujuran dalam sikap dan perbuatan, tanggung jawab, disiplin dalam bekerja, menepati janji, sopan santun dalam bergaul, dan lain-lain pesan moral yang bermanfaat  bagi para peserta didik.  Nilai-nilai spiritual semacam ini sangat besar sekali peranannya dalam upaya mewujudkan tujuan standar kompetensi lulusan untuk aspek sikap.

Untuk para lulusan Sekolah Menengah Kejuruan, pembentukan sikap-sikap positif sejak awal sangat diperlukan sekali karena selain dipersiapkan untuk melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi,    mereka juga dipersiapkan untuk memasuki dunia kerja yang penuh tantangan baik itu sebagai pencari kerja maupun sebagai pencipta kerja.

 

Kaitan antara standar pendidik dengan metode istiqomah dalam pencapaian tujuan standar kompetensi lulusan

Dari uraian sebelumnya, tersirat bahwa tujuan standar kompetensi lulusan yaitu ingin menghasilkan lulusan yang memiliki sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang sesuai dengan kejuruan yang dipilihnya.   Berhasil tidaknya tujuan tersebut, sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor di  antaranya faktor  pendidik.

Sebaik apapun tujuan yang ingin dicapai tidak akan ada artinya apabila seorang pendidik tidak dapat menjalankan fungsinya sebagai fasilitator, motivator dan pemacu kreativitas peserta didik.  Sebelas penyakit menular yang sering menyerang para pendidik  menurut Menteri Pendidikan Nasional kita yaitu  :

1.     Tipus          :  tidak punya selera

2.     Mual           :  mutu amat lemah

3.     Kudis         : kurang disiplin

4.     Asma        : asal masuk kelas

5.     Kusta        : kurang strategi

6.     TBC          : tidak bisa computer alias gagap teknologi

7.     Kram         : kurang terampil

8.     Asam Urat  : asal sampaikan materi urutan kurang akurat

9.     Lesu          : lemah sumber

10.  Diare         :  di kelas anak-anak meremehkan

11.  Ginjal        :  gajinya nihil,  jarang aktif  dan lambat

Bila dibiarkan menjadi sikap para pendidik dalam membimbing para peserta didiknya, jelas sekali hal ini akan menjadi faktor utama terhambatnya pencapaian tujuan.

Lain halnya,  apabila Metode Istiqomah yang disosialisasikan oleh B.S. Wibowo dilaksanakan secara tetap, berkesinambungan, dan konsisten dalam membimbing, mendidik dan  melatih para peserta didik, insya Allah proses pembelajaran dapat menjadi lebih bermakna khususnya bagi para lulusan.   Pencapaian aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan kejuruan yang dipilih oleh peserta didik betul-betul dapat terwujud.

 

Penutup

Dari kajian teoritis di atas  dan berdasarkan pengalaman di lapangan, maka dapatlah disimpulkan bahwa  usaha-usaha yang dapat dilakukan oleh pendidik dalam mewujudkan proses pembelajaran sesuai dengan standar proses adalah dengan menerapkan pedoman yang dicetuskan oleh B.S. Wibowo yaitu metode Istiqomah.  Mengapa penyusun menyimpulkan demikian  ?  Karena kalau kita telaah kata demi kata dari istilah tersebut,  semuanya menyarankan proses pembelajaran secara aktif dilakukan oleh peserta didik, posisi pendidik hanyalah sebagai  fasilitator, motivator, pemacu dan pemberi inspirasi belajar bagi peserta didik.   Sehingga apabila para peserta didik diposisikan   demikian, maka akan terwujud proses pembelajaran yang interaktif, inspiratif, menyenangkan, menantang, memotivasi peserta didik untuk berpartisipasi aktif serta memberikan ruang yang cukup bagi prakarsa, kreativitas, dan kemandirian sesuai dengan bakat, minat, dan perkembangan fisik serta psikologis peserta didik.  Apabila proses pembelajaran sudah sesuai dengan standar proses, maka akan lebih memungkinkan untuk mewujudkan tercapainya tujuan standar kompetensi lulusan.

Beberapa saran yang dapat penyusun anjurkan  khususnya kepada para pendidik yaitu  :

1.     Jadilah pendidik yang penuh semangat dalam mencerdaskan peserta didik

2.     Jadikanlah metode istiqomah sebagai pedoman untuk melatih, mengajar  dan  mendidik peserta didik

3.     Hindari sebelas penyakit menular yang dikemukan oleh Menteri Pendidikan Nasional, yaitu  : tidak punya selera (tipus), mutu amat lemah (mual), kurang disiplin (kudis), asal masuk kelas (asma), kurang strategi (kusta), tidak bisa computer alias gagap teknologi (TBC), kurang terampil (kram), asal sampaikan materi urutan kurang akurat (asam urat), lemah sumber  (lesu), di kelas anak-anak meremehkan (diare), gajinya nihil, jarang aktif dan lambat (ginjal)

4.     Sebagai Pendidik yang profesional, teruslah berusaha mencari terobosan baru terutama dalam penggunaan metode dan media pembelajaran yang variatif

5.     Tingkatkan terus kompetensi pedagogik, kompetensi kepribadian, kompetensi profesional dan kompetensi sosial agar dapat memberikan pelayanan prima kepada peserta didik

6.     Bersikap terbuka terhadap segala perkembangan ilmu

7.     Jadwalkanlah kegiatan diskusi dengan sesama pendidik untuk membahas masalah-masalah yang mungkin muncul saat melakukan proses pembelajaran

8.     Biasakanlah untuk melakukan penelitian tindakan kelas agar kita dapat melakukan refleksi.

 

 

 

Daftar Pustaka  :

Bandono. 2008.  Menyusun Model Pembelajaran Contextual Teaching and Learning (CTL). Artikel  :  bandono.web.id

 

B.S. Wibowo,dkk. 2002.  Sharpening Our Concept and Tools, Kiat praktis   manajemen Pengembangan SDM. Bandung : PT Syaamil Cipta Media

 

 

Joko Sutrisno, S.Si., M.Pd. 2008.  Pengaruh Metode Pembelajaran Inquiry dalam Belajar Sains terhadap Motivasi Belajar Siswa. Artikel : Internet

————.Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Jakarta.

Biodata Singkat  :

Penyusun adalah guru dpk kompetensi keahlian Administrasi Perkantoran di SMK PGRI 2 Cimahi dan Alumni IKIP Bandung jurusan Pendidikan Management Tahun 1986.

 

 

 

 

.

 

 

Posted in categories | Leave a comment

Mail Handling

BAB  I

PENGADAAN SURAT DINAS

Surat dinas adalah surat yang ditulis untuk urusan kedinasan dan bersifat resmi.  Untuk urusan kedinasan maksudnya bahwa surat dibuat dalam rangka memperlancar pelaksanaan prosedur kerja di suatu instansi, organisasi maupun perusahaan. Sedangkan bersifat resmi maksudnya surat dibuat mengikuti aturan yang berlaku.

Macam-macam surat dinas yang akan dibahas untuk mempelajari kompetensi ini adalah  :

1.      Surat Lamaran Kerja

Surat ini memang tergolong surat pribadi bukan surat resmi, tetapi berhubung ditulis untuk urusan kedinasan, maka  penulisan surat lamaran harus mengikuti aturan yang berlaku untuk surat resmi dan dinas.

2.      Surat Panggilan Wawancara

Surat ini biasanya dibuat sebagai tindak lanjut karena adanya lamaran pekerjaan dari seorang pemohon kerja.

3.      Surat Keputusan

Surat ini dibuat oleh atasan untuk bawahannya dalam rangka memberikan suatu keputusan yang bersifat resmi.  Misalnya : Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai, Mutasi Pegawai, Promosi Jabatan,

Pemutusan Hubungan Kerja, dll.

4.      Surat Perjanjian

Surat ini dibuat antara satu pihak dengan pihak lainnya untuk merumuskan beberapa kesepakatan tertulis yang bersifat mengikat kedua belah pihak.  Biasanya surat ini dibuat di atas meterai dengan tujuan agar surat ini mempunyai kekuatan hukum.

5.      Surat Undangan

Surat ini berisi undangan  kepada orang yang namanya tercantum dalam alamat  surat untuk menghadiri suatu kegiatan.

6.      Surat Tugas

Surat ini dibuat oleh atasan yang isinya memberikan tugas kepada bawahannya untuk mengerjakan suatu pekerjaan dinas baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.

7.      Surat Kuasa

Surat ini dibuat oleh satu pihak untuk pihak lainnya yang isinya berupa pemberian kuasa untuk melakukan suatu tindakan.  Surat kuasa hanya berlaku untuk satu kali tindakan.

8.      Surat  Rekomendasi

Surat ini dibuat oleh suatu instansi, yayasan, organisasi atau perusahaan untuk memberikan keterangan perilahal perilaku, prestasi kerja dll. dari seseorang yang pernah berhubungan dengan instansi, yayasan, organisasi, atau perusahaan tersebut.  Surat ini dibuat dengan maksud agar mendapat pandangan yang positif dari pihak lain   dan biasanya bersifat tidak rahasia.

9.      Surat Referensi

Surat yang dibuat oleh seorang pejabat yang berisi keterangan tentang baik buruknya seseorang atau organisasi.   Surat ini dibuat karena adanya permintaan dari pihak ketiga dan biasanya bersifat rahasia.

10.  Surat Peringatan

Surat ini dibuat oleh atasan untuk bawahannya karena bawahannya melakukan tindakan pelanggaran disiplin.  Surat biasanya dibuat secara bertahap, diawali adanya teguran secara lisan.  Apabila teguran lisan tidak diindahkan maka akan dikeluarkan Surat Peringatan I, II, sampai Surat Peringatan III.

Untuk contoh-contoh surat di atas dapat dipelajari pada  Modul  “Melakukan Prosedur Administrasi”    karangan  SRI SUDARYANTI.

 

Prosedur kegiatan surat menyurat di lingkungan instansi, yayasan, organisasi maupun perusahaan pada hakekatnya perlu dilakukan kegiatan penanganan surat (Mail Handling) dengan prosedur yang benar.

Penanganan surat (Mail Handling) adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan, sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah/instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Penanganan surat dapat dilakukan dengan 2 (dua) sistem, yaitu  :

1.      Sistem Tradisional diantaranya dengan Sistem Buku Agenda

2.      Sistem Pola Baru/Modern, biasa dikenal dengan Sistem Kartu Kendali

Dalam penanganan surat dengan Sistem Buku Agenda, setiap surat masuk maupun surat keluar harus tercatat dalam Buku Agenda, sedangkan untuk kelompok surat yang memerlukan penanganan khusus dan segera, harus dicatat dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima dan ditangani oleh mereka yang berhak.   Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih dahulu harus dicatat dalam Buku Ekspedisi. Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.

 

Sedangkan penanganan surat dengan Sistem Kartu Kendali, setiap surat baik masuk maupun keluar, terlebih dahulu dikelompokkan ke dalam Surat Penting, Surat Biasa, dan Surat Rahasia.  Ketiga kelompok surat ini berbeda cara penanganannya dan hanya kelompok surat penting saja yang harus dibuatkan Kartu Kendali.

Untuk lebih jelasnya perhatikan penjelasan kedua sistem tersebut dalam bab berikutnya.

Tugas Mandiri  :

  1. Buatlah konsep surat-surat dinas di atas sesuai perintah dari Guru Anda.
  2. Surat dibuat untuk dan atas nama PT INSAN REMAJA.
  3. Konsep surat yang sudah disetujui, kemudian diketik menggunakan Komputer.
  4. Naskah surat dikumpulkan pada Bussiness File, untuk keperluan penyelesaian tugas berikutnya.

BAB  II

SISTEM BUKU AGENDA

1.        Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui  :

a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi

b.      Petugas Kantor Pos

c.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju

Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :

a.       Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah  :

1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b.      Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :

1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.

4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.

Bentuk lajur-lajur untuk buku-buku penerimaan dapat dilihat pada contoh berikut ini  :

Penerimaan Surat Tercatat/Terdaftar, Rahasia, Pribadi,

Kilat dan Wesel Pos

Diterima Dari Untuk Jenis Surat
Tanggal Jam Nama Alamat Bagian Nama

c.       Pencatatan

Pekerjaan pencatatan, tugasnya  :

1)      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat,

 

dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang  dianggap penting.

2)      Pemeriksaan lampirannya

3)      Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.

4)      Mengagendakan surat masuk.  Petugasnya disebut Agendaris.

Buku Agenda terdapat 3 (tiga) macam, yaitu  :

1)      Buku Agenda Tunggal

No. Urut Tanggal Terima M/ 

K

Surat Dari/Kepada Isi Ringkas Ket.
Nomor Tanggal

2)      Buku Agenda Kembar

Surat Masuk

No. Urut Tgl. Terima Surat Pengirim Perihal Diteruskan Kepada Kode Arsip
Tgl Nomor

Surat Keluar

No. 

Urut

Surat Dikirim Kepada Perihal Keterangan Lampiran Kode Arsip
Tgl. Nomor

3)   Buku Agenda Berpasangan

Format buku agenda berpasangan dibuat dengan cara menggabungkan format agenda surat masuk (sebelah kiri) dan format agenda surat keluar (sebelah kanan)

d.      Pengarahan dan Penerusan

Kegiatan-kegiatannya  :

1)      Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha

2)      Surat masuk berikut  lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

3)      Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan  kembali kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha

e.       Pendistribusian Surat

Kegiatan-kegiatannya  :

1)      Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.

2)      Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat Disposisi)

3)      Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat telah diterima

4)      Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan

f.       Penyimpanan Surat

Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.

Contoh :

Buku Ekspedisi Intern  :

No. Urut Tgl. Surat Nomor Surat Dikirim Kepada Paraf& 

Tgl. Terima

Lembar Disposisi

Indeks  : Rahasia : 

Penting :

Biasa    :

Kode  :                                              Tanggal Penyelesaian  :
Tgl./No.              :  ………………………………….. 

Asal                    :  …………………………………..

Isi Ringkas          :  …………………………………..

…………………………………..

Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada  : 

1.          ……………………..

2.          ……………………..

3.          ……………………..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : 

Kepada   :  …………………………………………………

Tanggal  :  …………………………………………………

Penerimaan

Arus Penanganan Surat Masuk  :

2.        Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat Keluar adalah   :

  1. Surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain, atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang sesuai yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
  2. Surat-surat yang dikirimkan untuk kegiatan intern pada suatu kantor yang bersifat penting.
  3. Surat-surat yang dikirimkan atas inisiatif perusahaan sendiri untuk memulai hubungan dengan pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.

Semua jenis surat keluar di atas, pada umumnya menempuh prosedur sebagai berikut   :

a.         Pembuatan konsep

b.         Pengetikan

c.         Penandatanganan

d.        Pencatatan

e.         Pengiriman

f.          Penyimpanan

Keterangan :

  1. Pembuatan Konsep disebut juga draft.  Konsep surat sebaiknya dibuat secara lengkap disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor.   Pengonsep surat dapat

menentukan bentuk surat misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented, hanging paragraph, official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah petugas pengetikan dalam mengetik surat tersebut.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan konsep adalah sebagai berikut   :

1)      Instruksi/perintah pembuatan surat dari pimpinan dapat berupa  :

a)      Disposisi Rep. (Reproduksi)

b)      Pendiktean

2)      Setelah instruksi diterima, konsep surat dibuat dengan menggunakan blangko lembar konsep yang umumnya berbentuk folio ganda.

3)      Konsep surat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut  :

a)      Bersifat formal (dinas)

b)      Objektif

c)      Ringkas dan jelas maksudnya

d)     Sopan dan ramah bahasanya

e)      Seragam dalam bentuknya

f)       Rapih dalam pengetikannya

4)      Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan persetujuan dari pimpinan.  Sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang

berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.

5)      Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregristasikan (dicatat) untuk mendapatkan nomor surat dari Verbalis (petugas yang menangani buku agenda surat keluar)

Contoh Lembar Konsep  :

 

Dikerjakan oleh  :……………..

Diperiksa oleh    :……………..

Diteruskan oleh  :……………..

Unit Pengolah    :……………..

Penerimaan Konsep surat tgl…

Verbal  No.        :………………… 

Diketik oleh       :………………….

Ditaklik oleh      : ………………..

Penerimaan surat keluar tgl. : …..

Dikirim oleh      : ………………..

Diajukan lagi tgl.  : ……………..

Pokok Surat : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 

……………………………………………………………………………

Nomor surat    : ……………….. 

Lampiran        :…………………

Keterangan     : …………………

Peringatan      : …………………

Disetujui oleh :………………….

Tanggal  : …………………… 

 

Setelah selesai konsep dikembalikan kepada : ………………………….

Catatan  :

Ø  Lembar konsep berukuran folio ganda (double folio)

Ø  Lembaran kedua digunakan untuk penulisan konsep surat

  1. Pengetikan

1)      Tugas juru tik setelah menerima konsep surat, ia akan mengetik konsep tersebut rangkap dua (yang asli untuk dikirim dan tembusannya untuk diarsipkan)

2)      Setelah selesai juru tik harus membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep

3)      Hasil ketikan surat diserahkan kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha, untuk diteliti  :

a)      Bentuk surat

b)      Isi Surat

c)      Kesalahan dan kebersihan pengetikan, dll.

4)      Apabila hasil pengetikan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang

5)      Tetapi apabila hasil pengetikan sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka Sekretaris atau kepala Tata Usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian  (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan

  1. Penandatanganan

Surat kemudian  disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang menandatangani surat.

  1. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai berikut  :

1)      Surat yang telah ditandatangani kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat.

2)      Surat tersebut terlebih dahulu dicatat dalam buku verbal (buku agenda surat keluar)  oleh petugas yang disebut verbalis

3)      Setelah itu surat asli dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat dan siap dikirimkan.

4)      Dengan mempergunakan Buku Ekspedisi Intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (Ekspedisi)

  1. Pengiriman

Urusan Ekspedisi melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut  :

1)      Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan cermat dalam Buku Ekspedisi

2)      Untuk surat-surat keluar yang akan disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.  Sedangkan surat-surat keluar yang akan dikirim keluar kantor dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern

3)      Pelaksanaan penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dilakukan oleh kurir/petugas ekspedisi

4)      Kurir mengantar surat ke Kantor Pos dan dapat sekaligus mengambil surat-surat yang ada pada Kotak Pos

5)      Pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai Buku Pos Tercatat

  1. Penyimpanan

Tembusan surat diserahkan kepada arsiparis untuk dicatat pada Buku Arsip (Klapper) dan disimpan menurut Sistem yang digunakan di kantor tersebut.

Contoh Buku Ekspedisi Ekstern  :

NOMOR EKSPEDISI TANGGAL SURAT NOMOR SURAT DIKIRIM KEPADA TANGGAL KIRIM

Arus Penanganan Surat Keluar

Contoh Praktek Penanganan Surat Dengan Sistem Buku Agenda

Sebagai staf Tata Usaha di SMK PGRI 2 Cimahi,  Anda ditugaskan untuk menangani surat masuk dan surat keluar di bawah ini  :

Surat I :

Ikatan Sekretaris Indonesia

Members of Association of Secretaries and Administrative Proffessional in Asia Pacific

Affiliate of the International Association of administrative Professional

NO. 085/ISI-JABAR/VII/07-10                                                        20 Juli 2010

Kepada

Yth. Drs. Yoyo Waluyo

Kepala SMK PGRI 2 Cimahi

Jalan Encep Kartawiria No. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Perihal  :  Pelatihan Table Manner

Pada tanggal 7 Agustus 2010, Ikatan Sekretaris Indonesia Cabang Jawa Barat akan menyelenggarakan pelatihan Table Manner yaitu tentang etika penyajian makanan secara lengkap dan etika bersikap di meja makan.  Di samping acara pokok, kami pun akan menyiapkan acara tambahan yaitu memberikan kepada para peserta mengenai etika berbusana.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon dukungan dari Bapak untuk mengirimkan perwakilan dari sekolah untuk mengikuti acara tersebut. Selain akan memberikan pandangan dan ide lebih luas untuk dapat meningkatkan profesionalisme, juga memberikan kesempatan untuk menjalin kerja sama, saling belajar dan berbagi pengalaman dengan rekan dari dunia kerja.

Atas perhatian dan dukungan yang Bapak berikan, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua,                                                                                    Sekretaris,

Ttd.                                                                                          Ttd.

Neneng Nurlaela, SE                                                   Purwantiningsih

Pendaftaran ke :   Sekretariat ISI Jawa Barat Perumahan  Tirta Kencana No. 23 Jln. Pesantren Cimahi, paling lambat tgl.31 Juli 2010

Surat II  :

PERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI

(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHI

SMK PGRI 2 CIMAHI

KELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATAN

Alamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412

SURAT TUGAS

No. 008/PK/M.2010

Kepala Sekolah Menengah Kejuruan PGRI 2 Cimahi, memberikan tugas kepada   :

Nama                           :  Dra. SRI SUDARYANTI

NIP                              :  19630508 198710 2 001

Pangkat/Gol.Ruang     :  Pembina Tk.l/IV-b

Jabatan                                    :  Guru Produktif  Administrasi Pekantoran

Untuk mengikuti pelatihan TABLE MANNER yang diselenggarakan ISI Jawa Barat pada           :

Hari, Tanggal              :  Sabtu,  7 Agustus  2010

Waktu                         :  09.00 s.d. 16.00

Tempat                        :  Hotel TOPAS Bandung

Demikianlah surat tugas ini kami sampaikan, untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Cimahi,  6 Agustus 2010

Kepala SMK PGRI 2 Cimahi

Ttd.

Drs. Yoyo Waluyo

NIP 19600120 198603 1 009

Surat III

PERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI

(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHI

SMK PGRI 2 CIMAHI

KELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATAN

Alamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412

Nomor       :  116/V/21/C.2010                                        9  Juli 2010

Lampiran  :  -

Hal           :  Undangan Rapat

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Guru dan Staf Tata Usaha

SMK PGRI 2 Cimahi

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada rapat awal tahun pembelajaran 2010 – 2011 yang akan dilaksanakan pada  :

Hari, Tanggal                    :  Kamis, 15 Juli 2010

Waktu                               :  10.00  s.d.  selesai

Tempat                             :  Ruang Rapat

Acara                                :  1. Syukur Nikmat

2. Pembagian Tugas

Mengingat pentingnya acara tersebut di atas, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah,

Ttd.

Drs Yoyo Waluyo

NIP  19600120 198603 1 009

Surat IV

PERKUMPULANPEMBINALEMBAGAPENDIDIKANDASARDANMENENGAH PGRI

(PPLP DASMEN PGRI) KOTA CIMAHI

SMK PGRI 2 CIMAHI

KELOMPOK BISNIS MENEJEMEN DAN KESEHATAN

Alamat  :  Jalan Encep Kartawiria No.153 ‘ (022) 6654310 Cimahi 50412

Nomor     :  120/V/21/C.2010                                                    25 Juli 2010

Lampiran:   -

Hal           :  Pertemuan dengan

Orang Tua Siswa Kls. 3

Kepada

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua

Siswa Kelas 3

Di Tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu orang tua siswa kelas 3 pada  :

Hari, Tanggal        :   Sabtu,  31  Juli 2010

Waktu                   :   13.00  s.d.  selesai

Tempat                 :   Ruang Pertemuan

SMK PGRI 2 Cimahi

Acara                    :  Pembahasan Biaya kegiatan Kelas 3

Mengingat pentingnya acara tersebut di atas,  kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas kehadiran Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Sekolah,

Ttd.

Drs. Yoyo Waluyo

NIP  19600120 198603 1 009

Langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk menangani setiap surat di atas adalah sebagai berikut   :

Surat I

  1. Data surat dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk
  2. Surat dengan dilampiri Lembar Disposisi diserahkan kepada atasan (Kepala Sekolah)
  3. Kepala Sekolah memberikan disposisi, kemudian menyerahkan kembali surat dan lembar disposisi pada Bagian Tata Usaha/Sekretaris
  4. Bagian Tata Usaha menyerahkan surat dan lembar disposisi dari Kepala Sekolah kepada unit pengolah dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern
  5. Selesai diproses kemudian surat diarsipkan

Surat  II dan Surat  III

  1. Data surat dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar
  2. Surat yang siap didistribusikan diserahkan ke bagian ekspedisi dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern

Surat IV

  1. Data surat dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar
  2. Menyerahkan surat yang siap dikirim ke  Bagian Ekspedisi dan tembusannya ke Bagian Arsip
  3. Surat sebelum dikirimkan, terlebih dahulu dicatat pada Buku Ekspedisi Ekstern

Contoh Pengisian  :

Buku Agenda Surat Masuk

No.Urut Tgl. 

Terima

Surat Pengirim Perihal Diteruskan Kepada Kode Arsip
Tgl. Nomor
01 21/07/10 20/07/10 085/ISI-JABAR/VII/07-10 ISI Jawa Barat Informasi Pelatihan Table Manner Ketua Program Studi Keahlian Administrasi PS 001

Buku Agenda Surat Keluar

No.Urut Surat Dikirim Kepada Perihal Ket. 

Lamp.

Kode Arsip
Tgl. Nomor
01 09/07/10 116/V/21/C.2010 Guru dan Staf Tata Usaha Rapat Awal Tahun 2010-2011 - KI 001
02 25/07/10 120/V/21/C.2010 Orang Tua Siswa Kelas 3 Rapat Pembahasan Biaya Kegiatan Kelas 3 - KI 001
03 06/08/10 008/PK/M.2010 

 

Dra. Sri Sudaryanti Tugas Pelatihan - PS 001

Lembar Disposisi

Indeks  : 

Komunikasi dan Informasi

Rahasia : 

Penting :

Biasa    :

 

ü

Kode  :       PS ool                       Tanggal Penyelesaian  :   6 Agustus 2010
Tgl./No.              :  085/ISI-JABAR/VII/07-10 

Asal                    :  ISI Jawa barat

Isi Ringkas          :  Informasi Pelatihan Table Manner

Instruksi/Informasi  : 

Laksanakan Pelatihan !

Diteruskan Kepada  : 

Ketua Program Studi Administrasi

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : 

Kepada   : Kepala Urusan Tata Usaha

Tanggal   : 6 Agustus 2010

Buku Ekspedisi Intern

No. Urut Tgl. Surat Nomor Surat Dikirim Kepada Paraf& 

Tgl. Terima

01 09/07/10 116/V/21/C.2010 1.      Drs. Komarudin 

2.      Dra. Hj. E.Rohaniah

3.     Dra. Sri Sudaryanti

4.

5.

1. 

2.

3.

4.

5.

02 06/08/10 008/PK/M.2010 

 

Dra. Sri Sudaryanti

Buku Ekspedisi Ekstern

Nomor Ekspedisi Tanggal Surat Nomor Surat Dikirim Kepada Tanggal Kirim
01 

 

 

02

 

25/07/10 120/V/21/C.2010 Orang Tua Siswa Kelas 3 25/07/10

Tugas Mandiri  :

Anda  sebagai staf Tata Usaha PT INSAN REMAJA yang beralamat di Jalan Encep Kartawiria No. 153 Cimahi, ditugaskan untuk menangani surat-surat di bawah ini  :

  1. 10 (sepuluh) macam surat (Dinas maupun pribadi)
  2. Surat terdiri dari Surat Masuk dan Surat Keluar
  3. Surat Keluar terdiri dari surat keluar untuk lingkungan intern kantor dan surat keluar untuk perusahaan/instansi lain.

Tugas Anda  :

  1. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
  2. Mengisi Buku Ekspedisi Intern dan Ekspedisi Ekstern
  3. Membuat Lembar Disposisi
  4. Mengisi Buku Klapper
  5. Mengarsipkan surat dengan sistem masalah

BAB  III

SISTEM KARTU KENDALI

Sistem Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian hingga penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien.

Contoh Kartu Kendali  :

Indeks/Subjek Kode  : Tanggal  : 

No. Urut:

M/K
Hal                :  ………………………………………………………..
Isi Ringkas    : 

……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

Lampiran       :
Dari/Kepada  : 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Tanggal          : 

Pengolah        :

No. Surat   :
Paraf          :
Catatan           :

Dalam penanganan surat dengan sistem kartu kendali, baik surat masuk maupun surat keluar harus dilakukan pengelompokkan surat.

Secara sederhana surat-surat dapat dikelompokkan sebagai berikut  :

1.    Surat Penting

Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang terkait bagi kantor/organisasi bersangkutan, baik secara langsung maupun tidak, turut mempengaruhi berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

Yang termasuk ke dalam kelompok surat penting, antara lain  :

a.       Surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasi

b.      Surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian, perencanaan, perlengkapan, dll.

c.       Surat yang jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi

d.      Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan

2.    Surat Rahasia dan Surat Pribadi

Pada umumnya surat rahasia bersampul dua, sehingga pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai surat tersebut diterima pihak yang dituju. Sedangkan surat pribadi adalah surat yang bersampul

tertutup, tertulis nama pribadi diiringi dengan nama jabatan formalnya.

3.    Surat Rutin atau Surat Biasa

Surat rutin atau surat biasa adalah surat yang tidak termasuk dalam golongan surat penting, rahasia, atau pribadi.  Surat-surat ini relatif singkat, sehingga tidak perlu disimpan lama dan biasanya tidak memerlukan tindak lanjut.

Dalam sistem kartu kendali, penanganan untuk ketiga kelompok surat tersebut terdapat sedikit perbedaan, yaitu :

a.    Kalau surat penting harus dibuatkan Kartu Kendali, sedangkan  :

b.    Surat biasa cukup dibuatkan Lembar Pengantar Surat Biasa dan surat rahasia dibuatkan Lembar Pengantar Surat Rahasia.

Proses Penanganan Surat Masuk

  1. Penanganan Surat Penting

Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali dengan penanganan sebagai berikut  :

 

a.    Penerima Surat

Tindakan yang dilakukan adalah sebagai berikut  :

1)      Surat masuk melalui unit kearsipan, kemudiain petugas menandatangani surat pengantar yang diterima

2)      Penyortiran surat dilakukakan berdasarkan urutan sifat surat

3)      Periksalah kelengkapan surat

4)      Pada sampul surat dibubuhi cap, tanggal, dan waktu menerima surat, kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.

b.    Pencatat Surat

Petugas pencatat surat bertugas sebagai berikut  :

1)      Surat penting dicatat pada 3 lembar kartu kendali, kolom indeks/subjek, kode dan pengolah yang tercantum dikosongkan untuk diisi oleh pengarah.

2)      Kartu kendali disatukan dengan surat dan diteruskan kepada pengarah.

c.    Pengarah atau Pengendali Surat

Tindakan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut   :

1)      Menerima ketiga kartu kendali dan surat

2)      Menyampaikan surat kepada pihak yang berwenang

3)      Mengisi kolom indeks/subjek, kode dan pengolah yang tercantum pada kartu kendali

4)      Kartu kendali lembar ke satu disimpan di kotak kartu indeks

5)      Meneruskan kartu kendali kedua dan ketiga ke unit pengolah, sedangkan kartu kendali ke satu hendaknya disatukan di tempat yang telah ditentukan

d.   Unit Pengolah

Unit Pengolah surat terdiri dari  :

1)      Tata Usaha Unit Pengolah

2)      Pimpinan Unit Pengolah

3)      Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi

1)             Tata Usaha Unit Pengolah, bertugas  :

Ø   Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali II dan III (Kuning dan Merah Muda), kemudian memarafnya.

Ø   Setelah memaraf, kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk diserahkan kepada penata arsip

Ø   Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali III yang disertai dua lembar disposisi

Ø   Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua, kemudian meneruskan surat beserta lembar disposisi kesatu kepada pengolah surat.

2)             Pimpinan Unit Pengolah, bertugas  :

Ø   Menerima surat disertai kartu kendali III serta dua lembar disposisi, kemudian memberi tanda disposisi pada surat tersebut

Ø   Menyerahkan kembali surat disertai kartu kendali III dan dua lembar disposisi, kemudian diserahkan kepada unit pengolah disertai lembar disposisi I

3)      Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi.  Pengolah ini bertugas  :

Ø Menerima surat beserta lembar disposisi I yang telah diparaf oleh pimpinan unit pengolah

Ø Memproses surat dengan menggunakan lembar disposisi

Ø Mengembalikan surat dan lembar disposisi I ke Tata Usaha Pengolah, kemudian lembar disposisi I dan II disatukan untuk disimpan pada penata arsip dan kartu kendali II diserahkan pada Tata Usaha Pengolah.

e.    Penata Arsip bertugas  :

1)      Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh Tata Usaha Pengolah dan disimpan di kotak yang khusus sebagai tanda bahwa surat sedang diproses

2)      Surat yang telah diproses beserta Kartu Kendali III diterima untuk ditata dari unit Tata Usaha Pengolah, kemudian Kartu Kendali II diserahkan ke unit Tata Usaha Pengolah.

  1. Penanganan Surat Biasa

Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan dua lembar surat pengantar, yang penanangannya sebagai berikut  :

a.    Penerima Surat

Petugas penerima surat bertugas  :

1)      Menerima dan menyortir surat masuk

2)      Membuka dan memeriksa kelengkapan surat

3)      Membubuhkan cap tanggal dan waktu pada sampul surat untuk diteruskan pada pencatat surat

b.    Pencatat  Surat

Petugas pencatat surat bertugas  :

1)      Mencatat surat pada dua lembar pengantar

2)      Meneruskan kepada unit pengolah untuk diparaf oleh unit pengolah

c.    Unit Pengolah

Petugas unit pengolah bertugas  :

1)      Menerima surat serta memaraf dua lembar pengantar dan menyimpan lembar pengantar II

2)      Mengembalikan lembar pengantar I kepada pencatat untuk disimpan

3)      Menyerahkan surat kepada pimpinan untuk diketahui atau langsung diserahkan kepada pihak yang dituju.

3.    Penanganan Surat Rahasia

Untuk surat-surat rahasia dibuatkan 2 lembar pengantar surat rahasia, yang penanganannya sebagai berikut  :

a.       Penerima surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat dan mengelompokkan surat yang disesuaikan dengan bagian yang ada

2)      Menyerahkan kepada petugas pencatat dalam keadaan tertutup

b.      Pencatat surat

Bertugas  :

1)      Mencatat dan melampiri surat dengan dua lembar pengantar surat rahasia

2)      Menyerahkan kepada pengarah

c.       Pengarah surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat disertai dua lembar pengantar

2)      Menerima dan menyimpan satu lembar pengantar yang selanjutnya diserahkan kepada pengolah

d.      Unit Pengolah

Bertugas  :

1)      Menerima surat dari pengarah

2) Memaraf lembar pengantar dan menyerahkan satu lembar    kepada pengarah

3)  Menyimpan dan menyerahkan surat dan satu lembar pengantar ke unit pengolah, selanjutnya surat disampaikan kepada pihak yang dituju.

Bagan Penanganan Surat Masuk

1.      Surat Penting

UNIT  KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip Tata Usaha Pimpinan Pengolah
 

 

2.      Surat Biasa

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

3.      Surat Rahasia

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

Proses Penanganan Surat Keluar

1.        Penanganan Surat Penting

Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali, dengan penanganan sebagai berikut  :

a.     Unit Pengolah

Bertugas  :

1)   Membuat draft dan mengonsep surat untuk disetujui oleh pimpinan

2)   Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa oleh Kepala Tata Usaha, kemudian Kepala Tata Usaha memaraf di sebelah kiri salam penutup pada lembaran tindasan, lalu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani

3)   Diserahkan kepada pencatat surat

b.      Pencatat Surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat serta dilampirkan 3 lembar kartu kendali

2)      Memberikan nomor dan meneruskan kepada pengarah

c.       Pengarah Surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian/kolom indeks/subjek dan kode

2)      Menyimpan kartu kendali I dan meneruskan surat asli, tindasan, kartu kendali II dan III kepada petugas pengirim surat

d.      Pengirim Surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan III

2)      Memberikan cap pada surat asli dan tindasannya

3)      Melipat surat asli untuk dimasukkan pada amplop, selanjutnya tindasan dan kartu kendali II dan III diteruskan kepada penata arsip

e.       Penata Arsip

Bertugas  :

1)      Menerima kartu kendali II dan III yang telah diparaf oleh unit pengolah

2)      Kartu kendali II diserahkan kembali kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa tembusan telah diterima oleh  bagian penata arsip

  1. Penanganan Surat Biasa

39

Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan 2 lembar pengantar surat biasa yang penanganannya sebagai berikut  :

a.       Unit Pengolah

Bertugas  :

1)      Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar 2 lembar

2)      Meneruskan kepada petugas pencatat surat

b.      Pencatat Surat

Bertugas  :

1)      Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar

2)      Membubuhkan stempel tanggal pengiriman surat pada lembar tindasan, dan lembar pengantar II dikembalikan kepada unit pengolah

3)      Lembar pengantar I disimpan, untuk dijadikan bukti bahwa surat telah disampaikan

4)      Memasukkan surat asli dalam amplop untuk diteruskan ke unit pengirim surat untuk dikirimkan pada alamat tujuan.

  1. Penanganan Surat Rahasia

Untuk surat-surat rahasia dibuatkan dua lembar pengantar surat rahasia dengan penanganannya sebagai berikut  :

a.    Surat rahasia dapat diketik oleh pihak yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan nomor surat oleh unit pengolah

b.    Memberikan amplop surat disertai dua lembar pengantar untuk diteruskan kepada bagian pengirim surat

c.   Setelah diparaf oleh petugas pengirim surat, lembar pengantar I diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan surat, sedangkan lembar pengantar II disimpan di bagian pengiriman surat

Bagan Penanganan Surat Keluar

  1. Surat Penting
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN EKSPEDISI
Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

  1. Surat Biasa
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN EKSPEDISI
Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

  1. Surat Rahasia
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN EKSPEDISI
Pencatat Pengarah Penata Arsip
 

 

Lembar Pengantar Surat Biasa/Rutin
Unit Pengolah :…………………………. Disampaikan Jam :……………………..
Nomor Urut Asal Surat/Ditujukan Kepada Tanggal/Nomor Perihal Ket.
 

 

Diterima Jam                             :    …………………Tanggal………………………. 

Tanda Tangan Penerima           :    …………………………………………………..

Nama Jelas                                :  ……………………………………………………

 

Lembar Pengantar Surat Rahasia
Unit Pengolah :……………………… Disampaikan Jam :……………………..
No. 

Urut

Asal Surat/Ditujukan Kepada Tanggal/Nomor Perihal Ket.
 

 

Diterima Jam                             :    …………………Tanggal………………………. 

Tanda Tangan Penerima           :    …………………………………………………..

Nama Jelas                                :  ……………………………………………………

 

LEMBAR DISPOSISI

Indeks  : Rahasia : 

Penting :

Biasa    :

Kode  :                                       Tanggal Penyelesaian  :
Tgl./No.              :  ………………………………….. 

Asal                    :  …………………………………..

Isi Ringkas          :  …………………………………..

…………………………………..

Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada  : 

1.     ……………………..

2.     ……………………..

3.     ……………………..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : 

Kepada   :  …………………………………………………

Tanggal  :  ……………………………………………

Contoh Praktek Penanganan Surat Dengan Sistem Kartu Kendali

Sebagai staf Tata Usaha di PT INSAN REMAJA, Anda ditugaskan untuk menangani surat masuk dan surat keluar dengan sistem kartu kendali.

Surat I

TOKO BINA BAHAGIA

JALAN VETERAN NO. 34 ‘ 0226645305

BANDUNG

20 Juli 2010

Nomor             :  36/BB/Klaim/7-10

Lampiran         :  -

Hal                   : Pengaduan

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT INSAN REMAJA

Jalan Encep Kartawiria N o. 153

Cimahi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa kirimn barang Saudara telah kami terima dengan baik sesuai dengan pesanan kami.

Tetapi kami sangat kecewa setelah menerima faktur, ternyata Saudara memperhitungkan harga Mesin Tik Electric senilai Rp. 1.500.000,00/unit. Padahal informasi harga sebelum pemesanan barang hanya senilai Rp. 1.300.000,00/unit.  Apabila Saudara tidak dapat mempertimbangkan kembali harga tersebut, terpaksa kami akan membatalkan pesanan mesin tik dengan biaya pengembalian barang ditanggung Saudara.

Kami menunggu tanggapan Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Nurjannah Fitriani

Pemilik Toko

Surat II

PT INSAN REMAJA

JALAN ENCEP KARTAWIRIA NO 153 ‘ 022-6654320

CIMAHI

Nomor             : 123/IN/PM004/07/10                                 23 Juli 2010

Lampiran         : -

Perihal             : Balasan Pengaduan

Kepada

Yth. Pemilik Toko BINA BAHAGIA

Jalan Veteran No. 34

Bandung

Dengan hormat,

Menanggapi surat pengaduan Saudara No. 36/BB/Klaim/7-10 tertanggal 20 Juli 2010, dengan ini kami jelaskan sebagai berikut  :

Setelah kami periksa kembali rincian harga yang tercantum pada faktur tersebut, ternyata kesalahan ada pada pihak kami.  Harga mesin tik elektrik yang benar adalah Rp. 1.300.000,00/unit sesuai dengan penawaran kami sebelumnya.  Untuk itu, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya.  Bersama ini, kami lampirkan kembali sehelai faktur sebagai pengganti faktur sebelumnya.

Mudah-mudahan kita tetap dapat menjalin kerja sama yang baik.

Hormat kami,

Ir. Albee Nazarudin

Manager Pemasaran

Contoh Pengisian Kartu Kendali dan Lembar Disposisi adalah sebagai berikut  :

Surat l

Indeks/Subjek : 

Pemasaran

Kode  : 

PM 004

Tanggal  : 20-07-2010 

No. Urut: 07

M/K
Hal                :  Pengaduan Harga Mesin Tik Elektrik
Isi Ringkas    : 

Pengaduan atas perbedaan harga mesin tk elektrik

Harga promosi    Rp. 1.300.000,00

Harga faktur        Rp. 1.500.000,00

Lampiran       :  -
Dari/Kepada :   Toko Bina Bahagia, Jalan Veteran No. 34 ‘ 0226645305 

Bandung

 

Tanggal        :     23-07-2010 

Pengolah : Sekretaris Manager   Pemasaran

No. Surat   : 36/BB/Klaim/7-10
Paraf          :
Catatan           :
Indeks  : 

Pemasaran

Rahasia : 

Penting :

Biasa    :

 

ü

Kode  :       PM 004                    Tanggal Penyelesaian  :   23 Juli 2010
Tgl./No.              :  20 Juli 2010/36//BB/Klaim/7-10 

Asal                    :  Toko Bina Bahagia

Isi Ringkas          :  Pengaduan atas perbedaan harga mesin tik elektrik

 

Instruksi/Informasi  : 

Kirimkan surat balasan pengaduan. Harga yang benar adalah harga promosi

Diteruskan Kepada  : 

Sekretaris Manager Pemasaran

Sesudah dipergunakan harap segera kembali  : 

Kepada   : Kepala Urusan Tata Usaha

Tanggal   : 23 Juli 2010

Indeks/Subjek : 

Pemasaran

Kode  : 

PM 004

Tanggal  : 23-07-2010 

No. Urut: 09

M/K
Hal                :  Balasan Pengaduan Harga Mesin Tik Elektrik
Isi Ringkas    :  Konfirmasi kembali tentang harga mesin tik elektrik. Harga yang benar Rp. 1.300.000,00  (Harga Promosi)
Lampiran       :  -
Dari/Kepada  :   Toko Bina Bahagia, Jalan Veteran No. 34 ‘ 0226645305 

Bandung

Tanggal        :     23-07-2010 

Pengolah :     Sekretaris Manager   Pemasaran

No. Surat   : 123/IN/PM004/07/10
Paraf          :
Catatan           :

 

Pengisian Indeks dan kode berdasarkan Daftar Klasifikasi yang dipergunakan di perusahaan.  Perhatikan contoh daftar klasifikasi di bawah ini

Contoh 1 :

DAFTAR KLASIFIKASI

(SISTEM MASALAH)

KT KETENAGAAN
KT 001 Surat-surat yang berkaitan dengan proses seleksi karyawan, misalnya pengumuman lowongan pekerjaan, surat lamaran, panggilan wawancara, dll.
KT 002 Surat-surat yang berkaitan dengan penempatan kerja pegawai, misalnya surat perjanjian kerja dengan pegawai, surat keputusan mutasi, promosi, dan demosi
KT 003 Surat-surat yang berkaitan dengan pemutusan hubungan kerja misalnya surat keputusan PHK, surat keputusan dirumahkan, dll. 

 

SDM PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIA
SDM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan, pelatihan, kursus, studi banding, workshop, seminar, dll. untuk para karyawan 

 

KI  KOMUNIKASI DAN INFORMASI
KI 001 Surat-surat yang berkaitan dengan undangan, konfirmasi undangan dari dan ke perusahaan
KI 002 Surat-surat yang berkaitan dengan pengumuman dan edaran di lingkungan perusahaan
KI 003 Surat-surat yang berkaitan dengan rekomendasi, ucapan terima kasih, ucapan selamat, dll.
KI 004 Surat-surat  yang berkaitan dengan laporan kegiatan, laporan pertanggungjawaban, resume kegiatan, dll. 

 

DP  DISIPLIN KERJA
DP 001 Surat-surat yang berkaitan dengan pembuatan dan pelaksanaan tata tertib 

48

DP 002 Surat-surat yang berkaitan dengan sanksi bagi para pelanggar tata tertib, misalnya teguran, peringatan, dll. 

 

PM  PEMASARAN
PM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan promosi produk dan/jasa, misalnya  : iklan, surat perkenalan produk, surat penawaran, dan surat permintaan penawaran.
PM 002 Surat-surat yang berkaitan dengan pesanan produk dan/atau jasa
PM 003 Surat-surat yang berkaitan dengan pengiriman barang, misalnya surat pemberitahuan pengiriman barang, surat pemberitahuan keterlambatan barang, dll.
PM 004 Surat-surat yang berkaitan dengan pengaduan dan balasan pengaduan atas ketidakpuasan pelayanan kepada para pelanggan
PM 005 Surat-surat yang berkaitan dengan pembayaran, misalnya surat pemberitahuan pembayaran uang, permohonan penangguhan pembayaran,  tagihan, pemberitahuan saldo tagihan, dll 

 

SM PERAN SERTA MASYARAKAT
SM 001 Surat-surat yang berkaitan dengan bantuan sosial, sumbangan sosial, dll. 

 

RE REFERENSI
RE 001 Surat-surat yang berkaitan dengan permintaan dan pemberian referensi dari dan untuk perusahaan 

 

KK KONTRAK KERJA SAMA/MOU
KK 001 Surat-surat yang berkaitan dengan kontrak kerja sama, MOU dengan perusahaan lain, dll.

49

Contoh 2  :

DAFTAR KLASIFIKASI

(SISTEM MASALAH)

AM  ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
AM 001 Kontrak Kerja
AM 002 MOU
AM 003 Rekomendasi dan Referensi
KT KETENAGAAN
KT 001 Seleksi KT 005  Demosi
KT 002 Formasi KT 006  P H K
KT 003 Promosi KT 007  Cuti
KT 004 Mutasi
PS  PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIA
PS 001 Pendidikan dan Latihan PS 004   Seminar
PS 002 Kursus PS 005   Studi Banding
PS 003 Pengaduan dan Balasan Pengaduan
KI  KOMUNIKASI DAN INFORMASI
KI 001 Undangan KI  003  Pengumuman
KI 002 Konfirmasi Undangan KI  004  Edaran
DP  DISIPLIN PEGAWAI
DP 001 Tata Tertib DP  003 Panggilan
DP 002 Peringatan/Teguran
PM  PEMASARAN
PM 001 Permintaan Penawaran PM 006  Pembayaran
PM 002 Penawaran PM 007  Tagihan
PM 003 Pesanan PM 008  Penangguhan
PM 004 Kiriman Barang
PM 005 Pengaduan dan Balasan Pengaduan
SP  SARANA DAN PRASARANA
SP 001 Sarana Kantor
SP 002 Prasarana Kantor
SM  PERAN SERTA MASYARAKAT
SM 001 Bakti Sosial
SM 002 Sumbangan Sosial

 

Tugas Mandiri  :

Sebagai staf Tata Usaha, pada hari ini Anda ditugaskan untuk mencatat, mengarahkan, mengolah sekaligus mengarsipkan surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting.  Jumlah surat yang harus ditangani sebanyak 4 (empat)  buah  (surat-surat terlampir).

Kerjakanlah tugas penanganan surat tersebut dengan menggunakan Sistem Kartu Kendali  dan pengarsipan surat menggunakan sistem masalah !

BAB  IV

MENGELOLA DAN MENGIRIM E-MAIL

E-Mail (Elektronik Mail) adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer dengan menggunakan jaringan internet untuk mengirim pesan.   Melalui e-mail, kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar yang dikirimkan dari satu alamat e-mail ke alamat e-mail lain melalui jaringan internet.

Kelebihan e-mail adalah

1.      Panjang surat tidak terbatas

2.      Dapat mengirim pesan berupa teks maupun gambar

3.      Secara ekonomis, biaya pengiriman cukup murah

4.      Informasi yang dikirimkan ke alamat e-mail lain bisa langsung diterima

Kekurangan e-mail  adalah

1.      Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi.

2.      Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan e-mail otomatis ikut terganggu.

3.      Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer berikut jaringan internet, pengiriman e-mail tidak mungkin dapat dilaksanakan.

51

52

1.      Cara Membuat Alamat E-Mail

Alamat E-Mail terdiri dari 2 bagian yang dipisahkan oleh @ (Axon),  yaitu  :

a.                               User Name terdapat di sebelah kiri @

Bagian ini menunjukkan identitas pemilik alamat e-mail baik berupa singkatan nama atau yang lainnya

b.                              Domain Name terdapat di sebelah kanan  @

Bagian ini menunjukkan identitas mail server

Contoh penulisan alamat email   :     nurfamily@yahoo.com

Adapun langkah-langkah pembuatan alamat e-mail adalah sebagai berikut  (contoh pembuatan e-mail melalui yahoo.com)  :

a.   Buka program internet explorer

b.   Klik alamat mail.yahoo.com

c.                               Untuk membuat alamat e-mail baru klik  “Sign Up”

d.      Setelah muncul formulir pendaftaran e-mail, isilah formulir tersebut secara lengkap

e.       Jangan lupa tuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan e-mail kita

f.       Tuliskan pula verifikasi e-mail

g.      Beri tanda  ( P )  pada pernyataan “I Agree”  atau  “Saya Setuju”

h.      Klik Submit

i.        Tunggu beberapa saat, jika sukses maka yahoo akan mengucapkan “selamat datang”

2.      Cara Mengirim E-Mail

Langkah-langkah yang harus dilakukan apabila akan mengirim pesan melalui e-mail adalah sebagai berikut  :

a.                               Buka program internet explorer

b.                              Cari alamat server misalnya mail.yahoo.com

c.                               Untuk membuka e-mail, klik “Sign In”

d.                              Klik “Compose” atau “Tulis”

e.                               Berikutnya isilah form yang telah disiapkan  :

* To (kepada)            :   diisi dengan alamat e-mail yang utama

* Subject (Tema)      :   diisi dengan gambaran utama isi surat

*CC (Carbon Copy) :   diisi dengan alamat e-mail lain  yang  akan menerima surat ini sebagai tembusan

*BCC (Blind Carbon Copy) : diisi dengan alamat e-mail lain yang akan menerima surat ini sebagai tembusan hanya alamatnya dirahasiakan, sehingga penerima utama e-mail tidak mengetahui kepada siapa tembusan surat ini ditujukan.

* Pesan                :   Tulislah isi surat yang akan dikirimkan dengan etika penulisan yang benar

f.       Jika akan mengirimkan dokumen sebagai lampiran surat, maka klik “Attachment” kemudian pilih file mana yang akan dilampirkan

 

g.      Jika    file   sudah    ditemukan,      klik “Continue Massage”   atau    “ Lanjutkan Ke Pesan”

h.      Langkah terakhir klik “Send”  atau “Kirim”

3.      Cara Membaca dan Membalas Pesan E-Mail

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membaca dan membalas e-mail, adalah sebagai berikut  :

a.                               Buka program internet explorer

b.                              Cari alamat server misalnya mail.yahoo.com

c.                               Untuk membuka e-mail, klik “Sign In”

d.                              Klik “Inbox”  atau “Kotak Masuk”

e.                               Buka surat yang akan dibaca

f.       Apabila e-mail tersebut akan dibalas cukup klik “Jawab” tanpa harus mengisi kembali alamat e-mail yang dituju.

Tugas Mandiri  :

  1. Ketik naskah surat menggunakan komputer, kemudian simpan dalam file “Tugas E-Mail”
  2. Kirim e-mail ke guru anda, isinya menginformasikan bahwa anda telah melampirkan  “Tugas E-Mail”
  3. Lampirkan “Tugas E-Mail”

Standar Kompetensi

Penyusun  :

Dra. Sri Sudaryanti

SMK  PGRI 2 CIMAHI

2010

Tujuan Pembelajaran   :

Setelah selesai mempelajari modul ini, para peserta didik diharapkan memiliki keterampilan dalam  :

  1. Menyusun konsep surat-surat dinas dan mengetik konsep-konsep tersebut  menjadi sebuah naskah surat yang rapi dan benar.
  2. Menangani surat-surat menggunakan system buku agenda dengan tepat.
  3. Menangani surat-surat menggunakan system kartu kendali dengan tepat.
  4. Memanfaatkan fasilitas E-Mail untuk kegiatan penanganan surat menyurat dengan prosedur yang benar.
Posted in categories | Leave a comment

Hello world!

Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!

Posted in categories | 1 Comment